چگونه از پاورپوینت برای یک ارائه خوب استفاده کنیم ؟

 

چگونه از پاورپوینت برای یک ارائه خوب استفاده کنیم ؟

وقتی از ما خواسته می‌شود در مقابل مخاطبان حرف بزنیم، به ندرت انتظار می‌رود که همین‌طور ساده شروع به روخوانی یک متن در مقابل دیگران کنیم. بنابراین، ارائه اطلاعات به گونه‌ای که برای مخاطب جالب و شوق‌ برانگیز باشد به معنی این است که ما به چیزی بیشتر از ورق زدن اسلاید‌های پُر شده با تعداد زیادی نکته‌های علامت‌گذاری شده احتیاج داریم. در این‌جا با الهام از کتاب ذن پرزنتیشن نوشته‌ی رینولدز به مواردی اشاره می‌کنیم که می‌توانند به بهتر شدن یک پرزنتیشن کمک کنند:

۱- پیام اصلی خود را تعریف کنید. اول از همه در نظر بگیرید که چرا شما این سخنرانی را ارائه می‌کنید؟ قبل از این‌که به سراغ پاورپوینت بروید، سعی کنید در یک جمله پرزنتیشن‌تان را تعریف کنید. مطمئن شوید که هر قسمت از پرزنتیشن‌ در این پیام منظور شده است.

۲- محتوا پادشاه است. از شما خواسته شده که اطلاعات ارائه کنید، نه یک کلیپ هنری. مطمئن شوید که محتوای پرزنتیشن مناسب و مورد علاقه مخاطبان است، و  ..  ..  ..  ..

ادامه نوشته

پنج اشتباه رایج در ساخت پاورپوینت

 

پنج اشتباه رایج در ساخت پاورپوینت

۱- استفاده خیلی زیاد از اسلاید: معمولا سوال می‌شود چه تعداد اسلاید برای یک “ارائه” خوب مناسب است. جواب دادن به این سؤال آسان نیست – برخی ارائه‌ها به آن نیازی ندارند، در حالی که بعضی دیگر کم و بیش و پیوسته درهر یک دقیقه به آن نیاز دارند.

اما به طور کلی از نشان دادن بیش از یک اسلاید در هر سه دقیقه پرهیز کنید. شما باید ستاره‌ی صحنه باشید نه نمایش اسلایدها. اسلایدها نباید اطلاعات جدید را به مخاطب‌ها بگویند، بلکه آن‌ها باید پیام‌‌های کلیدی را تقویت کنند. پس تعداد اسلایدها را کم کنید اگر آن‌ها به تقویت نکته‌های مهم کمک نمی‌کنند.

۲- استفاده از کلمات زیاد: گاهی دیده می‌شود که یک سخنران در یک اسلاید بیش از ۱۰۰ کلمه گنجانده است. مسئله‌ای که باعث می‌شود هیج‌کس نتواند مطالب اسلاید را بخواند، و . . . .

ادامه نوشته

استفاده از تکنولوژی در ارائه مطلب و اصول آموزشی استفاده از پاورپوینت

گاهی اوقات می‌توان با یک پاورپوینت حرفه‌ای، یک سخنرانی فوق‌العاده خلق کرد!

احتمالاً سخنرانی‌های فوق‌العاده جذابی را دیده‌اید که توسط سخنرانانی حرفه‌ای بیان می‌شود و تصاویری که از پروژکتور نمایش داده می‌شود همه را بهت زده می‌کند و احتمالاً به همان اندازه سخنرانی‌هایی را دیده‌اید که سخنران بدون هیچ ابزار تکنولوژیکی مطالب خود را بیان می‌کند و مطالب به قدری گیرایی دارند که سخنرانی تاریخی خواهد شد...

همین ابتدای کار از شما می‌خواهم که به صورت صفر و یک به قضیه نگاه نکنید! یعنی تکنولوژی در آموزش صرفاً خوب یا صرفاً مضر نیست بلکه بسته به شرایط، نوع اجرا و مخاطبان می‌تواند خوب یا مضر باشد.

ممکن است در شرایطی شما یک پاورپوینت طراحی کنید اما این پاورپوینت به قدری غیر اصولی باشد که به غیر از خرد کردن اعصاب و پرت کردن حواس دیگران، وظیفه دیگری را بر عهده نداشته باشد! در عوض می‌توان با استفاده از یک پاورپوینت یک جمع خواب‌آلوده را بیدار کرد و آنها را وجد آورد!

پاورپوینت و سخنرانی

این که شما چطور مطالب را ارائه می‌دهید و آیا یا پاورپوینت خود همخوانی کافی دارید، همه و همه تعیین کننده هستند که سخنرانی شما چطور خواهد بود...

اصول آموزشی استفاده از پاورپوینت
برای ساخت یک پاورپوینت باید نکاتی آموزشی را رعایت کرد تا جذاب تر و اصولی تر باشد. در این مقاله به برخی از این نکات کاربردی می پردازیم.

ساخت یک پاورپوینت:
همانطور که در مقاله استفاده از تکنولوژی در ارائه مطلب گفته شد، پاورپوینت یکی از برترین نرم افزارهای آموزشی است.

چه زمانی باید از پاورپوینت استفاده بکنیم؟ یک پاورپوینت حرفه‌ای چطور ساخته می‌شود و چه کارهایی باید انجام دهیم تا پاورپوینت ما حرفه‌ای به نظر برسد؟

همانطور که 20 سال پیش، یکی از اصلی‌ترین ابزارهای آموزشی که سخنرانان حرفه‌ای از آن استفاده می‌کردند استفاده از اسلاید و پروژکتور برای نمایش آنها بود. اما امروزه روشی که سخنرانی حرفه‌ای – و حتی غیر حرفه‌ای – از آن استفاده می‌کنند، استفاده از پاورپوینت است.

نرم‌افزار پاورپونیت (Powerpoint) از بسته نرم‌افزاری Office شرکت مایکروسافت بوده با ‌هدف تسهیل در ارائه مطلب انتخاب شده است.

این نرم‌افزار این امکان را به شما می‌دهد که از تصاویر، نوشته‌ها، فیلم‌، صوت و حرکات و افکت‌های تصویری و انیمیشن استفاده نمایید تا بتوانید سخنرانی و ارائه مطلب بهتری داشته باشید نه این که تمام زحمات شما به عنوان ارائه دهنده نیز به عهده پاورپوینت باشد!

در اجرای پاورپوینت نکات بسیار زیادی وجود دارد و دوره‌های آموزشی بسیاری می‌توان برگزار کرد و در این مقاله قصد دارم که نکاتی کلی در رابطه با ساخت پاورپوینت را با شما درمیان بگذارم.

پاورپوینت و سخنرانی

بزرگ بنویسید!
بله! پاورپوینت برای دیده شدن ساخته می‌شود نه برای نگاه کردن با ذره‌ بین! خیلی‌ها اعتقاد دارند که متن باید فقط تا اندازه‌ای که قابل خواندن است بزرگ باشد و این یک اشتباه بزرگ است! تا می‌توانید باید کوتاه اما بزرگ بنویسید!

از تصاویر استفاده کنید
تصاویر باعث می‌شوند که همه چیز در خاطر مخاطبان شما بماند، البته اگر تصاویر هنرمندانه انتخاب شوند نه هر تصویری! سعی کنید از تصاویر مرتبط، آموزشی و به یاد ماندنی استفاده کنید.

گاهی برای ساخت تمام یک پاورپوینت یک ساعت وقت می‌گذارم و برای ساخت یک تصویر آن دو ساعت! پاورپوینت قرار نیست که مثل نرم‌افزار word باشد که تماماً در آن بنویسید! عکس‌ها را به کمک خود بیاورید

از افکت‌های زیاد استفاده نکنید
یک اصل کلی! هیچگاه بیش‌ از اندازه از افکت‌ها و جلوه‌های بصری استفاده نکنید زیرا باعث می‌شود که مخاطبان شما پس از مدتی خسته شوند و هیچ تمایلی به نگاه کردن به پاورپوینت شما نخواهند داشت.

این که یک متن با یک جلوه خاص ظاهر شود و با یک جلوه عجیب و غریب مخفی شود، اصلاً جالب نیست! مخصوصاً اگر بیش از اندازه برای مخاطبانتان تکرار شود!

هرچقدر که می‌توانید از افکت‌ها استفاده نکنید و ساده باشید!

جمله نویسی نکنید
قرار نیست در یک صفحه پاورپوینت جمله نویسی کنید! فقط باید محتوا را به گونه‌ای که نکات اصلی را برساند به صورت «تیتر» بیان کنید.

مثلاً اگر قرار است بگویید که:

سیاره زهره گرم‌ترین سیاره در منظومه شمسی است و تنها سیاره‌ای است که زمان چرخیدن آن به دور خودش (چرخش وضعی)، از چرخیدنش به دور خورشید (چرخش انتقالی) طولانی تر است.

باید در پاورپوینت خود اینطور عمل کنید:

سیاره زهره
o        گرم‌ترین

o        چرخش وضعی طولانی تر از انتقالی!

قرار نیست همه چیز در پاورپوینت باشد، فقط باید نکات اصلی باشد که شما در مورد آنها بیشتر و کامل‌تر صحبت کنید.

قانون 6 * 6 را رعایت کنید!
قانون 6 * 6 یک قانون اجتناب ناپذیر است که می‌گوید پاورپوینت شما حداکثر باید 6 خط داشته باشد و در هیچ خطی هم نباید از 6 کلمه بیشتر استفاده شده باشد.

اگر این قانون را زیر پا بگذارید، مطمئناً مسیر اشتباهی در طراحی پاورپوینت خود رفته‌اید!

 

http://bahrampoor.com

چگونه اسلاید خوب بسازیم ؟

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۸

چگونه اسلاید خوب بسازیم ؟

خلاصه:استفاده از برنامه هایی همچون پاور پوینت برای ارائه مطالب مختلف در کشور ما هم مدتی است که در سطوح مختلف مرسوم شده است یکی از پرکاربردترین مصرف های اسلایدهای نمایشی ارائه مطالب آموزشی می باشد. تا آنجا که تقریبا اسلاید های درسی به عنوان بخشی از منابع آموزشی بسیاری از اساتید و معلمین در آمده اند .
اگرچه . . .

ادامه نوشته

چگونه یک پاورپوینت خوب تهیه کنیم؟

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۷

چگونه یک پاورپوینت خوب تهیه کنیم؟

یکی از کارهایی که مدیران برعهده کارشناسان می‌گذارند تهیه پاورپوینت برای ارائه در جلسات است. این پاورپوینت‌ها بسیار مهم هستند زیرا مدیران دوست دارند ارائه‌هایی تاثیر گذار و . . .

ادامه نوشته

آموزش نكات كاربردي Microsoft Powerpoint

 

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۶

آموزش نكات كاربردي Microsoft Powerpoint

ادامه نوشته

چگونه یک پاورپوینت بسازیم ؟

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۵

چگونه یک پاورپوینت بسازیم ؟

اگر سخنرانیهای اخیر و توجیهات استیو جابز رو در مورد آنتن دهی آیفن ۴ نادیده بگیریم، به طور کلی استیو جابز یکی از مسحورکننده ترین سخنرانان تکنولوژیک بوده که البته مدل و . . .

ادامه نوشته

ترفندهاي کليدي در پاورپوينت

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۴

ترفندهاي کليدي در پاورپوينت

مطمئنأ تمامي شما نرم افزار مايکروسافت پاورپوينت را مي‌شناسيد. محيط اين نرم افزار بر عكس محيط MS Word جاي گزافه گويي نيست ، بلكه شما در آن رئوس مطالب را درج مي‌کنيد و شكل‌ها و نمودارهاي خود را در آن نمايش مي‌دهيد و . . .

ادامه نوشته

چگونه سخنرانی های بهتری با Power Point داشته باشیم؟

 مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۳

چگونه سخنرانی های بهتری با Power Point داشته باشیم؟

مارك تواین می‌گوید: «بیش از ۳ هفته طول می‌كشد تا برای یك سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.»

اگر یك شخصیت برجسته ادبـی مانند مارك تـواین برای یك سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌كند، ارائه مطالب كـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، می‌توانید ویژگی‌های برنامه PowerPoint را با مهارت خود . . .

ادامه نوشته

نحوه تهیه یک پاورپوینت مناسب

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

۲

نحوه تهیه یک پاورپوینت مناسب

اساسا چرا از پاورپوینت استفاده می کنیم؟

برای این که به این سوال پاسخ بدهم ابتدا به هرم یادگیری می پردازم. هرم یادگیری که در تصویر زیر مشاهده می کنید نتیجه تحقیقات Edgar Dale است که در حدود سال 1970تهیه شده است.

مطابق طبقه بندی های انجام شده در این هرم، خواندن مطالب 10%، شنیدن 20% و دیدن تصاویر 30% باعث یادگیری می شود؛ 50% از میزان یادگیری با شنیدن و  . . .

ادامه نوشته

چطور یک پاورپوینت خوب بسازیم؟

مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو ، مناظره ، مجریگری ، مباحثه ، مذاکره و مصاحبه استخدامی و رسانه ای .

۴۲ - تمرین ساخت و تهیه پاور پوینت Powerpoint و روش ارائه محتوای آن

1

چطور یک پاورپوینت خوب بسازیم؟

یکی از بهترین ابزارهای سمعی و بصری ارائه و سخنرانی پاورپوینت است. امروزه اکثر سخنرانان در همایش‌ها برای انتقال هرچه بهتر مطالب خود از پاورپوینت استفاده می‌کنند. حتی استادان دانشگاه و . . .

ادامه نوشته

ایجاد دکمه های عملیاتی ( Action Button ) در پاورپوینت

ایجاد دکمه های عملیاتی ( Action Button ) در پاورپوینت

 دکمه عملیاتی یا Action Button به دکمه یا تصویری گفته می شود که هنگام کلیک روی آن عملیات خاصی اجرا شود ( عملیاتی مثل رفتن به یک اسلاید خاص یا اجرای یک فایل خاص ) .
 
برای استفاده از این دکمه ها روی شکلی که می خواهیم به عنوان دکمه عملیاتی برنامه ریزی شود راست کلیک کرده و گزینه Action Buttons را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده از کادر Hyperlink to عملی که می خواهیم انجام شود را انتخاب می کنیم . گزینه های این کادر عبارتند از :
 
Next Slide: رفتن به اسلاید بعدی
 Previous Slide: رفتن به اسلاید قبلی
 First Slide: رفتن به اسلاید اول
 Last Slide: رفتن به اسلاید آخر
 Last Slide viewed: رفتن به آخرین اسلاید مشاهده شده
 End Show : خروج از نمایش
 Custom Show : اجرای یک Show خاص ( Show  ترتیب یا انتخاب خاص از اسلاید های موجود می باشد و برای ساخت Show باید از منوی Slide Show گزینه Custom Show را کلیک کنیم ) .
 Slide: دراین حالت می توان کلیه اسلایدها را مشاهده واسلایدموردنظرراانتخاب نمود.
 URL: برای Link دادن به آدرس های اینترنتی
 Other PowerPoint Presentation: برای ارتباط دادن به دیگر فایلهای نمایشی PowerPoint
 Other File: در این حالت می توان انواع فایلها را ازهر نوعی که باشد انتخاب کرد تا هنگام کلیک روی دکمه فایل انتخاب شده اجرا شود .
 
بعد از انتخاب عمل مورد نظر دکمه OK را کلیک می کنیم .

آشنایی با انواع فرمت های ذخیره پاورپوینت مانند pps و ppt

آشنایی با انواع فرمت های ذخیره پاورپوینت مانند pps و ppt

هنگامیکه اسلایدهای خود را به طور معمولی ذخیره می کنیم در حقیقت فایلی با پسوند .ppt ایجاد کرده ایم ، از خصوصیت این نوع فایل ها این است که هنگام اجرا حتما باید برنامه ی Power-Point روی سیستم موجود باشد و فایل ذخیره شده در برنامه ی اصلی باز می شود و زمانی که بخواهیم فایل خود را ویرایش کنیم از این نوع ذخیره سازی استفاده می کنیم .
 
