7 راهبرد برای کنفرانس موفق
7 راهبرد برای کنفرانس موفق
از اين هفت تاكتيك استفاده كنيد تا جلسات كنفرانس خود را از خوب به عالي برسانيد
آنچه كه كنفرانس هاي عالي را از كنفرانس هاي معمولي متمايز مي سازد هميشه ترفندهاي تكنيكي، هتل عالي يا بودجه سخاوتمندانه سخنران نيست. در واقع آنچه هر كنفرانسي را براي مخاطبين مفيد تر و به ياد ماندني تر مي سازد توجه بيشتر به قسمت هاي عمده برنامه ريزي كنفرانس است. در اينجا هفت راه ساده براي ايجاد بيشترين تاثير در كنفرانس آينده شما ارائه مي شود.
بهترين برنامه ريز كنفرانس را انتخاب كنيد
مشاركت كنندگان زيرك ديگر با تماشاي رهنمودهاي صنعتي يك پرزنتيشن Power Point و به دنبال آن يك جلسه پرسش و پاسخ راضي نمي شوند. كنفرانس رو هاي امروزي به chat room، اي-ميل، كنفرانس ويدئويي، دوره هاي online و درخواستنامه هايي كه همكاري بين كارمندان را در سرتاسر جهان ميسر مي سازد دسترسي دارند- اين همه با جلسه كنفرانس سنتي در رقابت هستند و به عنوان مسيري جهت تعامل با افراد جديد و رساندن اين اطلاعات به همكاران عمل مي كنند. اين فشارها با هزينه هاي بالاي سفر و صرفه جويي ها در بودجه شركت و مشاركت كنندگاني كه خواهان چيزي بيش از سخنراني و پذيرايي هاي ناشيانه هستند، در مي آميزند.
چه چيزي كنفرانس شما را بهتر از همه اين انتخاب ها مي كند؟ آيا به منابع مالي و هوشي دسترسي داريد و آيا براي رشد و ارتقا به اندازه كافي وقت صرف مي كنيد؟ و يا توجه خود را فقط بر فروش فضاي نمايش، مذاكره با رابطين فروش و كنترل لجستيك هاي نمايشگاهي معطوف كرده ايد؟ اگر جلسات آموزشي شما ناگزير نقش ثانوي را در نمايشگاه ايفا خواهند كرد، استخدام كسي را در نظر داشته باشيد كه بر كنفرانس نظارت داشته باشد و يا مسئوليت شناسايي مضامين مهم، دعوت از سخنرانان و حفظ مشاركت مخاطبين را بر عهده بگيرد. اگر نمايشگاه با مجله اي ارتباط دارد، مشاركت با نشريه صنعتي راهي براي تضمين اين امر است كه برگزار كننده كنفرانس واقعا مشاركت كننده شما و نيازهاي او را مي شناسد. اگر چندين نشريه در دسترس باشد از هركدام بخواهيد تا پيشنهادات مشاركت خود را ارائه دهند.
با كميته برنامه ريزي نكنيد، با كميته مشورت كنيد
ضمن اين كه گردآوري بهترين نظرات در صنعت ايده اي خوبي است اما برخي از برگزار كنندگان بيش از حد بر كميته ها تكيه مي كنند. مشكل اين است كه معمولا يكي يا دو نفر مسئوليت هاي اصلي را بر عهده دارند و بر ديگر اعضاي كميته تاثير مي گذارند. اين امر منجر به تحريف نيازهاي صنعت شما مي شود.
در واقع توصيه مي شود كه نشريات صنعتي و بروشورهاي كنفرانس مرتبط يا رقيب را جمع آوري كنيد. اما مهمتر از آن اين كه با مخاطب صحبت كنيد. اگر نمي توانيد ارزيابي جامع انجام دهيد وقتي را براي گفتگوي تلفني در نظر بگيريد.
مثلا اگر براي يك كنفرانس برنامه ريزي مي كنيد كه مسائل مربوط به فروش را مطرح مي سازد، با نمايندگان فروش آن صنعت تماس بگيريد و سئوالات استدلالي زير را مطرح سازيد:
· سه مانع بزرگ كه هنگام فروش با آنها مواجه هستيد كدامند؟
· سه مخالفت بزرگ كه مقابله با آنها از همه سخت تر است، كدامند؟
· كدام يك از گرايش هاي صنعت در برخوردهاي شما هنگام فروش موثرند؟
آموخته هاي خود را با تحقيقات صورت گرفته همراه كنيد و سپس براي اصلاح و تخليص از نظر كميته استفاده نماييد. به طور جداگانه با اعضاي كميته گفتگو كنيد و سپس به صورت گروهي تا به اين ترتيب ايده هاي خود را چند جانبه نگه داريد.