- پسوند دیگری که می توان فایل های Power-Point را ذخیره کرد .PPS می باشد که به فایل ها حالت اجرایی می دهد یعنی برای باز کردن چنین فایل هایی نیازی به وجود خود برنامه نیست و می توان آن را به راحتی نمایش داد . همانطور که قبلا در فصل ۱ اشاره شد یکی از نماهای Power-Point Slide Show است که وظیفه صرفا نمایش را بر عهده دارد و در این حالت اجازه ی هیچ گونه تغییری در محتوای اسلاید نخواهد داشت و حالت امنیتی به فایل می دهد .
 
- نوع سوم ذخیره سازی پسوند .pot است که فایل حالت Template یا الگو را ذخیره می کند . از این قالب وقتی استفاده می کنیم که بخواهیم فایل را با فرمت خاصی که ساخته ایم نگه داریم . منظور از قالب بندی تعیین Background ، نوع Font ، اندازه و … می باشد .
 
سئوال :
 
۱- آیا ذخیره کردن فایل در دو حالت .PPS وPPT تاثیری در حجم آن دارد ؟
 جواب: بله فایل های .pps حجم کمتری دارند.
 
۲- آیا می توان یک فایل PPS را در خود برنامه ی Power-Point باز کرد ؟ چرا ؟
 جواب: خیر چون این یک پیوند اجرائی است.
 
۳- فایل های ذخیره شده با پسوند .pot در کجا ذخیره می شوند ؟
 جواب: در پوشه Template
 
4- آیا شکل آیکن ها با پسوندهای مختلف با هم فرق می کند ؟
 جواب: بله (شکل آیکن ها)
 
شماره گذاری اسلاید :
 
بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری کنیم ، این کار به ما کمک می کند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این کار را انجام دهیم ، همیشه سعی می کنیم برای هر اسلاید جداگانه عنوانی را در نظر بگیریم و اسلایدها را از روی عنوان آنها بشناسیم که این امر نیز در ایجاد پیوند تاثیر به سزایی دارد . برای انجام این کار دو راه وجود دارد :
 
الف ) انتخاب منوی Insert و سپس گزینه ی Slide Number
 
ب ) انتخاب منوی View و سپس گزینه ی header r& Footer
 
که هر دو یک پنجره را باز می کنند .
 
با فعال کردن گزینه ی Slide Number اسلایدها به طور اتوماتیک شماره گذاری می شوند همچنین می توان تنظیماتی را انجام داد که تاریخ جاری سیستم در کلیه ی اسلایدها دیده شود .
 متن نوشته شده در قسمت Footer باعث می شود که تکرار این متن را در قسمت میانی در پایین اسلاید در کلیه اسلایدها مشاهده کنیم .
 با فعال کردن گزینه ی Don’t Show on title slide به سیستم می گوییم که شماره ی اسلاید را در اسلاید عنوان نمایش ندهد . البته این باعث نمی شود که اسلاید عنوان شمارش نشود بلکه از نظر نمایش ، شماره را نشان نمی دهد .
 
نکته :در اکثر پنجره های Power-Point دو گزینه ی Apply و Apply to all به چشم می خورد که جهت اعمال کردن تنظیمات به اسلاید جاری یا کلیه ی اسلایدها صورت می گیرد

نحوه اضافه کردن صوت و موزیک به اسلایدهای پاورپوینت

نحوه اضافه کردن صوت و موزیک به اسلایدهای پاورپوینت

 
برای افزودن فایل صوتی به یک فایل ( ارائه ) پاورپوینت به ترتیب زیر عمل کنید :
 
Insert==>Movie and sound ==>Sound from File
 
با اینکار فایل وارد اسلاید شما شده و در همان ابتدا یک سوال از شما می پرسد که دوست دارید فایل صوتی شما به محض اجرای اسلاید شو شروع به پخش شود یا با کلیک آغاز به پخش شود که به آن بسته به میل خود جواب می دهید .
 این فایل شما که وارد نرم افزار می کنید می تواند هر نوع فایلی باشد , مثل wav یا mp3 و یا …
 
اما :
 
این به شرطی براتون کار می کند که فقط بخواهید روی کامپیوتر خودتون اجراش کنید ، به عبارتی فایل صوتی شما به پاورپوینت فقط لینک می شود .
 
تبصره : اگر فایل صوتی شما wav باشه و حجم آن هم کمتر از ۱۰۰ کیلو باشه ، فایل شما کامل وارد پاورپوینت می شود و هیچ مشکلی در جابجا کردن آن از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر نخواهید داشت پس آن را می توانید برای جلسات با فلش حمل کنید و یا  با ایمیل برای ما ( برای سایت بانک پاورپوینت ) ارسال کنید .
 
سوال :حالا اگر حجم فایل wav ما بیشتر از ۱۰۰ کیلو بود چیکار کنیم تا فایل مان کامل به خورد نرم افزار برود و بتونیم با خیال راحت ایمیلش کنیم ؟
 
برای حل این مشکل به صورت زیر عمل کنید :
 
Tools ==>Options…==>General (Tab ) ==>link sounds with file size greater than 100 KB
 
به جای ۱۰۰ کیلو مقداری که فایل صوتی تان هست بنویسید مثلا برای ۵ مگابایت بنویسید ۵۱۲۰ ( ۵*۱۰۲۴=۵۱۲۰ )
 خوب از این به بعد فایل های wav شما که کمتر از ۵ مگابایت باشه به راحتی داخل فایل پاورپونت یا بهتر بگوییم اسلاید شوی شما می شود و می توانید آن را به راحتی برای ما ایمیل کنید .
 
اگر می خواهید فایل صوتی با فرمت Mp3 یا فرمت های دیگر به اسلاید شوی خود ضمیمه کرده و با ایمیل برای سایت بانک پاورپوینت بفرستید باید با عرض شرمندگی بگویم که نمی شود مگر اینکه آن فایل را هم داخل پوشه ای بریزید و فایل اسلاید شویتان را هم همانجا ریخته و سپس پوشه را برای ما  ارسال نمایید .
 
حد اکثر سایز فایلی صوتی ( wav ) که می توانید وارد نرم افزار پاورپوینت کنید ۵۰ مگابایت است , البته این بدین معنی است که شما فایل های حجیم تر از این را نمی توانید وارد کنید اما فرضا می توانید دو تا فایل ۴۰ مگابایتی وارد کنید , در صورتی که می بینید جمع این دو فایل بیشتر از ۵۰ مگابایت می شود , پس منظور ماکزیموم حجم برای هر فایل است نه مجموع تمام فایل ها .

اضافه کردن اسلاید جدید برای نمایش در پاورپوینت

 

اضافه کردن اسلاید جدید برای نمایش در پاورپوینت

 
ما می توانیم به دو روش  اسلاید جدید برای نمایش در پاورپوینت اضافه کنیم :
 
راه اول : کلیک روی دکمه New Slide از نوار ابزار Formatting
 
راه دوم : انتخاب گزینه New Slide از منوی Insert
 
نکته : هنگامیکه اقدام به ایجاد یک اسلاید جدید می نماییم در قسمت Task Pan ( پانل ظاهر شده در سمت راست ) لیست Slide Layout ها یا قالبهای آماده دیده می شود که با انتخاب هر کدام Layout مربوطه به اسلاید جاری اعمال می شود . هر کدام از Layout ها می توانند محتوای متفاوتی به اسلایدها بدهند که به ترتیب قرار گرفتن Layout ها در این قسمت آنها را توضیح می دهیم. ( هر Layout دارای یک نام می باشد که با ثابت نگه داشتن ماوس روی Layout ظاهر می شود  )
 
Title Slide : انتخاب این طرح به اسلاید دو کادر عنوان و زیر عنوان می دهد . ( این طرح معمولا برای اولین اسلاید استفاده می شود )
 
Title Only: انتخاب این طرح به اسلاید فقط یک کادر عنوان می دهد و فضای زیر آن در اختیار کاربر قرار دارد که با محتوای دلخواه پر شود.
 
Title and text: انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان و یک کادر برای نوشتن متن می دهد . متن های نوشته شده در کادر متنی در یک ستون نوشته می شود.
 
Title and two column text : انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان به همراه دو ستون متنی می دهد .
 
Blank : در این حالت یک اسلایدی کاملا خالی در اختیار ما قرار می گیرد که می توانیم هر نوع داده ای را در آن جا دهیم.
 
Content : انتخاب این طرح به کاربر یک انتخاب شش گانه می دهد که هر کدام را جداگانه توضیح می دهیم :
 
Insert Table: این گزینه برای رسم جدول در اسلاید استفاده می شود. با انتخاب این مورد پنجره ی کوچک Insert Table مطابق شکل باز می شود که در آن تعداد سطر و ستون را وارد می کنیم و بعد از زدن OK شاهد درج جدول در اسلاید می شویم .
 Insert Chart: این گزینه برای رسم نمودار در اسلاید استفاده می شود. با کلیک روی این دکمه وارد برنامه رسم نمودار می شویم ( برنامه ای به اسم Microsoft Graph  که از نظر ظاهری شبیه Excel می باشد ) و با یک نمودار پیش فرض مواجه می شویم . اطلاعات مربوط به نمودار پیش فرض را پاک کرده و اطلاعات خود را وارد می کنیم و پس از تنظیمات ظاهری بیرون هاشور دور نمودار کلیک می کنیم تا به Powerpoint برگردیم . ( برای برگشت دوباره به برنامه ویرایش نمودار کافیست که روی سطح آن دابل کلیک کنیم )
 Insert Clip Art : این گزینه برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.
 Insert Picture : این گزینه برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.
 Insert Diagram or organization chart : باین گزینه برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی استفاده می شود . ( روش رسم نودار سازمانی توضیح داده خواهد شد )
 Insert Media Clip: این گزینه برای ایجاد Multimedia ( فیلم و صداهای آماده در  Office )در اسلاید استفاده می شود .

روش وارد نمودن کلیپ صوتی به پاورپوینت

 

روش وارد نمودن کلیپ صوتی به پاورپوینت

برای وارد نمودن کلیپ صوتی می توان از منوی Insert گزینه Movies and Sound را انتخاب کنیم و سپس از زیرمنوی ظاهرشده گزینه Sound From Clip Organizer را بزنیم.
 
پنل ClipArt که شامل یک لیست از فایل های صوتی است ظاهر میشود.با استفاده از کادر متنی Search For و تایپ کلمات کلیدی مورد نظر خود،نوع خاصی از فایل های صوتی را هم می توان جستجو نمود. همچنین برای مشاهده خصوصیات کلی یک فایل صوتی وشنیدن آن،برروی آیکون مورد نظر Right Click کرده واز منوی ظاهرشده گزینه Preview/Properties راانتخاب می کنیم.فایل صوتی به هنگام ظاهرشدن این کادر محاوره ای به طور خودکار اجرامیشود که البته می توان از دکمه های Stop،Pause،Play استفاده نمود.خصوصیات کلی فایل صوتی در سمت راست پنل دیده می شود.
 
هنگام بستن این پنجره کادرمحاوره ای باز میشود که در مورد نحوه اجرای فایل صوتی هنگام نمایش اسلاید نمای Slide Show سوال می کند.اگر می خواهید فایل صوتی به طور خودکار اجراشود روی دکمه Automatically کلیک کنید.
 
روش وارد نمودن صوت به روش بالا فقط از اصواتی استفاده می شود که متعلق به ClipArt باشند ولی می توان آهنگ دلخواه را از روی هارد یا CD وارد اسلایدها نمود.
 
برای اینکار بعد از انتخاب Movies and Sound از منوی Insert اینبار Sound From File را انتخاب می کنیم سپس آهنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید.آیکون فایل صوتی در اسلاید ظاهر می شود.
 
برای پخش یک Track از CD در منوی Insert از بخش Movies and Sound گزینه Play CD Audio Track را انتخاب می کنیم.در پنجره باز شده برای مشخص کردن شماره Track و زمان شروع و پایان پخش Track استفاده می کنیم.
 
همچنین در این پنجره می توان با انتخاب Loop Until Stopped اجرای آهنگ را تا متوقف شدن اسلاید ادامه داد.
 
توسط گزینه Sound Volume هم می توان صدای آهنگ را به دلخواه کم یا زیاد کرد.
 
با توجه به ۲ روش گفته شده در بالا روش دوم یعنی Sound From File کاربرد بیشتری دارد و می توان طول آهنگ را مناسب با تعداد اسلایدها تنظیم نمود در صورتی که در روش اول صداگذاری به صورت خیلی کوتاه انجام می شود و روی اسلایدها جریان پیدا نمی کند.
 
اگر در پنجره باز شده When Clicked انتخاب شود چه اتفاقی خواهد افتاد؟
 
جواب: با کلیک ماوس آهنگ اجرا می شود.
 
ضبط فایل صوتی
 
در مسیر گفته شده در بالا با انتخاب Record Sound پنجره کوچکی باز می شود که دکمه های موجود در این پنجره عملکردی مشابه دستگاه ضبط صوت دارند.
 
صدای خود را توسط میکروفن ضبط کنید.پس از ضبط فایل صوتی می توانید با کلیک روی دکمه Play صدای خود را بشنوید.برای اضافه کردن این فایل صوتی به اسلاید، روی دکمه ok کلیک کنید.
 
نکته : فایل های صوتی که در برنامه پاورپوینت استفاده میشوند حتما باید از جنس .WAV باشند.

چگونه پاورپوینت جذابتر ارائه کنیم ؟

 

چگونه پاورپوینت جذابتر ارائه کنیم ؟

مارک تواین می‌گوید: «بیش از ۳ هفته طول می‌کشد تا برای یک سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر ‏یک شخصیت برجسته ادبـی مانند مارک تـواین برای یک سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌کند، ‏ارائه مطالب کـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، ‏می‌توانید ویژگی‌های برنامه ‏PowerPoint‏ را با مهارت خود در ارائه مطالب ترکیب سازید. در این مقاله به ‏چگونگی انجام این کار می‌پردازیم.‏
 
۱٫ ‏ ‏زمان را کاهش دهید
 
به منظور اینکه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را ‏چندین بار مرور کنید. برای انجام این کار به گونه‌ای کارآمد، برنامه ‏PowerPoint، دارای یک ویژگی با نام ‏Rehearse Timings‏ است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده کرده ‏و در ضمن اطمینان یابید که مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نکرده‌اید.
 
بدین منظور در هر یک از نماهای ‏Normal‏ یا ‏Slide Sorter، به ترتیب گزینه‌های ‏Show‏ و ‏Rehearse Timings‏ ‏را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید بـا کلیک روی دکمـه ‏Rehearse Timings‏ در نـوار ابزار ‏Slide Sorter‏ (که ‏هر زمان در نمای ‏Slide‏ ‏Sorter، مطالب را مشاهده کنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی کنید. به ‏محض انجام این کار، مطالب ارائه شده به صـورت ‏Slide Show، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار ‏Rehearse Timings، تکمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ ‏درست مانند آنکه این کار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با کلیک ماوس به اسلاید بعدی بروید و ‏سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی که کل مطالب ارائه شوند، ‏تکرار کنید.
 
سپس یک کادر پیام ظاهر شده و طول کلی ارائه مطالب را مشخص خواهد کرد و از شما خواهد پرسید که ‏آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی کنید یا خیر. دکمه ‏Yes‏ را انتخاب کنید تا مطالب را در نمای ‏Slide Sorter‏ ‏مشاهده کرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فر‌آیند را ‏تکرار کرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال کنید، گزینه ‏No‏ را برگزینید).
 
در نهایت، به خاطر داشته باشید که ویژگی ‏Rehearse Timings‏ فقط یک ابزار است. اگر قصد دارید این ‏مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنکه در کیوسک‌ هایی نمایش داده شوند)، ‏می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص کنید. به منظور انجام ایـن کـار، ‏گزیـنه‌هـای ‏Set Up Show‏ > ‏Slide Show‏ را انتخاب کنید.
 
در بخش ‏Advance Slides، گزینه ‏Manually‏ را انتخاب کنید. با کلیک روی دکمه ‏OK، کادر محاوره‌ای ‏Set Up ‎Show‏ را ببندید.‏
 
۲٫ قدرت لیست ها (استفاده از بالت‌)
 
با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق ‏PowerPoint‏ ممکـن است ارائه ‏مطالبتان را خـراب کنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا کسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد ‏اطلاعات، جملات کاملی را با چندین کلمه ایجاد کرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید.
 
خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در ‏PowerPoint‏ آسان است. برنامه ‏PowerPoint‏ به طور پیش فرض از ‏چیدمان ‏Title And Text‏ بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی ‏Insert‏ و ‏سپس ‏New Slide‏ کلیک کنید، ‏PowerPoint‏ اسلاید جدیدی را با ‏استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌کند. روی کادر پایینـی اسلاید (متن) کلیـک کنید و متـن مـوردنظر برای ‏اولین بـالت را وارد کنید. دکمه ‏Enter‏ را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید.
 
همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه کنید. به منظور انجام این کار، پاراگراف‌ها را انتخاب ‏کرده و روی دکمه ‏Bullets‏ در نوار ابزار ‏Format‏ کلیک کنید. از آنجائیکه دکمه ‏Bullets‏ دو حالته است، ‏می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس کلیک روی دکمه ‏Bullets، بالت‌ها را حذف کنید. به منظور ‏تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب کرده و به ترتیب گزینه‌های ‏Format‏ و ‏Bullets And Numbering‏ را انتخاب کنید. در کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ روی زبانه ‏Bulleted‏ ‏کلیک کرده و یک سبک بالت را انتخاب و سپس روی ‏OK‏ کلیک کنید.
 
همچنین می‌توانید از یک تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این کار، روی دکمه ‏Picture‏ در ‏صفحه ‏Bulleted‏ در کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای ‏Picture Bullet‏ ‏پیمایش کنید تا تصویر گرافیکی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل کلیک کنید. روش دیگر برای تغییـر ‏بالت‌ها، بزرگ‌تر یا کوچک‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، ۷۵% ‏اندازه متن است. به منظور افزایش (یا کاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب کرده و سپس کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ راباز کنید. در کادر متنی ‏Size‏ مقدار در صدی (از ۲۵% تا ۴۰۰%) را وارد کرده و ‏سپس روی ‏OK‏ کلیک کنید.
 
در صورت لزوم از اعداد استفاده کنید
 
در حالی که بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه ‏PowerPoint‏ هستند، بهتر است زمانی که قصد دارید ‏ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده کنید.
 
برای انجام این کار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب کرده و سپس روی دکمه ‏Numbering‏ کلیک کنید. برای حذف ‏این اعداد، بار دیگر روی دکمه ‏Numbering‏ کلیک کنید. همچنین می‌توانید با کلیک روی دکمه ‏Bullets، از ‏حالت اعداد به بالت سوئیچ کنید.‏
 
۳٫ یک تصویر برابر با هزار کلمه است
 
برخی مطالعات نشان داده‌اند که افراد اطلاعات تصویری را ۵ برابر بهتر از زمانی که همان اطلاعات به صورت ‏متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده ‏نکنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت کنید، تصاویر ماهی‌های مرده، ‏بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار.
 
به منظور وارد کردن یک تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی ‏View، گزینه ‏Normal‏ را انتخاب کنید تا اسلاید در ‏نمای ‏Normal‏ نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های ‏Picture ‎،Insert‏ و ‏From File‏ را انتخاب کنید تا ‏کادر محاوره‌ای ‏Insert Picture‏ ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل کلیک(۲ بار کلیک متوالی) کنید تا آن ‏را در اسلاید خود وارد کنید.
 
PowerPoint‏ به صورت خودکار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه ‏برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ نمایش ‏داده شود. سپس روی زبانه ‏Size‏ کلیک کنید و اندازه‌های مربوطه را در کادرهای متنی ‏Height‏ و ‏Width‏ وارد ‏کنید. روی ‏OK‏ کلیـک کنید تـا کـادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ بسته شود.
 
به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد کنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید ‏شما نمایش داده شوند. برای انجام این کار، روی عکس دابل کلیک کنید تا کادر محـاوره‌ای ‏Format Picture‏ ‏نمایش داده شود. روی زبانه ‏Picture‏ کلیک کنید،‌ سپس روی لیست بازشوی ‏Color‏ در بخش ‏Image ‎Control‏ کلیک کرده و گزینه ‏Wash-out‏ را انتخاب کنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دکمه ‏Preview‏ کلیک کنید. اگر آن افکت را پسندیدید، روی عکس کلیک راست کرده و از منوی میانبر، گزینه ‏Order ‎and Send To Back‏ را انتخاب کنید.

اصول اساسی در ارائه یک پاورپوینت خوب

 

اصول اساسی در ارائه یک پاورپوینت خوب

مقدمه
 تواناییِ ارتباطِ شفاهیِ مؤثر و انتقالِ پیامِ موردِ نظر، مهارتِ بسیار مهمی است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود و به قدرِ کافی تمرین نمی‌شود. این راهنما، با این هدف طراحی شده است که در آن خطوطِ اصلیِ یک ارائه‌ی خوب را معرفی کنیم و نکاتِ اساسیِ آن را یاد بگیریم. این ارائه می‌تواند یک ارائه‌ی ساده‌ی سرِ کلاسِ درس باشد، می‌تواند ارائه‌ی نتایجِ یک کارِ پژوهشی در یک گردهمایی باشد، می‌تواند حتی معرفیِ خودمان به کسانی که ما را نمی‌شناسند باشد.
 یکی از اصلی‌ترین دلایلِ شتاب گرفتنِ انفجاریِ دانش، تکنولوژی، و تجارت در قرن‌های اخیر، ارتباط پیدا کردنِ آسان‌ترِ انسان‌ها از طریقِ ابزارهای الکترونیک است که باعث می‌شود همه به راحتی به یافته‌ها و اندیشه‌های یکدیگر دسترسی داشته باشند و از آن‌ها استفاده کنند. کمی که بهتر به دنیای امروز نگاه کنیم به روشنی می‌بینیم که ارتباطات آن‌قدر نقشِ مهمی پیدا کرده است که افرادِ موفق فقط کسانی هستند که بتوانند دانسته، یافته، اندیشه، و احساسِ خود را بهتر و مؤثرتر ارائه کنند. هیچ کس نیست که بتواند ادعا کند به دانستنِ نحوه‌ی ارائه نیاز ندارد.
 از دورانِ نوجوانی (و شاید حتی کودکی) این آموزش باید آغاز شود. در طولِ سال‌ها این مهارت پخته‌تر می‌شود و به تدریج به قسمتِ‌ مهمی از توانایی‌های فرد تبدیل می‌شود. بنابراین نه هیچ دوره‌ی سنی نیست که ادعا کند آموختنِ‌ این مهارت برایش زود است. حال که نظامِ آموزش و پرورش و حتی آموزشِ عالی فاقدِ چنین آموزشِ مهمی است، خودمان باید سعی کنیم آن را کسب کنیم.
 این مجموعه فقط یک راهنما است و قسمتِ اصلیِ یادگیری را خودمان باید در عمل تجربه کنیم. قطعاً با این کار چیزی ارزشمند به دست می‌آوریم که همیشه و هرجا برایمان مفید خواهد بود.
 
چه چیز را ارائه دهیم؟
 
موضوع چیست؟
 پیش از هر چیز باید دقت کنیم موضوعِ ارائه و توضیحاتی که درباره‌ی آن داده شده چیست. چون این، آن چیزی است که مخاطبان را به جلسه‌ی ارائه آورده است و همین است که تعیین می‌کند آن‌ها توقع دارند چه چیزی بشنوند. ممکن است ما در ارائه‌ی خود به خیلی چیزهای دیگر هم بپردازیم، اما حتماً باید به آن موضوعِ اصلی که پیش‌فرضِ مخاطبان هست نیز بپردازیم .
 یکی از مهم‌ترین قوانین این است که فقط زمانی باید به فکرِ ارائه بیفتیم که واقعاً چیزی برای گفتن داشته باشیم. جمله‌ی معروفی از جان ویدرسپون هست که می‌گوید: «هرگز حرف نزنید مگر این که حرفی برای گفتن داشته باشید، و هنگامی که آن را گفتید، کلام را خاتمه دهید.»
 برای داشتنِ یک ارائه‌ی خوب باید به موضوعِ آن کاملاً مسلط باشیم و تمامیِ ابعادِ ظریفِ آن را موردِ نظر قرار داده باشیم. بعد بیشترِ آن‌چه می‌دانیم را رها کنیم و فقط به نکاتِ مهم‌ترِ آن بپردازیم. چون انسان‌ها در یک جلسه تنها می‌توانند تعدادِ محدودی نکته را بفهمند و به خاطر بسپارند.
 بنابراین ارائه‌ی ما می‌بایست یک نکته‌ی محوری داشته باشد. دقیقاً آن چیزی که می‌خواهیم مخاطبان به خاطر بسپارند. اما ابتدا باید پرسش‌های مربوط به موضوعِ ارائه را در آن‌ها بیدار کنیم و نیازهایی در مخاطبان ایجاد کنیم که پاسخِ آن‌ها به طورِ طبیعی منجر به آن پیامِ محوریِ ارائه‌ی ما شود.
 هدف چیست؟
 هدف از یک ارائه ممکن است دادنِ اطلاعات به مخاطبان باشد. اما در بیشترِ موارد هدفِ یک ارائه قانع کردنِ آن‌ها در موردِ چیزی، یا تربیت کردنِ آن‌ها و یا جذب کردن و برانگیختنِ مخاطبان در موردِ چیزی است. حتی گاهی هدفِ ارائه تنها سرگرم کردنِ آن‌ها می‌‌باشد. بنابراین طراحیِ یک ارائه را باید با توجه به هدفی که از آن انتظار داریم، انجام دهیم.
 شیوه‌ی نزدیک شدن به موضوع و طرحِ آن کاملاً نیازمندِ این است که بدانیم می‌خواهیم پس از اتمامِ ارائه، چه اثری بر مخاطبان گذاشته باشیم. هدف باید چیزی باشد که هم برای ما (ارائه دهنده) و هم برای مخاطبان مفید باشد و حتی بهتر است این موضوع را به مخاطبان هم منتقل کنیم.
 پس پیش از هر چیز فکر کنیم: چرا می‌خواهم چیزی را ارائه دهم؟
 این هدف چه چیزی کلی باشد و چه چیزی کاملاً دقیق و مشخص،‌ بهتر است در یک یا چند جمله نوشته شود. این کار باعث می‌شود تلاشِ ما در تنظیمِ ارائه‌مان جهت‌مندتر شود و امکانِ انتخابِ بهترِ محتوای ارائه و چک کردنِ نهاییِ آن فراهم شود.
 مخاطب کیست؟
 خوب ارائه کردن فقط یعنی چگونگیِ روبه‌رو شدن با مخاطبان. برای آفریدنِ یک ارائه‌ی موفق نیاز داریم بدانیم چگونه آن را با مخاطبان سازگار کنیم، و سپس به صورتی اثربخش آن را ارائه کنیم.
 زرق‌وبرق‌های نرم‌افزارِ ارائه هرگز نباید باعث شود فراموش کنیم که در نهایت می‌خواهیم چیزی ارائه دهیم که مخاطبان را تحتِ تأثیر قرار دهیم. استفاده از گرافیک‌های فانتزی هیچ‌گاه جای طراحی و سازمان‌دهیِ ارائه برای مخاطبان را نمی‌گیرند.
 البته برای فهمیدنِ این‌که مخاطبان به چه چیز نیاز دارند لازم است درباره‌ی آن‌ها تحقیق شود. یک قانونِ اساسی برای ارائه این است که پیش از درست کردنِ اسلایدها هرچه می‌توانی درباره‌ی مخاطبان اطلاعات جمع کن. در بدنرین شرایط وقتی هیچ اطلاعاتی از مخاطبان در دسترس نیست، می‌توان در حینِ ورود به جلسه‌ی ارائه کمی با آن‌ها گپ زد و تا حد امکان اطلاعاتی به دست آورد تا ارائه را مناسب‌تر تنظیم کرد.
 ارائه‌ی شما باید سیرِ منطقیِ پرسش‌هایی که ناخودآگاه برای مخاطبان به وجود می‌آید را دنبال کند.
 مخاطبان معمولاً به لایه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند:
 بعضی کاملاً با جزئیاتِ آن‌چه شما می‌خواهید ارائه دهید آشنا هستند
 بعضی تنها با کلیاتِ حوزه‌ای که قرار است ارائه شود، آشنا هستند
 بعضی اصلاً هیچ نمی‌دانند یا مقداری بسیار اندک در جریان هستند
 برای دسته‌ی اول می‌توانید فقط اصلِ مطلب را بیان کنید، اما برای دو دسته‌ی دیگر باید در اول بیان کنید که قرار است با چه چیز مواجه شوند، و در آخر هم خلاصه‌ای از آن‌چه ارائه شد، بیان کنید. مطمئناٌ نمی‌خواهیم یک چیز را چندین و چند بار برای مخاطبان تکرار کنیم. بلکه می‌توانیم یک نکته‌ی مهم بیان کنیم و سپس نمایش‌های مختلفی از آن نکته را ارائه دهیم.
 چرا باید هر چیز را این‌قدر تکرار کنیم؟ چون اگر می‌خواهیم مخاطبان نکاتِ مهمِ پیامِ ما را به خاطر بسپارند، باید هر نکته را به ۳ تا ۶ روشِ مختلف بیان کنیم. بنابر تحقیقاتِ انجام‌شده، اگر نکته‌ای را یک بار بگویید در پایانِ ارائه تنها ۱۰٪ از مخاطبان آن را به خاطر می‌آورند. اما اگر ۶ بار تکرار شود این عدد به ۹۰٪ می‌رسد. بدونِ تکرار ۴۰٪ از مخاطبان تقریباٌ همه‌ی نکاتی که ارائه کرده‌اید را ظرفِ ۲۰ دقیقه پس از اتمامِ آن فراموش می‌کنند. ظرفِ ۲۴ ساعت ۷۰٪ از مخاطبان تقریباٌ ۱۰۰٪ ‍پیامِ شما را فراموش می‌کنند.
 انواعِ ارائه:‌ کدام نوع مناسب‌تر است؟
 با توجه به جمیعِ موارد از قبیلِ موضوع، هدف، و مخاطبان باید فکر کنیم که نوعِ ارائه‌ی خود را تنظیم کنیم. به طورِ معمول ارائه در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌گیرد:
 نتایجِ یک کارِ پژوهشی: پیامِ اصلی که باید در این نوع ارائه‌ها منتقل شود، این است که کارِ پژوهشیِ انجام‌شده، چه نسبتی با کلِ پژوهش‌های انجام‌شده در آن حوزه دارد، و نکته‌ی جدید و اصلیِ این پژوهش چیست.
 مقاله یا گزارشِ تکنیکی: در این نوع ارائه‌ها باید جمع‌بندی و نتایجِ به دست آمده از یک کارِ مطالعاتی را به روشنی بیان کنیم و مهم‌ترین نکاتِ آن را به مخاطبان منتقل کنیم. حاصلِ این گزارش ممکن است پیشنهادِ استفاده از روش‌ها یا ابزارهایی خاص برای انجامِ یک کار باشد.
 گزارشِ پیشرفت: چیزی که در این نوع ارائه مهم است، این است که مخاطبان در جریانِ روندِ پیشرفت و مشکلاتِ یک پروژه (یک فرآیند) قرار بگیرند. ایجادِ احساسی واقع‌بینانه نسبت به وضعیتِ فعالیت‌های انجام‌گرفته و باقی‌مانده‌ی آن،‌ هدفِ اصلیِ این نوع ارائه است. یکی از انتظاراتِ مخاطبان در این نوع ارائه‌ها این است که بتوانند نسبت به چگونگیِ ادامه دادن یا متوقف کردنِ پروژه تصمیم بگیرند.
 