محل برگزاري صحيح را انتخاب كنيد
جلسات كنفرانس مانند سالن نمايشگاه، مثل نمايشنامه هستند- يك حس تئاتري و نمايشي كه حضار را از مسير روزانه و يكنواخت زندگي شان دور مي كند و ايده ها و عقايد حرفه اي آنها را احيا مي سازد.
تحليل كنيد كه چگونه شرايط محيطي جلسه به اين تجربه كمك مي كند. كارن چايكا، معاون شركت نمايشگاهها و كنفرانس هاي انجمن الكترونيك مصرف كننده، محل برگزاري متفاوتي را براي كنفرانس هاي خود در رده هاي ارشد سازماني انتخاب كرد. او مي گويد:" ما براي هر رويداد به نوع براندي كه مي خواهيم ايجاد كنيم مي انديشيم. اگر بخواهيم چيزي را ايجاد كنيم كه انحصاري و ويژه است، آن را در مكاني انحصاري و ويژه عرضه مي كنيم. اين كار بر تصوير و تجربه اي كه مي خواهيم خلق كنيم مي افزايد."
حتي اگر انحصاري بودن هدف شما نباشد، موارد موشكافانه اثري عميق بر نحوه يادگيري مخاطبين شما دارند- مانند دماي سالن ، نورپردازي، حتي ترتيب چيدن صندلي ها.
سخنرانان مناسب را انتخاب كنيد يا آموزش دهيد
اگر سخنران پرآوازه داريد، پرتوقع باشيد. اما اگر مانند بسياري از مديران نمايشگاه بايد از سخنرانان غيرحرفه اي صنعت خود استفاده كنيد آموزش لازم را به آنها بدهيد.
سخنرانان بايد آموزش دهند نه اين كه فقط صحبت كنند. سبك هاي يادگيري مختلف هستند. برخي از افراد به واسطه ديدن اطلاعات را ياد مي گيرند. برخي از راه شنيدن آن و برخي نيز بايد براي جذب اطلاعات به شيوه فيزيكي با اطلاعات تعامل داشته باشند يا كاري با آن انجام دهند. سخنران هاي خوب براي هر كس چيزي ارائه مي كنند. يعني از آنچه كه معلمان "گچ و نخته" ياد مي كنند، امتناع مي ورزند.
به سخنرانان خود توضيح دهيد كه يك سخنران متوسط مي تواند توجه مخاطب خود را به مدت 20 الي 30 دقيقه حفظ كند. يك سخنراني خوب و كمك هاي بصري ضروري هستند اما از سخنرانان بخواهيد تا فعاليتي ايجاد كنند كه حضار را با اطلاعاتي كه فرا مي گيرند به تعامل وا مي دارد. بحث هاي بررسي موردي، تجارب حل مسئله يا فعاليت هاي گروهي را پيشنهاد كنيد.
قبل از رويداد با سخنرانان هماهنگي لازم را به عمل آوريد و از آنها بخواهيد تا رئوس مطالب خود را پيشاپيش ارائه كنند تا ايجاد تغييرات جزيي ميسر شود. مطمئن شويد كه روش سخنران با آنچه به مشاركت كننده وعده داده ايد هماهنگ و همانند است. اگر از سخنران خواسته ايد كه فعاليتي را برنامه ريزي كند، زماني را براي بررسي طرح وي اختصاص دهيد تا مطمئن شويد اين طرح عملي و مناسب است.
نهايتا اينكه، وقت كافي براي پرسش ها در نظر بگيريد. همه از مطرح كردن سئوالات خود در گروه بزرگ احساس راحتي نمي كنند. پس امكان آن را فراهم كنيد تا مشاركت كنندگان كارت هاي يادداشتي را به جلو بفرستند يا به جاي حركت كردن در جهت ميكروفون سالن، از ميكروفون هاي بي سيم استفاده كنيد.
مشاركت كنندگان را آماده سازيد
چرا انتظار داريد كه مردم ساكت بنشينند و اطلاعات را بدون هيچ نوع آمادگي و نقشه قبلي جذب كنند؟ به آنها كمك كنيد تا واقعا به حرف هاي سخنران گوش دهند. از سخنراني خشك و يا گزافه پردازي بپرهيزيد. به مخاطبين كمك كنيد تا قبلا درباره عناوين كنفرانس فكر كنند. مثلا از مشاركت كنندگان بخواهيد تا در فرم درخواست خود درباره علت مشاركت شان در كنفرانس مطلبي كوتاه بنويسند. آنها تمايل دارند كدام چالش هاي تخصصي مطرح شوند؟ اين امر بدان معناست كه مشاركت كنندگان قبل از ورود اهداف خود را ارزيابي مي كنند.