گزارشِ پروژه:‌
 
این نوع ارائه همان گزارشِ پیشرفت است با این تفاوت که در پایانِ پروژه ارائه می‌شود و شاملِ کلیه‌ی فازهای آن می‌شود.
 
آموزش (نُت‌های کلاسی):‌
 
ارائه‌ی محتوای آموزشی در یک کلاس، نوعی از ارائه است که در آن، بیشترِ اوقات بهتر است هدفِ ارائه کاملاً شفاف برای مخاطبان بیان شود.
 پیشنهادنامه:
 
یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین انواعِ ارائه است که در آن طرحِ پیشنهادی برای انجامِ یک پروژه با جزئیاتِ کامل معرفی می‌شود و اهداف و خروجی‌های آن مفصلاً بیان می‌شود. هدف از این ارائه، جذبِ سرمایه‌ی مخاطبان است. جذابیت و دقیق به نظر آمدنِ طرحِ پیشنهادی بسیار مهم است. چون در آن استراتژیِ پیشنهاد شده باید به عنوانِ منطقی‌ترین، مؤثرترین،‌ اقتصادی‌ترین، و قابلِ بازبینی‌ترین روش توجیه شود. در نهایت آن‌چه باید در ذهنِ مخاطبان قرار بگیرد این است که این پیشنهاد به نفعِ هردوطرف است، تیمِ پیشنهاددهنده توانایی‌ها و آمادگیِ قبلیِ لازم برای انجامِ پروژه را دارد، و زمان و قیمتِ پیشنهادشده برای آن معقول است.
 معرفیِ محصول:
 
در این نوع ارائه هدف معرفیِ جذابِ محصول یا خدماتی جدید است. تأکید بر قابلیت‌ها و مزیت‌های آن نسبت به محصولاتِ دیگر و بزرگ کردنِ ارزشِ آن برای مخاطبان بسیار مهم است.
 غیره:‌
 
مهم‌ترین نوع از انواعِ ارائه است. به این دلیل که آدم از فردای خودش که خبر نداره. خواننده‌ی محترم که سرش رو کرده توی این نوشته‌ها یه وقت به خودش می‌آد که دیگه کار از کار گذشته و ارائه‌ای که باید به صورتِ غیره می‌داد، به شکلِ نتایجِ یک کارِ پژوهشی یا پیشنهادِ پروژه ارائه کرده و خُب خدا می‌دونه باید منتظرِ چه عاقبتی باشه. همین شد که ما هم برای این که از تغییراتِ سریعِ علم و تکنولوژی و غیره عقب نمونیم،‌ و شما جوون‌ها از این اًنگ‌ها به ما نزنین که شما قدیمی فکر می‌کنین، این غیره رو این‌جا نوشتیم!
 این تقسیم‌بندی‌های استاندارد کمک می‌کند منظم‌تر فکر کنیم و راحت‌تر نمونه‌های مشابهِ آن را پیدا کنیم و از آن‌ها یاد بگیریم.
 
چگونه اسلایدهای ارائه را حاضر کنیم؟
 
مقدمه
 در قرون و اعصار جدید(!) ارائه دادنِ یک موضوع تقریباً به معنیِ آماده کردنِ تعدادی اسلاید با برنامه‌ای مانند Microsoft Power Point یا برنامه‌های مشابهِ آن است. به همین دلیل در این بخش به بررسی نکاتیِ که در هنگام آماده کردنِ اسلایدها باید مدنظر قرار گرفته‌شوند می‌پردازیم.
 در هنگامِ ارائه، ابزارهایِ مختلفی در اختیار داریم که در واقع «اسباب‌بازی» هستند! این اسباب بازی‌ها در ارائه خیلی مفید هستند، به شرطی که باعث نشوند کنترل از دستِ ارائه‌کننده خارج شود. این ابزارها (اسباب‌بازی‌ها) چیزهای مختلفی هستند؛ چیزهای مانند شکل، نمودار، و در حالتِ کلی اسلایدها، یادداشت‌هایی که از سخنرانی به حاضران در جلسه داده‌می‌شود و … . ارائه کنندگانِ زبده طریقه‌ی استفاده‌ از اسباب‌بازی‌هایشان را خوب می‌دانند.
 ارائه باید خیلی روان باشد. این را می‌توان با نظرخواهی از حاضرین جلسه فهمید. با یک نظرخواهیِ خوب، می‌توان ضعف‌های یک ارائه‌دهنده را در مهارت‌های اصلیِ ارائه‌دادن خیلی زود مشخص کرد. این روزها، شنوندگانِ سخنرانی‌ها خیلی پیچیده‌تر از قبل شده‌اند! با مرور زمان آنها همینطور بیشتر و بیشتر از ارائه‌دهندگان انتظار دارند، تازه می‌خواهند از ارائه‌دهنده چیزهایی هم یاد بگیرند. اگر مطلب زیاد باشد کسل می‌شوند و اگر تفریح زیاد باشد این سؤال برایشان پیش می‌آید که چیز به درد بخوری یادگرفته‌اند یا نه.
 سؤالِ مهمی که پاسخ دادن به آن برایمان مهم است این است که «مخاطبین چه چیزی از ما می‌خواهند؟». روشِ ارائه‌ی ما باید به مخاطبینِ جلسه و مطلبی که می‌خواهیم به آنها بگوییم بستگی داشته‌باشد. می‌خواهیم ارائه‌ی داشته باشیم که رویِ آنها اثرگذار باشد. به همین خاطر باید سه سؤال را در ذهنمان داشته‌باشیم: حاضرین چه می‌بینند؟ چه می‌شنوند؟ چه احساسی پیدا می‌کنند؟
 ساختار
 خاصیت مهم ارائه‌ی شفاهی اینه که وقتی یه جمله‌ای رو می‌گین، شنونده دیگه نمی‌تونه دوباره اون جمله رو بشنوه. در صورتیکه موقعِ خوندن، اگه یه جمله‌ای رو متوجه نشیم، می‌تونیم برگردیم و دوباره بخونیمش. وقتی دارین صحبت می‌کنین شنونده باید بتونه منظور شما رو متوجه بشه و ضمناً باید بتونه کلام شما رو دنبال کنه. چون اگه وسط حرف‌های شما به فکر فرو بره از بقیه صحبت جا می‌مونه. به همین دلیل، برای اینکه به مخاطبینتون کمک کنین که ارائه‌تون رو دنبال کنن، باید طوری ساختار ارائه رو انتخاب کنید که مخاطب بتونه خیلی راحت دنبالش کنه.
 به همین دلیل پیشنهاد می‌شه این چیزا رو بگین:
 معرفی (به مخاطبینتون بگین که در طول ارائه قصد دارین چه مطالبی رو بگین)
 بدنه‌ی اصلی (مطالبتون رو بگین)
 نتیجه گیری(به مخاطبینتون بگین بهشون چی گفتین!
 این تکرار تعمدی باعث می‌شه که مخاطبینتون راحت‌تر بتونن صحبتتون رو دنبال کنن و ضمناً بتونن راحت‌تر نکاتِ مهم رو به خاطر بسپرن.
 ساختارِ یک ارائه به شدت به نوعِ آن، و همچنین موضوعِ آن مربوط است. یک ارائه‌ی خوب ممکن است ساختاری مانند این داشته‌باشد:
 ۱. یک شروع که با جلبِ توجه همراه باشد
 ۲. مرور کوتاهی در موردِ موضوع
 ۳. مطرح کردنِ صورت مسأله، یا به عبارتِ دیگر مشکلی که وجود دارد، و نیاز به برطرف کردن آن است.
 ۴. توضیح اینکه راهِ حل شما چگونه این مشکل را برطرف می‌کند و چه مزیت‌هایی دارد.
 ۵. شرح اینکه چگونه می‌توان این راهِ حل را پیاده کرد. به عبارت دیگر قدم‌های پیاده‌سازی را بگویید.
 ۶. خلاصه‌ و نتیجه‌گیری
 
خوب است شما هر تغییری که لازم می‌دانید در این ساختار بدهید.
 یک نکته‌ی خیلی مهم این است که قبل از ساختنِ اسلایدهای ارائه، برایِ دانستن اینکه مخاطبینتان به چه اطلاعاتی احتیاج دارند باید درباره‌ی آنها تحقیق کنید. یکی از اصولِ یک ارائه‌ی خوب این است که قبل از ارائه هر چه می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست آورید. در حالتی که امکانِ این کار (از مدتی قبل از ارائه) وجود نداشته باشد، خوب است قبل از شروعِ ارائه صحبتی با مخاطبین داشته باشید که در همان زمان تا جایی که می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست بیاورید.
 با سازماندهی اسلایدهای ارائه به صورتی شبیهِ آنچه بیان شد، می‌توانید مطمئن باشید که ارائه‌تان دارای یک روند منطقی است، به طوری که مخاطبین به راحتی می‌توانند آن را دنبال کنند. در ضمن، مطالب هر بخش باید ساده و سازماندهی شده باشند. بهترین راه برای جمع‌آوری اطلاعات و آماده کردن اسلایدها در power point استفاده از outline pane است. در قسمتِ outline pane می‌توانید اسلایدهای ارائه‌تان را آماده کنید بدونِ اینکه لازم باشد درباره‌ی ظاهر آن فکر کنید. با تمرکز روی متنِ اسلایدها در حالت outline، می‌توانید به راحتی ایده‌هاتان را جمع‌آوری کنید، روالِ کلیِ ارائه را در نظر بگیرید، و مطالب مختلف را جابه‌جا کنید تا روال منطقی‌تر شود. فراموش نکنید که مثال‌های لازم را در اسلایدهایتان بگنجانید. وقتی این کارها را انجام دادید، نه تنها یک روالِ منطقی خوب برایِ ارائه‌تان آماده‌کرده‌اید، بلکه powerpoint ارائه‌تان را آماده کرده‌است- اسلاید به اسلاید!
 انتخاب نکات و عناوین
 ارائه معمولاً برای این است که تلاش‌هایی را که انجام داده‌اید به مخاطبین‌تان انتقال دهید. اینکه در ارائه، کمی از تاریخچه و کارهای دیگران بگویید خیلی خوب است، ولی این نکته را فراموش نکنید که این ارائه برای نشان دادن کارهای خودتان است. پس حجم زیادی از وقتِ ارائه را به توضیح کار خودتان اختصاص دهید.
 از سویِ دیگر جزئیاتِ خیلی زیاد، یا محاسباتِ پیچیده، ممکن است شنوندگان را شدیداً کسل کند. با توجه به میزانِ معلومات مخاطبینتان، طوری کارتان را توضیح دهید که هر کسی شهودی از کلیت کار پیدا کند. لازم نیست جزئیاتِ دقیق و کاملِ کارتان را بگویید. فقط روالِ منطقی و کلی کار کافیست. رویِ خاصیت‌ها، قابلیت‌ها و برتری‌های کارتان بر دیگر کارهای مشابه مانور کنید. کافیست جزئیات را در حدی توضیح دهید که شنوندگان علاقه‌مند شوند تا درباره‌ی آن مطالعه کنند، نه اینکه همه‌ی مطالبِ مربوطه را خودتان به آنها گفته‌بگویید! از فرمول‌ها و روابط بسیار پیچیده به عنوان دهان‌پرکن(!) می‌توانید استفاده کنید، ولی وقتِ زیادی برایِ آن تلف نکنید! در این حد که مثلاً: «برای به دست آوردنِ ضرایب قسمت قبل از این رابطه استفاده کردیم» و بعد از فقط چند ثانیه سکوت اسلاید را عوض کنید!
 قانونی با عنوانِ قانونِ بیست – هشتاد وجود دارد که چنین می‌گوید: «۲۰٪ مطالب ۸۰٪ اهمیت دارند و ۸۰٪ باقی‌مانده فقط ۲۰٪ اهمیت دارند.» چون معمولا زمانِ ارائه محدود است، و شما باید مثلاً نتایج یک کار ۵۰۰ ساعته را در ۲۰ دقیقه ارائه کنید، لازم است فقط به همان ۲۰٪ مهم مطالب بپردازید.
 درهنگامِ ارائه، همیشه نکاتی از کارتان را نگفته باقی بگذارید. این نکات لازم نکات بزرگی باشند، کافیست مثلاً چند نکته‌ی کوچکِ پیاده‌سازی را برای خود نگه‌دارید. این باعث می‌شود مطمئن باشید کسی کارتان را نمی‌دزدد!
 متنِ نوشته‌شده در اسلایدها به هیچ وجه نباید تمام گفته‌های شما در هنگام ارائه را در بر بگیرد. این نوشته‌ها برای آن است که اولاً چیزهایی را که می‌خواهید هنگام ارائه بگویید فراموش نکنید. ثانیاً مخاطبین بتوانند روالِ منطقی را دنبال کنند.
 
انتخاب عناوین:
 عناوینی که برای ارائه‌ی خود، و همچنین قسمت‌های مختلفِ آن انتخاب می‌کنید اهمیت بالایی در اولین اثری که روی مخاطبین می‌گذارند، دارند. در واقع قبل از ارائه، مهم‌ترین عامل قضاوت دیگران درباره‌ی کار شما عنوانِ کارتان است. بنابراین در هنگام انتخاب این عنوان باید نکات مختلفی را رعایت کنید. عنوان باید:
 دقیق و کوتاه و گویا باشد. (حداکثر ۱۰ الی ۱۲ کلمه)
 نکاتِ اصلی کارتان را ذکر کند.
 کلماتِ کلیدیِ کارتان را شامل شود.
 تفاوتِ کار شما را با بقیه‌ی کارهای مشابه نشان دهد.
 تا حد ممکن جذاب باشد.
 طراحی
 سؤالِ اصلی اینه: می‌خواین بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟
 فکرشو بکن… نشستی پشت کامپیوتر، از صبح مشغولِ سر هم کردن اسلایدهای یه ارائه بودی. کلافه‌ای. نه به خاطر پروژه. نه به خاطر اطلاعاتی که لازم داری. از این شاکی هستی که اسلایدهای این ارائه‌ت شده مثل ارائه‌های قبلیت، و ارائه‌ی قبل‌ترت، و قبلیش و قبلیش… !
 خوب حالا باید چه کار کنیم؟ اگه آموزش کافی در زمینه‌ی طراحی ندیده باشیم – که قاعدتا ندیدیم! – کارِ سختیه که بگیم چی رو باید کجا گذاشت تا اون پیغامی رو که می‌خوایم خوب و بدونِ‌ کم و کاست منتقل کنه. خوب البته هیچ‌کس در یک چشم به هم زدن گرافیست نمی‌شه(!) ولی دونستن چندتا اصل مهم می‌تونه کاری کنه که همون اسلایدهای مرده و بی‌روح به یک ارائه‌ی شاداب و پویا تبدیل بشه.
 نکته‌ی اساسی یک طراحی خوب، سلسله مراتبِ چیزهایی است که حاضرین جلسه در اسلایدها می‌بینن. به عبارت دیگه رده‌بندی کردن مطالبِ یه اسلاید بر اساس اهمیتشون خیلی مهمه. این همون نکته‌ی اساسیه که فقط یه جور می‌شه بهش رسید: هی از خودتون بپرسین «می‌خوام بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟».
 قاعدتاً این نکته رو در نظر می‌گیرین که اولین چیزی که بیننده بهش توجه می‌کنه عنوانِ یک اسلایده. اما بقیه‌ی مطالبِ توی اسلاید چی؟ به همه‌شون به یه اندازه وزن دادین؟ مگه اهمیت همه‌شون یک اندازه‌ست؟ معلومه که نیست! به همین خاطره که باید یه روشی در پیش بگیرید که مطالب مختلف رو (توی یک اسلاید) بر اساس اهمیتشون از هم جدا کنین.
 روشی که می‌شه باهاش این کار رو انجام داد ایجاد کردن تفاوته. تفاوت‌های فاحش. (تفاوت‌های کوچیک به جای اینکه کمک کنن، معمولا باعث سردرگمی و کلافه کردنِ بیننده می‌شه) برای تفاوت ایجاد کردن راه‌های مختلفی وجود داره: گروه بندی و فاصله دادن، اندازه‌ی نوشته‌ها و شیوه‌ی اونها (bold یا italic یا …) رنگ و … .
 نکته‌ی خیلی مهمی که موقع درست کردنِ اینجور چیزا وجود داره اینه که سادگی رو فراموش نکنین. هر چی بیشتر سادگی رو مدنظر قرار بدین، اسلایدهاتون خواناتر می‌شن. برای اینکه این مطلب رو بهتر متوجه بشین به این نکته توجه کنین: وقتی می‌خواین یه آهنگ ملایم و لطیف بشنوین، اگه ولوم ضبط رو تا آخرِ آخر زیاد کنین، به جایِ آهنگ سر و صدا و خش و خش و پارازیت می‌شنوین! موقعِ بزک کردنِ اسلاید هم نباید زیاده‌روی کرد.
 خوب حالا شروع کنیم…
 اول از همه تمام نکته‌ها رو به ترتیب اهمیت مرتب کنین و تصمیم بگیرین که کدوم‌ها رو می‌خواین در اسلایدهاتون بگنجونین. این نکته رو به خاطر داشته باشین: فضای خالی روی اسلاید دوستِ شماست! سعی نکنین زورکی پُرش کنین! بعد نکته‌ها رو دسته بندی کنین. دسته‌بندی رو می‌تونین با bullet یا شماره‌گذاری، یا جدول، یا … نشون بدین. جدا بودنِ دو دسته‌ی مختلف رو می‌شه با فاصله، یا کادر نشون داد. در یک دسته قرار دادن چندتا مطلب به بیننده ربطِ معنایی و منطقی بین اون مطالب رو نشون می‌ده. جدا کردن دسته‌ها هم تفاوت بین چندتا مطلب رو نشون می‌ده.
 خوب… حالا وقتشه که یه کاری کنیم بعضی چیزا با بقیه فرق داشته باشن!
 اولین ابزاری که برای این کار داریم اندازه‌ی متنه. البته شما ممکن باشه ترجیج بدین این ابزار رو بذارین واسه‌ی آخر کار. آخه با چندتا ترفندِ جالبِ دیگه هم می‌شه به اندازه‌ی کافی تفاوت ایجاد کرد. این نکته رو هم به خاطر داشته باشین: هیچ وقت نباید بیشتر از سه‌تا اندازه‌ی مختلف برای متنِ کل اسلایدهاتون داشته باشین. چون بیننده سردرگم می‌شه.
 ابزار بعدی شیوه‌ی نوشتنِ متنه. خوب… bold نوشتنِ متن یه راهه. راه‌های دیگه‌ای هم وجود داره مثلِ: italic کردن، یا استفاده از یه قلم دیگه. ولی اینا همه‌شون تقریبا یه کار رو می‌کنن!
 با رنگ هم خیلی خوب می‌شه تفاوت‌ها رو نشون داد. اون بخشی که رنگش با بقیه فرق می‌کنه، می‌خواد یه کلمه، یه عبارت، یه خط، یا حتی یه بخش باشه، خیلی خوب تفاوت رو نشون می‌ده. ولی وقتی رنگِ یه قسمتی رو عوض می‌کنین باید حسابی حواستون رو جمع کنین. اینو هم در نظر داشته باشین که بوضوح اگه زیاد این کار رو بکنین اصلاً خوب نیست. ضمناً رنگ‌ها رو یه جوری انتخاب کنین که به اندازه‌ی کافی با هم فرق داشته باشن.
 راهِ دیگه‌ای که خیلی خوب می‌شه باهاش تفاوت‌ها رو نشون داد اغراق کردنه. اغراق کردن در اندازه‌ی متن، در رنگ، در کادر بندی و … . مثلاً وقتی اندازه‌ی عادی بزرگترین متن‌هاتون ۳۲ئه، یه کلمه رو با اندازه‌ی ۴۸ بنویسین! یا وسط یه متنِ کاملا سیاه و سفید یه کلمه رو بزرگ و قرمز بنویسین.
 رویِ یه چیز اغراق کنین؛ نه رویِ همه چی!
 وقتی همه‌ی این کارا رو انجام دادین، شاید دلتون بخواد روی چندتاشون اغراق کنین. اغراق کردن کمک می‌کنه که یه مطلب رو به عنوانِ مطلبِ اصلی معرفی کنین و نشون بدین که اون مطلب براتون خیلی مهمه. نکته‌ی خیلی مهم اینه که باید حساب شده و انتخابی کار کنین.
 مهمترین نکته اینه که اسلایدها باید جالب و مجذوب‌کننده باشن. اصلاً کی گفته که همیشه باید عنوان بالای اسلاید باشه؟ هر جوری دلتون می‌خواد مطالب رو بچینین. اگه دسته بندی و تأکید کافی روی مطالب باشه، بیننده خودش مهمترین مطلب رو اول می‌بینه! ولی یه نکته‌ای رو مد نظر داشته باشین. اینکه وقتی یه طراحی رو در پیش گرفتین، در تمام اسلایدهایِ ارائه‌تون همون طراحی رو استفاده کنین!
 در نظر گرفتن و عمل کردن به این نکات (رده بندی مطالب، ایجاد تفاوت، دسته‌بندی مطالب مربوط و جدا کردن مطالب نامربوط از هم، تغییر رنگ، شیوه‌ی متن، و اغراق کردن) شما رو یه گرافیست و طراح حرفه‌ای نمی‌کنه. ولی یه کاری می‌کنه که ارائه‌تون جالب‌تر بشه
نکاتِ هنری
 فرض کنید روی اسلایدهای یک ارائه‌ی خیلی مهم کار می‌کنید. تمامِ کارهای لازم را انجام داده‌اید. اطلاعاتِ لازم را جمع‌آوری و دسته‌بندی کرده‌اید. عکس‌ها و نمودارها را در جای خودشان قرار داده‌اید. همه‌چیز سر جای خودش است. اما اسلایدها بی‌رنگ و رو هستند- به نوعی مرده!
 تصمیم می‌گیرید: اسلایدها به رنگ احتیاج دارند. رنگ باعث می‌شود که اطلاعات به چشم بیایند. این رنگ است که اطلاعات شما را به خوبی نشان می‌دهد. این رنگ است که باعث می‌شود مخاطبین ارائه به شما توجه کنند – چه بخواهند، چه نخواهند!
 به اسلایدها رنگ اضافه‌ می‌کنید. قرمز، سبز، و بعضی جاها آبی. و البته نارنجی! همیشه از نارنجی خوشتان می‌آمده‌است. پس از پایانِ کارتان اسلایدهای ارائه شبیهِ سیرک می‌شوند!! به جای اینکه روی مطالب مورد نظر شما تأکید کند، باعثِ گیج‌شدن مخاطبین می‌شود.
 کجای کار خراب است؟!
 بیشتر مردم – یا حداقل آنهایی که پیش زمینه‌ای درباره‌ی هنر ندارند – نمی‌دانند که بیشتر از خودِ رنگ‌ها رابطه‌ی بینِ آنها مهم است. بعضی از رنگ‌ها به هم می‌آیند، و بعضی اینطور نیستند. نکته‌ی مهم به دست آوردنِ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌هاست.
 رنگ هیچ‌گاه به تنهایی مورد قضاوت قرار نمی‌گیرد. بلکه همیشه محیط هم در آن اثر دارد. رنگ‌ها از رنگ‌های اطرافشان اثر می‌پذیرند. مثلاً اگر یک توپ زرد را در اتاقِ بچه قرار دهید، کاملاً با محیط در تناسب خواهد بود. اما اگر همان توپ را در اتاق هیئت مدیره قرار دهید، شما یک… یک… یک اتاقِ هیئت مدیره با یک توپ زرد خواهید داشت!
 خوب. حال چگونه بفهمیم کدام رنگ‌ها به هم می‌آیند؟ چگونه رنگ‌های مناسب را انتخاب کنیم که مطلب را به خوبی منتقل کند؟ چگونه‌ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌های انتخابی بوجود بیاوریم؟ راهِ حل خیلی ساده‌است. پنجره را باز کنید و نگاهی به بیرون بیندازید!
 وقتی می‌خواهید مجموعه‌ی رنگ مورد نظر برای اسلایدهایتان را انتخاب کنید، به رنگ‌هایی که در طبیعت در کنار هم می‌آیند فکر کنید. رنگ‌های کناره‌ی ساحل در تابستان: ترکیب آبی دریا و سبزی درختانِ انبوه کنار ساحل، شن‌های ساحل و آبیِ آسمان… . یا رنگ‌های دشت در اول زمستان: زرد کم رنگ و طلایی، سبز ملایم زمین و خاکستریِ آسمان… . این رنگ‌ها کاملاً با هم تناسب دارند. این رنگ‌ها با هم یک احساس را منتقل می‌کنند. به عبارتِ دیگر این رنگ‌ها به هم می‌آیند!
 هنگامی که رنگ‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنید باید هدف داشته‌باشید. سلیقه‌ی شخصی نباید مبنای انتخاب رنگ‌ها باشد. «من این رنگ‌ها را دوست دارم» معیار کافی‌ای برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها نیست. باید برای این کار برنامه‌ای داشته‌باشید.
 رنگ‌ها نوعی احساس دما را منتقل می‌کنند. رنگ‌هایی مانند قرمز و نارنجی رنگ‌های گرم هستند و رنگ‌هایی مانند آبی و سبز رنگ‌های سرد هستند. اول از همه تصمیم بگیرید که می‌خواهید از رنگ‌های سرد استفاده‌کنید یا از رنگ‌های گرم. برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها یک یا دو رنگ اصلی انتخاب کنید. بقیه‌ی رنگ‌ها با تیره یا روشن کردنِ این رنگ‌ها بدست می‌آیند.
 مهمترین قاعده در هنگام انتخاب رنگ‌ها این است که مجموعه‌ی رنگ‌ها را ساده نگهدارید. در ضمن، هیچ گاه این نکته را فراموش نکنید که رنگ‌های انتخابی‌تان، مخصوصاً رنگ متن با رنگ زمینه به حد خوبی تفاوت داشته باشند تا خوانایی اسلایدها از بین نرود.
 فراموش نکنید: فقط یک یا دو رنگ را به عنوان رنگ اصلی در نظر بگیرید. همین اصل‌های ساده کمک می‌کند که اسلایدهای ارائه‌ی شما اثربخش و خوانا شوند.
 استفاده از عکس برای پشت‌زمینه کار خوبی‌است، به شرطی که از خوانایی متن نکاهد و حواسِ مخاطبین را منحرف نکند.
 متحرک‌کردن متن و اشکال در اسلایدها، و استفاده از رنگ و پشت زمینه به شدت به زیبایی اسلایدها می‌افزاید و به نوعی وسوسه کننده‌است، اما باید به این نکته دقت کنید که این زیبایی از کارآیی اسلایدهایتان نکاهد!
 راهنمایی‌هایی برای آماده کردنِ اسلایدهای ارائه
 
هنگامِ ارائه چه کار کنیم؟
 
چه نکاتی باید شفاهی ارائه شوند؟
 شنوندگان فقط یک بار شانسِ شنیدنِ حرف‌های ما را دارند و نمی‌توانند اگر نفهمیدند و گیج شدند دوباره به آن گوش بدهند. آن‌ها چیزهای زیادی شنیده‌اند و چیزهای زیادی هم خواهند شنید. به خصوص اگر مخاطبان نتوانند در طولِ ارائه سؤال کنند، شفاف بودن خیلی اهمیت دارد. دو روشِ شناخته‌شده برای انتقالِ خوبِ‌ نکاتِ اصلی وجود دارد:
 آن را خیلی ساده بیان کنیم: روی یک الی سه نکته‌ی اصلی تأکید کنیم و آن‌قدر ساده بیان کنیم که به نظرمان احمقانه بیاید.
 ایده‌های اصلی را زیاد تکرار کنیم: کافی است به این فکر کنیم که چه‌قدر از ارائه‌ای که یک هفته پیش شنیده‌ایم را به خاطر داریم. بنابراین بگوییم که چه می‌خواهیم بگوییم،‌ بعد آن را بگوییم، بعد بگوییم که چه گفتیم!
 
به یک چیز باید خیلی توجه کرد. قرار نیست همه‌ی نکاتِ مهم را بگوییم. در یک ارائه‌ی خوب فقط باید تصویری کاملاً روشن از اصلِ مطلب یا سرنخ‌های آن را طوری بیان کنیم که مخاطبان خودشان بروند و گزارشاتِ مفصلِ آن را بخوانند. بنابراین در یک ارائه‌ی شفاهی تأکید بر وسوسه کردن و تحریکِ مخاطبان است و نه بیانِ‌ جزئیاتِ مطلب.
 
اگر می‌خواهیم مخاطبان از ما آزرده نشوند، باید توجه کنیم آن‌ها نیامده‌اند تا همان عبارت‌های اسلایدها را بشنوند. پس هیچ‌گاه نباید اسلایدها را عیناً بخوانیم. بلکه در عوض باید سعی کنیم چیزهایی بگوییم که یا در اسلایدها نیامده باشد یا آن‌چه در اسلایدها و یادداشت‌های حاضران آمده را بامعنی‌تر یا تکمیل کند.
 
متوجه باشیم که ۶۵٪ از هر پیامی که در یک ارائه‌ی شفاهی منتقل می‌شود، از طریقِ مسایلِ غیرِ شنیداریِ آن اتفاق می‌افتد. برای مثال در یک ارائه‌ی شفاهی ی‌توانیم با نگاه کردن به چهره‌ها یا حتی پرسیدن از جمع، تخمینی از وضعیتِ‌ مخاطبان به دست آوریم و در صورتِ نیاز در طولِ‌ ارائه، نحوه‌ی ارائه را مجدداً تنظیم کنیم. در یک ارائه‌ی شفاهی زبانِ بدن هم بسیار مهم است. ارتباطِ چشمی با مخاطبان باعث می‌شود بهتر به سخنانِ ما گوش بدهند و هرکس احساس کند به طرزِ ویژه‌ای موردِ توجه است. حرکاتِِ دست‌ها، قدم زدن، تغییرِ لحنِ صدا،‌ و ژست چیزهایی است که در تحتِ تأثیر قرار دادنِ مخاطبان بسیار مفید است.
 
استفاده از شوخی هر چند دقیقه خوب است. اما باید خیلی دقت کنیم که با وضعِ مخاطبان و جلسه سازگار باشد.
 در کل صحبت کردن در جمع کارِ ساده‌ای نیست. باید تمرین کنیم.
 چگونه برای ارائه آماده شویم؟
 یک مثالِ نسبتاً مشهور وجود دارد که می‌گوید آماده شدن برای یک ارائه شبیهِ بستنِ‌ یک کوله‌پشتی برای کوه‌نوردی است. برنامه‌ریزی کردن، اهداف را مرور کردن، و برای مواجهه با مواردِ اورژانسی و پیش‌بینی‌نشده برنامه‌ریزی کردن. بعد یک لحظه بعد از زمانی که کاملاً آماده شدی، کوله‌پشتی را باز کن و نصفِ محتویاتِ آن را خالی کن. آن‌وقت کوله را به دوش بنداز و راه بیفت به طرفِ کوه. این جوری هم ماهیچه‌هات انرژیِ بیشتری خواهد داشت، هم اگر دچارِ دردسر شدی برگشتن ساده‌تر خواهد بود.
 مطمئن باشیم که درباره‌ی چیزِ خاصی که می‌خواهیم ارائه دهیم از همه قوی‌تر هستیم. در واقع فقط ما هستیم که به طورِ متمرکز روی آن کار کرده‌ایم. پس به خودمان اعتماد داشته باشیم.
 حتماً باید ارائه‌ی خود را از قبل تمرین کنیم و سعی کنیم کلمات و عبارت‌های مناسب را پیدا کنیم. مثال‌ها حتماً باید پیش از ارائه طرح شده باشند. هنگامِ ارائه وقتِ‌ مثال ساختن نیست.
 هنگامِ ارائه‌ی شفاهی پاهایمان را کمی بیشتر از حد معمول از هم باز کنیم. چون این کار به حاضران نوعی احساسِ تسلط داشتن القا می‌کند. هنگامِ ارائه زیاد قدم نزنیم. این کار مخاطبان را ناراحت می‌کند.
 وقتِ ارائه زمانِ آن نیست که به کسی که دوستش داریم (یا هر سَر و سِرِ دیگری با او داریم) بیشتر نگاه کنیم! به همه نگاه کنیم و همه را مخاطبِ گفتارِ خود بدانیم.
 طوری بایستید که جلوی نورِ پرژکتور را نگیرید. ولی اگر چاره‌ای نیست، گهگاه جای خود را عوض کنید تا همیشه یک جای آن قرار نگرفته باشید.
 راهنمایی‌هایی برای ارائه‌کننده
 
سؤالات را پیش‌بینی کنید و پاسخ‌های مناسب را از قبل آماده کنید. حتی اگر می‌خواهید کارِ کامل و بی‌نقصی انجام دهید، چند اسلاید برای پاسخ به سؤالاتی که پیش‌بینی می‌کنید به وجود می‌آید تهیه کنید.
 خوش بگذرانید و از کارِ خودتان لذت ببرید.
 انرژی بدهید، سرگرم کنید، و آموزش دهید.
 طوری بایستید که بدنتان کاملاً رو به مخاطبان باشد.
 زمین را زیرِ پای خودتان احساس کنید!
 نفسِ عمیق بکشید!