اين مطالب را به سخنرانان انتقال دهيد تا آمادگي خود را افزايش دهند.
از سخنرانان بخواهيد تا چيزي بيش از برگه هاي اعلاميه آماده كنند
برگه هاي اعلاميه كه سرفصل هاي سخنراني را نشان مي دهند هميشه ايده مناسبي هستند اما مشاركت كنندگان به چيز بيشتري نياز دارند. مثلا مطالبي به آنها بدهيد كه بتوانند در كار روزمره خود از آنها استفاده كنند.
شبكه ارتباطي
به مشاركت كنندگان كمك كنيد تا از وقت خود در كنفرانس بهره بيشتري ببرند براي اين كار بسياري از كنفرانس هاي مهم فهرست مشاركت كنندگان را همراه با معرفي كوتاهي از آنها و ارتباطات تماس منتشر مي كنند. شايد اين كار براي كنفرانس هاي بزرگ ميسر نباشد اما محلي را در وب سايت خود در نظر بگيريد تا مشاركت كنندگان بتوانند پيام هاي خود را قبل، طي و بعد از كنفرانس ارسال كنند. آنها را تشويق نماييد تا جلسات كوتاه خود را در فاصله سخنراني و زمان پذيرايي ترتيب دهند. مثلا مشارك كننده اي كه در خصوص خط توليد خاصي مشكل دارد مي تواند چالش خود را پست كند و مشاركت كنندگان ديگري را دعوت كند تا براي تبادل نظر به وي ملحق شود.
در بازديد بعدي خود از محل برگزاري كنفرانس موارد زير را بررسي كنيد:
· آيا سالن كنفرانس به راحتي از طريق سالن هاي نمايشگاه قابل دستيابي است يا مشاركت كنندگان بايد وقت باارزش را براي پيدا كردن تالار همايش صرف كنند؟
· آيا نقشه اي وجود دارد و آيا سالن ها به درستي و وضوح مشخص شده اند؟
· آيا مكان هاي مناسبي براي صرف چاي و قهوه وجود دارد؟ (جايي براي تنقلات و محلي براي نشستن مشاركت كنندگان ، گذاشتن وسايل شان و گفتگو با يكديگر)
· آيا اتاق هاي كنفرانس كنترل دماي مستقل دارند؟
· نورپردازي چگونه است؟ آيا مي توانيد نور جلوي صحنه را كم كنيد اما بقيه سالن تغيير نكند؟ آيا آيينه يا پنجره هايي وجود دارند كه با سيستم هاي پروژكتور تداخل ايجاد كنند؟
· آيا امكان آن وجود دارد كه سخنرانان به صورت online مطلبي را ارائه دهند؟
· ترتيب چيدن صندلي ها به چه نحو است؟ آيا صندلي ها راحت هستند؟
· آيا ساختمان برگزاري كنفرانس پشتيباني صوتي بصري مورد نياز شما را ارائه مي دهد؟
· انتظار چه ميزان نويز را داريد؟ ديوارهاي تا چه حد عايق صوتي هستند و آيا طي برگزاري كنفرانس شما رويدادهاي ديگري در اتاق هاي مجاور برگزار مي شوند؟
به جز جلسات پرسش و پاسخ روش هاي ديگري براي ايجاد تعامل و مشاركت افراد وجود دارد. در اينجا چند روش بديع مطرح مي شود كه شايد با نياز هاي شما منطبق باشند.
تاكيد بر عناوين بحث برانگيز
آيا مضامين بحث برانگيز در صنعت شما وجود دارد؟ آيا كنفرانس شما به عنوان محلي براي مطرح كردن ديدگاههاي مخالف تلقي مي شود؟
تشويق مشاركت كنندگان به صراحت بيان
چگونه يك سخنران مي تواند مشاركت كنندگان را وادار كند تا نظر خود را طي جلسات گروهي بيان كنند؟ چگونه گروهها مي توانند به سرعت به توافق برسند و چگونه سخنران مي تواند گروه را هدايت كند تا به جاي جذب اطلاعات از فرايند اكتشاف و پژوهش استفاده كنند؟ "مركز دمكراسي هوشمندانه" روشي را تهيه كرده است كه "تسهيل ديناميك" نام دارد و در آن سخنران چيزي بيش از يك مربي است.
منبع :
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.