روش تبدیل پاورپوینت به یک فایل خود اجرا یا EXE

 

روش تبدیل پاورپوینت به یک فایل خود اجرا یا EXE

در این مبحث قصد داریم که روش تبدیل فایلهای پاورپوینت به صورت EXE  یا خوداجرا را آموزش دهیم . شما با این روش می توانید فرمت فایل پاورپوینت را به شکلی تغییر دهید که تنها با یک کلیک در هر کامپیوتری ( حتی اگر نرم افزار آفیس نداشته باشد)  اجرا نمایید . و در اجرای آن از عدم هرگونه بهم ریختگی تمپلیت ، فونت و… مطمئن باشید.
 
گام اول:
 
اول فایل پاورپوینت خودتون رو باز میکنید و از منوی فایل، PackageCD رو انتخاب میکنید.
 در کادر باز شده، Copy 2 folder را انتخاب و بعد از آدرس دادن دادن نام و…. OK میکنید.
 
گام دوم:
 
از استارت، Run رو باز میکنید و توی کادر،” Iexpress ” رو مینویسید و OK میکنید.
 بعد از اینکار کادر برنامه ی Wizard Iexpress باز میشه….
 
گام سوم:
 
در کادر اول، گزینه ی اول، یعنی Creat new… رو انتخاب و Next میکنید.
 
گام چهارم:
 
گزینه ی Extract files and run and… که گزینه ی اول هست را انتخاب کرده و Next میکنید.
 
گام پنچم:
 
در این کادر، یک نام برای پروژه ی خود مینویسید و Next میکنید.
 
گام ششم:
 
گزینه ی اول یعنی، No prox.. رو انتخاب کرده و Next میکنید.
 
گام هفتم:
 در این کادر هم گزینه ی اول، یعنی Do not.. رو انتخاب و Next میکنید.
 
گام هشتم:
 
در این قسمت روی Add کلیک کرده، فولدری رو که توی اون فایل پاورپوینتتون رو ذخیره کردین انتخاب و وارد اون پوشه بشین. همه ی فایلها و پوشه ها رو Select(انتخاب) کرده و Open کنید. با اینکار همه ی فایلهای
 موجود در پوشه ی پاور شما، توی اون لیست باکس ظاهر میشن… و Next کنید
 گام نهم:
 
در قسمت Instal program، از منوی آبشاری (کُمبوباکس)، Pptview.exe sam… رو انتخاب کنید.
 و بعد در قسمت Post..، همون None باشه…. و Next؛
 
گام دهم:
 
در این قسمت Hiden رو انتخاب کنید… و Next؛
 
گام یازدهم:
 No message رو انتخاب و Next کنید؛
 
گام دوازدهم:
 
فولدری که میخواهید فایلتون ذخیره بشه را Browse کرده و تیک Hide file.. رو بزنید.. Next؛
 
گام سیزدهم:
 
در اینجا No restart را انتخاب کنید….. Next؛
 
گام چهاردهم:
 
در این قسمت، Save se.. را انتخاب کرده و برای اون هم Browse کنید… Next..؛
 
گام پانزدهم:
 
بعد از این Next، یک پنجره شبیه محیط داس باز میشه که داره عملیات Convert و… انجام میده.
 بعد از اونکه کار این قسمت تموم شد…. یک کادر Finish میاد و تـــــــــموم…
 
۱٫ به فولدری که برای .EXE انتخاب کردین مراجعه کنید و روی آیکون .EXE کلیک کنید.
 ۲٫ بعد از کلیک، PowerPont pr.. که در اصل همون Player پاور هست اجازه ی نصب شدن میگیره.. و شما این اجازه رو بهش میدی..
 ۳٫ یک کادر باز میشه که باید یک فایل رو باز کنید. اون فایل توی همون پنجره هست.
 ۴٫ پاور شما اجرا میشه….
 ۵٫ برای خروج هم از Esc استفاده کنید…..
 
 قسمت دوم برای کامپیوترهایی که آفیس رو همراه با پاورپوینت دارند و اجرا نمیشود.
  بعضی از قسمتها را میتوانید تغییر بدهید:
 
- در گام هفتم، با انتخاب گزینه ی دوم و پیدا کردن یک فایل متنی که از قبل درست کردین، شما میتونید توضیحاتی رو از قبل درباره ی پروژه ی خود نوشته و هنگام اجرای پروژتون اون توضیخات در قالب یک فایل متنی به نمایش در بیاد.
 
- در گام سیزدهم اگه No.. رو انتخاب کنید، بعد از اجرای پروژتون، کامپیوتر ریست میشه!!
 
http://www.winbeta.org

آشنایی با دکمه های نوار ابزار در پاورپوینت

آشنایی با دکمه های نوار ابزار در پاورپوینت

 
توضیح دکمه های نوار ابزار  Formatting :
 
کادر Font : برای تغییر نوع قلم متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
کادر FontSize : برای تغییر اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Bold : برای ضخیم کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Italic : برای اریب کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Underline : برای زیر خط دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Shadow : برای سایه دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Align Left : برای چپ چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Center : برای وسط چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Align Right : برای راست چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Numbering : برای شماره گذاری پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Bullets : برای بالت دار کردن پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Left to Right : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از چپ به راست )استفاده می شود .
 
دکمه Right to Left : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از راست به چپ )استفاده می شود .
 
دکمه Increase FontSize : برای افزایش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Decrease FontSize : برای کاهش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Decrease Indent : برای کاهش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Increase Indent : برای افزایش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
 
دکمه Font Color : برای تغییر رنگ متن انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Design : با انتخاب این دکمه مجموعه ای از طرح های آماده برای اسلاید به کاربر ارائه می شود و کاربر براع اعمال طرح مورد نظر به اسلاید جاری کافیست که روی آن کلیک کند .
 
دکمه New Slide : برای اضافه کردن اسلاید جدید به نمایش استفاده می شود .
 
توضیح دکمه های نوار ابزار  Drawing:
 
دکمه Auto shape : در این قسمت مجموعه ای از شکل های مختلف قرار دارد که با انتخاب هرگزینه می توان به تصویرهای بیشتری در داخل گزینه دست پیداکرد.این تصاویر باDrag کردن روی اسلاید ایجاد می شود.داخل شکل ها می توان متن و تصویر قرار داد.هنگامی که یک Auto shape را انتخاب می کنیم یک نقطه زردرنگ در کنارشکل ظاهر می شود که توسط این گزینه می توان ظاهر شکل راتغییرداد. همچنین امکان تغییر سایز و جابجایی شکل ها نیز وجود دارد.
 
دکمه  Line : برای رسم خطوط راست استفاده می شود .
 
دکمه  Arrow : برای رسم خطوط جهت نما استفاده می شود .
 
دکمه  Rectangle : برای رسم مستطیل استفاده می شود که با پایین نگه داشتن کلید Shiftشکل رسم شده مربع می شود.
 
دکمه Oval : برای رسم بیضی که با پایین نگه داشتن کلید Shift شکل رسم شده دایره می شود.
 
دکمه Text Box : برای رسم کادر متنی استفاده می شود .
 
دکمه  Word Art : برای رسم متن های هنری استفاده می شود .
 
دکمه  Insert Diagram : برای رسم انواع نمودار سازمانی استفاده می شود .
 
دکمه  Clip Art : برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.
 
دکمه Insert Picture : برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.
 
دکمه  Fill Color : برای تغییر رنگ قسمت های درونی شکل ها استفاده می شود .
 
دکمه Line Color : برای تغییر رنگ محیط شکل ها استفاده می شود .
 
دکمه  Font color : برای تغییر رنگ متن استفاده می شود .
 
دکمه  Line Style : برای تغییر نوع و ضخامت خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه  Dash Style : برای تغییر خط چین خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه Arrow Style : برای تغییر شکل پیکان خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه  Shadow Style : برای سایه دار کردن شکل  انتخاب شده استفاده می شود .
 
دکمه ۳D Style : برای سه بعدی کردن شکل  انتخاب شده استفاده می شود .

نرم افزارPower Point 2007 چیست ؟

 

 

 

 
نرم افزارPower Point 2007 چیست ؟

نرم افزارPower Point 2007 متعلق به شرکت میکروسافت و یکی از قوی ترین نرم افزار های طراحی اسلاید و فایل های نمایشی برای ارائه مطالب صوتی ، تصویری و ویدئویی می باشد .
 
طراحی نمایش ها با استفاده از این نرم افزار بسیار آسان بوده و شما به راحتی می توانید صفحات زیبا با جلوه های ویژه ایجاد نمایید .
 
به کمک پاور پوینت اسلایدهایی برای نمایش یا بروشورها و اطلاعیه‌های تبلیغاتی برای چاپ ساخته می‌شود که با دیتا پروجکتر، قابل نمایش روی دیوار و پرده هستند.
 
پاور پوینت اصلاً برنامه‌ی ارائه‌ی مطلب با دیتا پروجکتور برای جمع است و نه بر روی مانیتور و برای فرد خاص. محیط رنگی و قابلیت افزودن عکس، جدول، نمودار، کلیپ آرت، وُرد آرت، فایل‌هایی از سایر برنامه‌های آفیس، صدا و ویدئو باعث جذابیت کار و تفهیم بهتر مطالب برای مخاطبان می‌شود.
 
در واقع پاورپوینت قسمت سمعی و بصری آفیس است. در محیط پاور پوینت، برخلاف وُرد باید خیلی خلاصه و فقط رئوس مطالب، جداول، نمودارها، عکس و از این دست را به صورتی شکیل و زیبا در اسلایدها و با رنگ‌ها و نوشته‌های زیبا بگنجانید.
 
بی شک میتوان گفت پاورپوینت یکی از بهترین نرم افزارهای آفیس است. استفاده های بسیار این نرم افزار در تمام کارها سند این حرف است.
 در تمامی کامپیوترها شما میتوانید نرم افزار پاورپوینت را پیدا کنید. ورژنهای بسیار این نرم افزار و امکانات بیشتر در ورژنهای جدید باعث استفاده زیاد این نرم افزار است.
 پس این درست است که نرم افزار پاورپوینت بهترین شاهکار مایکروسافت است

نحوه اضافه کردن جلوه های انیمیشن به اسلاید های PowerPoint

 

نحوه اضافه کردن جلوه های انیمیشن به اسلاید های PowerPoint

 برنامه پاورپوینت دارای الگوهای نمایشی متحرک می باشد که با اعمال این الگوها به اسلایدها، عنوان و کادرهای متنی آنها با جلوه های انیمیشنی خاص ظاهر می گردند.
 
از منوی Slide Show گزینه Animation Scheme را انتخاب کرده و یکی از الگوها را از پنل مورد نظر برمی گزینیم. از قسمت Subtle نمونه ای را انتخاب کرده،با کلیک روی دکمه Play واقع در پایین پنل می توان جلوه داده شده را مشاهده نمود.
 
سفارشی کردن جلوه های انیمیشن
 
در برنامه PowerPoint می توان جلوه های انیمیشن متن و اشیاء دیگر را مطابق با میل خود تغییر داده و جلوه های مختلف و متنوعی را که در اختیار ما قرار می گیرد را به موضوعات مختلف اعمال نماییم.
 
از منوی Slide Show گزینه Custom Animation
 
با ظاهر شدن پنل مورد نظر تنظیمات لازم را انجام می دهیم.جلوه هایی که می توان به اشیاء موجود در نمایش اختصاص داد به چهار نوع اصلی تقسیم می شوند.
 
- Entrance (ورودی)
 - Emphasis (تاکید)
 - Exit (خروج)
 - Motion Path (مسیرهای حرکت)
 
هر کدام از جلوه های بالا دارای تعدادی Effect در منوی خود می باشند که با انتخاب more effects به تعداد زیادی از این جلوه ها دسترسی پیدا می کنیم. موضوع مورد نظر که می خواهیم به آن جلوه بدهیم را ازداخل اسلاید انتخاب کرده و effect ها را روی آن آزمایش می کنیم تا به موضوع مورد نظر خود برسیم،این کار مستلزم گذاشتن وقت و حوصله و در عین حال جذابیت می باشد.
 
هنگامی که جلوه ای را به موضوعی اعمال کنیم تنظیماتی را می توانیم در این پنل انجام دهیم از جمله:
 
Start:
 
در این قسمت شروع کار انیمیشن را با یکی از سه مورد زیر تنظیم می کنیم.
 
-On Click :
 
اجرای جلوه پس از کلیک نمودن
 
- With Previews:
 
اجرای جلوه به همراه جلوه انیمیشن قبلی
 
- After Previews:
 
اجرای جلوه پس از اجرای انیمیشن قبلی بدون نیاز به کلیک کردن برای اغلب جلوه هایی از نوع Entrance و Exit ،دو گزینه دیگر وجود دارد که عبارتند از:
 
- Direction:
 
جهت و سمت اعمال جلوه انیمیشن برشیء را تعیین می کند.
 
- Speed:
 
سرعت دادن روی جلوه را تعیین می کند.
 
با انتخاب دیگر جلوه ها مانند Change Font که از نوع Emphasis است به جای گزینه های تنظیم در بالا گزینه های متفاوتی مانند Font و Duration برای تعیین نوع فونت و مدت زمان اجرای جلوه انیمیشن قرار می گیرد.
 
برای یادگیری نحوه کارکرد هر یک از گزینه های تنظیمی جلوه ها،بهتر است بیشتر تمرین کنید تا توانایی لازم در این زمینه را کسب کنید.
 
حذف یک جلوه
 
کافی است روی نام effect در Panel رایت کلیک کرده و گزینه Remove را انتخاب کنیم.
 روی نام جلوه داده شده کلیلک راست کنید و گزینه effect option را انتخاب کنید.ملاحظه می کنید برای هر یک پنجره جداگانه با همان نام باز می شود که برای اعمال تنظیمات بیشتر استفاده می شود.
 
سئوال :
 
۱- دکمه Re-Order در پایین پنل چه کاری انجام می دهد؟
 ۲- آیا می توان به یک موضوع چندین جلوه اعمال نمود؟
 ۳- ترتیب نمایش جلوه ها به چه صورتی است؟
 ۴- چگونه می تون با Pen روی نمای Slide Show ترسیم نمود؟
 
(راهنمایی: در نمای Slide Show رایت کلیک کرده و گزینه Pointer Option را انتخاب می کنیم.)
 
۵- چگونه می توان زمانی که در نمای Slide Show هستیم ماوس را مخفی نمود؟(راهنمایی: از رایت کلیک در نمای Slide Show کمک بگیرید.)

نحوه طراحی اسلاید در پاورپوینت

 

نحوه طراحی اسلاید در پاورپوینت

 
اگر بخواهیم اسلایدهای شناخته شده را طراحی کنیم روش های مختلفی وجود دارد که یکی از آنها طراحی به صورت دستی است ، برای این کار در زمینه ی اسلاید ( خارج از فضای Place holder ) کلیک سمت راست ماوس را فشرده و گزینه ی Background را انتخاب می کنیم .
 
همچنین می توانیم این گزینه را از منوی Format نیز داشته باشیم با انتخاب این گزینه پنجره ی background باز می شود که از قسمت منوی باز شونده می توانیم رنگ دلخواهی را از میان رنگهای پیشنهادی انتخاب کنیم و برای دسترسی به رنگهای بیشتر گزینه ی More Color را می زنیم .
 
اگر بخواهیم رنگ انتخاب شده به همه ی اسلایدها اضافه شود گزینه ی Apply to all و اگر بخواهیم فقط به اسلاید جاری اعمال شود گزینه ی Apply را می زنیم . رنگ سطح اسلاید را می پوشاند و در حقیقت پشت زمینه اسلاید قرار می گیرد . مسیر بالا را دنبال می کنیم و این بار از پنجره ی Background گزینه ی Fill Effect را انتخاب می کنیم .
 
پنجره ای به همین نام باز می شود که چهار Tab در آن دیده می شود که هر کدام از این قسمت ها را توضیح می دهیم :
 
- Gradient ( طیف نور ) :
 
در این قسمت می توان با انتخاب یکی از سه گزینه ها در قسمت Colors جلوه های زیبایی را به اسلایدهای خود بدهیم . همچنین شش گزینه ی واقع در Shading Styles موقعیت قرار گرفتن طیف نور اسلاید را تعیین می کند .
 
- Texture ( بافت ) :
 
در این قسمت نمونه هایی از قبل دیده می شود که با انتخاب و اعمال بر روی اسلاید مشاهده می کنیم که با قرار گرفتن این نمونه ها در کنار هم بافت منسجمی روی اسلاید تشکیل می شود و با نمونه های موجود می توان توسط گزینه ی Other Texture تصاویری را به این مجموعه اضافه نمود که هنگام اعمال تصاویر آورده شده می بینیم که به صورت Tile ( کاشی ) تصاویر کنار هم چیده می شوند .
 
- Pattern ( الگو ) :
 
با دادن دو رنگ دلخواه در Background و Foreground می توان از الگوهای این قسمت که با انتخاب هر کدام نام آن نیز در پایین قسمت Pattern دیده می شود برای ایجاد پشت زمینه ی اسلاید استفاده نمود . در این قسمت ۴۸ نمونه به چشم می خورد .
 
- Picture :
 
با انتخاب گزینه ی Select Picture تصویری را به عنوان پشت زمینه اسلاید قرار می دهیم . فرق این قسمت با وارد کردن تصویر در اسلاید این است که در این قسمت امکان جابجایی و تغییر اندازه ی تصویر وجود ندارد بلکه تصویر روی اسلاید کشیده شده و ثابت می ماند .
 
استفاده از طرح های پیش فرض PowerPoint
 
با Right Click در زمینه اسلاید با استفاده از منوی Format و انتخاب Slide Design نیز می توانیم طرح های زیبایی را به اسلایدهای خود بدهیم.در این حالت در قسمت Task Pan این طرح ها مشاهده می شوند که با انتخاب یک نمونه مشاهده می کنیم کلیه اسلایدها تحت تاثیر قرار گرفته و طرح موردنظر رابه خود می گیرند.اگربخواهیم این اتفاق نیفتدو طرحی را فقط برای یک اسلاید داشته باشیم یا کاری کنیم هراسلاید طرح مجزایی داشته باشد کافی است منوی طرح مورد نظر را باز کرده و گزینه Apply to selected slides را انتخاب کنیم.
 
طراحی اسلاید با استفاده از نوار ابزار Drawing
 
این نوار ابزار هم مانند بقیه نوار ابزارها از منوی View گزینه Toolbar ظاهر می شود و معمولا درپایین صفحه ودر بالای نوار وظیفه قرار می گیرد.
 
- Auto shape:
 
در این قسمت مجموعه ای از شکل های مختلف قرار دارد که با انتخاب هرگزینه می توان به تصویرهای بیشتری در داخل گزینه دست پیداکرد.این تصاویر باDrag کردن روی اسلاید ایجاد می شود.داخل شکل ها می توان متن و تصویر قرار داد.هنگامی که یک Auto shape را انتخاب می کنیم یک نقطه زردرنگ در کنارشکل ظاهر می شود که توسط این گزینه می توان ظاهر شکل راتغییرداد. همچنین امکان تغییر سایز و جابجایی شکل ها نیز وجود دارد.
 
- Line :
 
برای رسم خطوط آزاد استفاده می شود،با پایین نگه داشتن کلید Shiftمی توان خطوط راست را رسم کرد.
 
- Arrow :
 
برای رسم خطوط جهت نما
 
- Rectangle :
 
برای رسم مستطیل استفاده می شود که با پایین نگه داشتن کلید Shiftشکل رسم شده مربع می شود.
 
- Oval :
 
برای رسم بیضی که با پایین نگه داشتن کلید Shift شکل رسم شده دایره می شود.
 
- Text Box :
 
با انتخاب این گزینه می توان روی اشکال متن نوشت،همچنین می توان در محیط هایی که دسترسی به مکان نما وجودندارد نیزاقدام به تایپ نمود.
 
- Word Art :
 
برای نوشتن متن های گرافیکی که با انتخاب نوع موردنظر متن را نوشته ومی توانیم در محل دلخواه قرار دهیم. این ابزار نیزبرای خود نوار ابزار مخصوص خود رادارد که می توان توسط نوار ابزار، اقدام به ویرایش یا تغییر نوع انتخاب شده داشته باشیم.
 
- Insert Diagram :
 
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
 
- Clip Art :
 
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
 
- Insert Picture :
 
این گزینه را قبلا در Content توضیح داده ایم.
 
- Fill Color :
 
برای رنگی کردن قسمت های درونی شکل ها مانند Rectangle، Oval
 
- Line Color :
 
برای تغییر رنگ محیط شکل ها
 
- Font color :
 
در این قسمت رنگ دلخواهی برای نوشتن متن انتخاب می کنیم.
 
- Line Style :
 
این گزینه هنگامی فعال می شود که اقدام به رسم خط یا Arrow کرده باشیم وضخامت خطوط رسم شده را در این قسمت تعیین می کنیم.
 
- Dash Style :
 
نوع خط را برای خطوط رسم شده انتخاب می کنیم.
 
- Arrow Style :
 
نوع فلش های رسم شده را در این قسمت می توانیم داشته باشیم.
 
- Shadow Style :
 
برای گذاشتن سایه در حالت های مختلف برای شکل
 
۳D Style :
 
سه بعدی کردن شکل های رسم شده

ایجاد نمایش های وب برای پاورپوینت

 

ایجاد نمایش های وب برای پاورپوینت

می توان از Web برای دسترسی به نمایش هایی که در یک سرور وب(Web Server) قرار گرقته اند،استفاده کرد.برای مشاهده صفحات وب نیاز به یک مرورگر(Browser) مانند IE-Internet Explorer ویا Netscape وجود دارد.
 
صفحات وب با قالب html ذخیره می شوند که میتوان این کار را در پاورپوینت به راحتی انجام داد.
 
اصطلاح:
 
صفحاتی که در قالب html ذخیره می گردد را صفحه وب گویند.در این حالت،تصاویر گرافیکی و دیگر فایل های مرتبط،در پوشه وابسته به صفحات وب ذخیره می شود.
 
برای ذخیره اسلایدها به شکل یک صفحه وب کافی است از پنجره Save as و در قسمت Save as Type گزینه Web Page را انتخاب کنیم.
 
همچنین می توان از منوی File گزینه Save as web page را انتخاب کرد.
 
هنگامی که نمایش خود را به صورت یک صفحه وب ذخیره می کنید نمایش به صورت اتوماتیک شامل قسمت های زیر می شود.
 
- یک Frame (قاب) که نمایش را به صورت Outline نشان می دهد.(سمت چپ صفحه)
 - قاب اسلاید Slide Frame (سمت راست صفحه)
 - گزینه ای برای کنترل نمایش دادن یا مخفی نمودن بخش Outline نمایش
 - گزینه ای برای کنترل نمایش دادن یا مخفی نمودن کادر یادداشت ها(notes)
 - گزینه مشاهده تمام صفحه ای،که گزینه های کنترلی را مخفی نموده و موجب تشابه صفحه به نمای Slide Show در پاورپوینت می شود(Slide Show)
 
هنگامی که از منوی File گزینه Save as web page را انتخاب می کنیم.پنجره Save as بازشده بعد ازدادن نام مناسب دکمه Publish را انتخاب می کنیم.
 
دکمه Publish یک کپی از نمایش برای انتشار آماده می شود.با انتخاب گزینه های موردنظر در کادر محاوره ای Publish as web page که با انتخاب دکمه Publish ظاهر می شود می توان ارائه نمایش در وب را سفارشی کرد.
 
گزینه Complete Presentation امکان انتشارهمه اسلایدهای نمایشی رافراهم می کند.
 
گزینه Slide Number دسته ای از اسلایدها را برای انتشار در وب مشخص می نماید.
 
Display Speaker notes امکان ظاهر شدن یادداشت های سخنران را در نمایش فراهم می سازد.
 
با استفاده از دکمه web option و کادر محاوره ای آن می توان تنظیماتی را برای انتشار در وب فراهم کرد از جمله برای مرورگرها،فایل ها،تصاویرو فونت ها.
 
در بخش Browser Support می توان نوع مرورگر وب را تعیین کرد از جمله ورژن ۴٫۰ و بالاتر IE .
 
در بخش Publish a copy as ،عنوان صفحه و محل قرارگیری صفحه وب را مشخص می کند که دکمه های Change وBrowser امکان تغییر در آنها را فراهم می کند.
 
گزینه Open Published Web Page in Browser امکان نمایش صفحه وب انتشاریافته در مرورگر بلافاصله بعداز کلیک کردن دکمه Publish را فراهم می سازد.بعد از انجام تغییرات دکمه Publish را می زنیم.
 
در پنجره save as با انتخاب Change Title می توانیم عنوان مناسبی برای صفحه وب داشته باشیم.عنوان یک صفحه در نوار ابزار پنجره دیده می شود.

آشنایی با تعدادی ترفند مهم در پاورپوینت

 

آشنایی با تعدادی ترفند مهم در پاورپوینت

 
نرم افزار Ms power point این امکان را فراهم آورده است که در آن اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی دیوار نشان دهید.

محیط این نرم افزار بر عکس محیط Ms word جای گزافه گویی نیست بلکه در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش دهید و آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را در آن بیاورید.
 
این اسلایدها در واقع پوستری از سخنان شما هستند . بهتر است اگر رنگ و لعابی به آنها بدهید و از تم های گرافیکی نیز در آنها استفاده کنید. برای این هدف کافی است روی اسلاید (خارج از جعبه های تیتر و مطلب) کلیک راست کرده و گزینه slide Design را انتخاب کنید.
 
با انتخاب این گزینه در سمت راست صفحه یک ناحیه جدید باز می شود که در آن نمونه هایی از تم های موجو نشان داده شده است . با کلیک روی هر یک از آنها زمینه کلید اسلایدهای شما به آن شکل در می آید. چیدمان داخلی یک اسلاید سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که power point ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود.
 
باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن f5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید.
 
 F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند. ساختن اسلاید و پنهان کردن آن گزینه Duplicate silde منوی insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.
 
اسلایدها افقی یا عمودی می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و portrait باشند. برای این کار سراغ page setup از منوی file بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی. برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینگ به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
 
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید s و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها ESC و یا ctrl+BREAK را بفشارید. برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید. برای رفتن به اولین اسلاید ۱+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.
 
توقف نمایش اسلایدها برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید. استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار slide show در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر ctrl + p کمک بگیرید.
 
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار sild show کلید ctrl+H و برای خاموش کردن آن ظرف ۱۵ ثانیه ctrl + u را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس ctrl+A در خدمت شماست. برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید.
 
 برای قبلی هم از P ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش slid sorter از منوی viewبروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید shiftانتخاب کنید.
 
سپس از نوار ابزار slide sorter گزینه summary slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود.
 
خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.

مراحل ایجاد یک Wizard در پاورپوینت

 

مراحل ایجاد یک Wizard در پاورپوینت

در پنجره Wizard پنج گزینه وجود دارد که در مرحله ی اول در Start قرار می گیریم و با زدن next به مرحله ی Presentation Type می رویم که می توانیم یکی از انواع مختلف اسلاید که هر کدام برای موضوع خاصی ساخته شده را انتخاب کنیم ، به طور مثال از Sales/marketing گزینه ی Marketing plan را انتخاب می کنیم .
 
سپس با زدن Next به قسمت Presentation Slide وارد می شویم که برای تعیین نوع خروجی می باشد .
 
که با انتخاب هر کدام می توانیم نحوه ی نمایش خروجی اسلایدها را تعیین کنیم که سیستم به طور پیش فرض گزینه ی On-Screen Presentation را انتخاب کرده یعنی نمایش روی صفحه نمایش سیستم .(مانیتور) با زدن Next وارد مرحله ی Presentation Option می شویم که در این قسمت تعیین عنوان مناسب برای اسلایدها می باشد که عنوان مربوطه را در قسمت Presentation title وارد می کنیم .
 
همچنین اگر در قسمت Footer نامی را وارد کنیم این نام در تمامی اسلایدها در قسمت پایین مشاهده می شود . با فعال کردن دو گزینه ی پایین خواسته ایم تاریخ جاری سیستم و همچنین شماره ی اسلایدها نیز دیده شود که در دو سمت راست و چپ اسلاید قابل مشاهده هستند . در این قسمت با زدن Next کار به پایان رسیده و دکمه ی Finish فعال می شود .
 
حال می توانیم اسلایدهایی را همراه با طراحی گرافیکی و متن داخل آن مشاهده کنیم . در قسمت نوار وضعیت برنامه تعداد کل اسلایدها نشان داده می شود که با قرار گرفتن روی هر اسلاید شماره ی اسلاید جاری هم دیده می شود .
 
در این اسلایدها می توان با انتخاب موضوعات داخل اسلاید حذف آنها متن هایی را که می خواهیم جایگزین کنیم که قالب بندی این کار با توجه به تنظیم قبلی می باشد یعنی اگر موضوعات را حذف کنیم و متن خودمان را بنویسیم با همان نوع فونت ، رنگ ، اندازه مواجه می شویم .
 
در قسمت چپ اسلایدها نواری دیده می شود که در آن دو Tab با نامهای Out line و Slide است که برای دیدن نمای اسلاید از Slide و برای مشاهده ی متن داخل اسلاید از Outline استفاده می کنیم .
 
سعی کنید بعد از وارد نمودن یکی از سری اسلایدهای Wizard آن را در نماهای مختلفی که قبلا توضیح دادیم مشاهده کنید تا بیشتر با نحوه ی کار اسلاید آشنا شوید . به طور مثال وارد Slide Sorter شوید و کاری کنید کلیه ی اسلایدها را در یک صفحه ببینید آیا می توانید این کار را انجام دهید ؟

شماره گذاری ، نوشتن Footer و تاریخ گذاری اسلاید ها در پاورپوینت

 

شماره گذاری ، نوشتن Footer و تاریخ گذاری اسلاید ها در پاورپوینت

 
شماره گذاری اسلاید ها :
 
بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری کنیم ، این کار به ما کمک می کند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این کار را انجام دهیم . برای شماره گذاری از منوی Insert  گزینه ء Slide Number را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Slide Number را انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .
 
نوشتن Footer یا پاصفحه برای اسلایدها :
 
از منوی View  گزینه ء Header and Footer را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Footer را انتخاب کرده و متن دلخواه را در کادر پایین می نویسیم . در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .
 
تاریخ گذاری اسلاید ها :
 
برای تاریخ گذاری از منوی Insert  گزینه ء Date and Time  را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده یکی از دو گزینه زیر را برای نوع تاریخ انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم :
 
Update Utomatically : تاریخ به روز شونده
 Fixed : تاریخ ثابت ( که در کادر زیر کلمه Fixed وارد می کنیم )

آشنایی با نوار ابزار Picture در پاورپوینت و گزینه Insert Picture

 

آشنایی با نوار ابزار Picture در پاورپوینت و گزینه Insert Picture

 
نوار ابزار Picture
 
- Insert Picture-1 : برای وارد نمودن تصویر
 
- Color-2: که برای تغییرات رنگی تصویر در چهار حالت صورت می گیرد.
 
- Gray Scale- 2-1: این حالت تصویر را در مد خاکستری می برد.
 
- Black & White- 2-2: این حالت تصویر را در مد سیاه و سفید می برد.
 
- Washout- 2-3: در این حالت تصویر مثل این که در آب فرو رفته باشد نشان داده می شود.
 
- Automatic- 2-4: تصویر را به حالت قبل از تغییرات می برد.
 
- Move Contrast- 3: تضاد بین رنگها را زیاد می کند.
 
- Less Contrast- 4: تضاد بین رنگها را کم می کند.
 
- More Brightness- 5: برای افزایش نور تصویر که در نهایت تصویر به سمت رنگ سفید می رود.
 
- Less Brightness- 6: برای کاهش نور تصویر که در نهایت تصویر به سمت رنگ سفید می رود.
 
- Crop- 7: برای برش دادن قسمتی از شکل توسط گیره هایی که در اطراف شکل ظاهر می شود که البته مجددا می توان توسط همان گیره ها شکل را به حالت اولیه برگرداند.
 
- Rotate Left 90- 8 : برای چرخاندن شکل در زاویه ی ۹۰ درجه
 
- Line Style- 9 :برای قرار دادن شکل در یک قاب با انتخاب خطوطی که ظاهر می شود که در صورت تنظیمات بیشتر کافی است More Line را زده و در پنجره ی باز شده حتی رنگ قاب را تغییر دهیم.
 
- Compress Picture- 10 : برای فشرده سازی تصویر
 
- Recolor Picture- 11: این گزینه معمولا برای تصاویر Clip Art فعال می شود و اگر تصویر دیگری را غیر از Clip Art داشته باشیم غیر فعال می ماند چون رنگ های به کار رفته در Clip Art توسط Power-Point قابل شناسایی می باشند. در این دستور می توان رنگ ها را در دو قسمت New و Original شناسایی کرد و رنگ New را جایگزین Original نمود .
 
- Format Picture- 12: با انتخاب این گزینه پنجره ایی به همین نام باز می شود که تنظیمات بیشتری را برای تصویر در آن می توان انجام داد.
 
- Set Trance Parent Color- 13: ابزاری که توسط آن می توان قسمت هایی از یک تصویر را بی رنگ نمود ، تاثیر گذاری این ابزار روی رنگ های متصل به هم در یک تصویر می باشد.
 
نکته : این ابزار برای بعضی از تصاویر فعال است .
 
- Reset picture- 14: تمامی تغییرات انجام شده روی تصویر را Cancel کرده و به حالت اول بر می گرداند.
 
Insert Picture
 
در ادامه ی بحث توضیح Content Layout به موضوع Insert Picture می رسیم که می توان از تصاویر قرار گرفته شده در سیستم استفاده کرد و آنها را وارد اسلاید نماییم که نتایجی شبیه به مورد قبلی یعنی Clip Art دارد .
 
- Insert Diagram or organization chart: برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی که در اینجا ما کاربردی ترین آنها یعنی Organization chart (نمودار سازمانی) را بررسی خواهیم کرد.
 
پس از انتخاب این موضوع از پنجره ی مربوطه یک چارت در اسلاید ایجاد می شود که امکان گسترش آن وجود خواهد داشت . همزمان نوار ابزار Organization Chart هم ظاهر می شود که توسط ابزارهای آن می توان نمایش شکل ظاهری چارت و همچنین اضافه کردن به آیتم های آن را انجام داد .
 
تمرین عملی:
 
همانطور که می دانید در یک سازمان بالاترین مقام مدیر می باشد که به طور واحد در بالای چارت قرار می گیرد و معاون های مدیر در پایین قرار می گیرند که با زدن Subordinate می توان تعداد آنها را افزایش داد ، هر معاون می تواند چندین کارمند و هر کارمند تعدادی دستیار داشته باشد ، همچنین کارمندها می توانند همکارانی را نیز در رده ی خود داشته باشند که همه ی این اعمال از طریق Insert Shape صورت می گیرد .
 
- ابزار Layout : شکل ظاهری چارت را پوشش می دهد .
 
- ابزار Select : توسط ابزار Select می توان سطح های مختلفی را برای اعمال خاص در چارت انتخاب نمود . اگر متن نوشته شده در سلول های داخل چارت احتیاج به فضای بیشتری داشته باشد گزینه ی Fit Text این کار را با کوچک کردن اندازه ی فونت انجام می دهد .
 
یکی از امکانات جالب واقع در این نوار ابزار Auto Format می باشد که نمودار را مطابق با نمونه های از قبل طراحی شده طراحی می کند .
 
Insert Media Clip: آخرین Content گزینه ی Insert Media Clip می باشد که برای ایجاد Multimedia در اسلاید استفاده می شود . توسط این گزینه می توان از فیلم های کوتاه با پسوند (.AVI) ، اصوات با پسوند (.wav) استفاده نمود . با انتخاب این گزینه نمونه هایی در اختیار شما قرار داده می شود که می توانید چگونگی عملکرد آنرا مشاهده کنید .

روش تهیه PowerPoint مناسب

یکی از کارهایی که مدیران برعهده کارشناسان می‌گذارند تهیه پاورپوینت برای ارائه در جلسات است. این پاورپوینت‌ها بسیار مهم هستند زیرا مدیران دوست دارند ارائه‌هایی تاثیر گذار و اقناعی داشته باشند.
کارشناس تهیه کننده پاورپوینت می‌تواند هر کسی باشد و بنا بر هر سلیقه‌ای آن را تهیه کند. اما کارشناس ارتباطات یا روابط‌عمومی‌ تنها بر اساس سلیقه کار نمی‌کند. او می‌داند که چطور از ابزارهایش برای تاثیرگذاری بیشتر استفاده کند. ابزارها همان امکاناتی هستند که نرم افزار برای طراحی در اختیار ما قرار داده است. مانند: فونت، نمایش صفحه، شکل حرکت صفحه و اجزایش و…
برای دانستن این که چگونه ابزارها را به ‌کار بگیریم باید برای انتخاب هر یک از عناصر که استدلال محکمی‌ داشته باشیم. استدلال: «این عنصر را انتخاب کردم، چون قشنگ‌تر است» قبول نیست. با این روش بعد از مدتی برای مقصود مشخص بهترین عنصر هر ابزار را بدست می‌آوریم و برایش یک استدلال محکم هم خواهیم داشت. مثلا شما خواهید دانست که از چه فونت، شماره و رنگ‌هایی برای حروف و زمینه استفاده کنید که حتی در شرایط نمایش با ویدئوپروجکشن و تاریک نبودن کامل اتاق نوشته‌ها دیده شوند.

این فرآیند در صفحه‌بندی نشریات هم اتفاق می‌افتد. کم­کم شما پاورپوینتی طراحی می‌کنید که مخاطب از آن لذت می‌برد گر چه نمی‌داند چرا. در این مطلب و مطالب بعدی با چند استدلال درباره ویژگی های متن، حرکت و صدا در پاورپوینت آشنا می‌شویم. البته این استدلال‌ها می‌تواند بنا به هدف و نوع استفاده پاورپوینت متفاوت باشد. ارائه باقی آنها را به تجربیات شما می‌سپاریم. همچنین فراموش نکنید سلیقه هم جزئی از کار ما است. پس اگر نکته ای در کار به مزاق مدیر سفارش دهنده خوش نیامد استدلال را بکار ببندید و اگر نکته صرفا مربوط به زیبایی بود با انجام درخواست سفارش دهنده رضایتش را بدست آورید.

چند استدلال درباره متن پاورپوینت:

حتما می‌دانید که متن پاورپوینت باید گویا و خلاصه باشد و در هر صفحه از دو تا سه و نهایتا شش سطر تجاوز نکند. استدلال ما در این مورد آن است که:

•۱٫ اگر متن پاورپوینت باید گویا و واضح باشد، پس فاصله سطرها و شماره فونت حروف باید به گونه‌ای باشد که در حالت نمایش برروی پرده ویدئو پروجکشن و یا تلویزیون از همه نقاط اتاق جلسه قابل خواندن باشد. به همین دلیل نمی‌توان از فونت‌های کوچکتر از ۲۰ برای متن و ۳۶ برای تیتر استفاده کرد. بهتر است به جای بولد کردن، از شماره‌های بیشتر برای بزرگتر شدن متن استفاده کنیم زیرا که بولد شدن در بیشتر مواقع از وضوح حروف می‌کاهد. فاصله سطرها نیز باید ۱٫۲۵ یا بیشتر باشد. اما فاصله میان خطوط نباید به قدری باشد که ارتباط مطالب قطع شود. به مثالهای زیر توجه کنید:

الف) متن خوانا و گویا: با شماره فونت ۴۰ برای تیتر و ۲۸ برای متن و فاصله سطر ۱٫۵

ب) متن ناخوانا: با شماره فونت ۳۰ برای تیتر و ۲۲ برای متن و فاصله سطر کمتر از ۱٫۰

ج) متن گسسته: با فاصله سطر ۳٫۰

•۲٫ نکته دیگری که در این مثال‌ها مشاهده می‌کنید انتخاب متن مناسب است. همان‌طور که می‌بینیم آوردن توضیحات در پاورپوینت و در حالی‌که سخنران درباره آن صحبت می‌کند حشو است. ما از مخاطب انتظار داریم که با توجه به عناوین بحث در پاورپوینت جریان بحث را گم نکند و ذهنش با سازمان بحث آشنا شود و نه آن‌که به خواندن توضیحات مشغول شود. چه بسا خواندن این توضیحات پرسش‌هایی ایجاد کند که بیرون از بحث سخنران بوده و طرح آنها رشته کلام را از دست وی خارج کند. بطورکلی وظیفه پاورپوینت این است که در یک نگاه خوانده شود و مخاطب را به سخنرانی علاقه مند کند.
•۳٫ بدیهی است که برای خوانا بودن هر متنی شرط اصلی خط خوانا است. در متن‌های الکترونیکی امروز هم فونت تعیین کننده خوش خطی است. بنابراین انتخاب بهترین فونت تعیین کننده دیده شدن و خوانده شدن بهتر از سوی مخاطب است.
برای این منظور باید به هدف متن، ویژگی های مخاطب و موضوع بحث توجه کنیم و سپس واضح ترین فونت را انتخاب کنیم. مثال‌های زیر را ببینید و توجه داشته باشید که شماره فونت در هر سه ثابت است:

الف) متن غیر رسمی: فونت B Helal برای تیتر و B Homa برای زیر تیتر

ب) متن رسمی: فونت B Titr برای تیتر و B Mitra برای زیر تیتر

ج) متن ناخوانا: فونت B Arshia برای تیتر و B Elham برای زیر تیتر

•۴٫ رنگ هم از نکات تعیین کننده در دیده شدن و خوانده شدن متن است. انتخاب رنگ تا اندازه زیادی سلیقه‌ای است اما پیش از سلیقه باید توجه داشته باشیم که ترکیب رنگ‌های صفحه ما با مخاطب و موضوع بحث تناسب داشته و در بدترین شرایط نیز به دیده شدن متن کمک کند. دو شیوه اصلی یکی انتخاب زمینه روشن و متن تیره و دیگری زمینه تیره و متن روشن است. در شیوه اول حروف برجسته می‌شوند و در دومی‌عمق پیدا می‌کند. هردو این شیوه‌ها مناسب هستند به شرط آن‌که میزان کنتراست میان زمینه و نوشته رعایت شود و متن با رنگ مناسب کاملا از زمینه متمایز گردد.
برای آن‌که بدانیم چه رنگ‌هایی در کنار هم چشم نوازتر هستند باید کمی‌رنگ شناسی بدانیم و رنگ‌های مکمل، متضاد و درصد ترکیب آنها را بیاموزیم. طرح این مباحث از حوصله این مطلب بیرون است؛ اما آنچه بیش از همه می‌تواند به ما کمک کند ترکیب رنگ‌ها در طبیعت است. طبیعت به ما می‌گوید که ترکیب رنگ قرمز و سیاه و یا زرد و سیاه برای اعلام خطر است و در نتیجه اگرچه در ابتدا جذاب است اما در بلند مدت مخاطب را خسته می‌کند. پس شاید بتوان از آنها برای صفحه شروع استفاده کرد اما برای متن اصلی مناسب به نظر نمی‌رسند. در مقابل ترکیب آفتاب و آبی آسمان را بیاد بیاوریم که تاچه اندازه به لذت بردن ما از مناظر منجر می‌شود.

در این باره به مثالهای ملموس تری نیاز داریم:

الف) صفحه شروع با زمینه تیره:

ب) صفحه متن با زمینه روشن:

تا اینجا می توان گفت با چند اصل اساسی از ویژگی های متن پاورپوینت آشنا شدیم.

سارا کریمی

استفاده از PowerPoint در ارائه گزارش ها

 

استفاده از PowerPoint در ارائه گزارش ها

به طور معمول, مردم از ابزارهای بصری برای پشتیبانی یک ارائه رسمی, مانند یک ارائه پروژه, گفتگویی در یک جلسه, یا یک سخنرانی استفاده کرده اند. این روزها, پر استفاده ترین ابزار بصری Microsoft PowerPoint است.
 مطلب زیر , یک سری نکات به منظور طراحی بهتر یک PowerPoint برای ارائه گزارش شما فراهم می آورد. و متن زیر یک راهنمای کامل مرحله به مرحله برای تولید PowerPoint نیست. مبتدیان برای راهنمایی های بیشتر می توانند به صفحه زیر مراجعه کنند.
 http://www.pptfa.com/?cat=3
 PowerPoint چیست؟
 PowerPoint یک برنامه ارائه گرافیکی است. می توانید از آن برای آماده سازی همه گونه های مواد ارائه شامل ارائه های ویدئو پروژکتوری, شفافیتهای سربار, مستندات کاغذی, و حتی اسلایدهای ۳۳ میلیمتری استفاده کنید. شما به آسانی می توانید پس زمینه ها, تصاویر, انیمیشن ها و متن را به منظور تولید نتایج تصویری حرفه ای با هم ترکیب کنید. ۴ بخش برای یک ارائه وجود دارد:
 
• اسلایدها- شامل بلاکهایی از ارائه شما که می توانند حاوی متن, تصاویر, نمودارها و غیره باشند.
 • صفحات نکته- به شما اجازه می دهند که نکات ارائه دهنده را طوری ایجاد کنید که فقط قابل دیدن توسط خود او یا حضار مورد نظر باشند.
 • جزوات- ورژنهای چاپی کوچکتر از اسلایدها که می توانند بین حضار توزیع شوند و در صورت لزوم شامل فضای خالی باشند به طوریکه حضار بتوانند نکات خود را در آن بنویسند.
 • رئوس مطالب- محتوای متن اسلایدها که می توانند مجددا به منظور راهنمایی ارائه دهنده استفاده شوند یا می توانند بصورت جزواتی برای مخاطبان ارائه چاپ شوند.
 اسلایدها اغلب اوقات بخش اصلی PowerPoint و آنچه مخاطب می بیند, هستند. بنابراین, معمولا مهمترین بخشی هستند که باید در نظر گرفته شوند.
 استفاده کنیم یا نه؟
 PowerPoint امروزه به شدت مورد استفاده قرار گرفته است. به یاد داشته باشید که ممکن است PowerPoint همیشه بهترین راه برای ارائه شما نباشد. برخی اوقات ابزارهای بصری دیگری مانند چارتها یا تخته سیاه برای نوع ارائه شما مناسب ترند. همیشه قبل از انتخاب PowerPoint به خاطر داشته باشید که  وجود یک PC و یک ویدئو پروژکتور را بررسی کنید. و همچنین قابلیت دید را بررسی کنید. آیا همه صندلی ها قادر به دیدن صفحه هستند؟
 شروع
 طراحی اسلاید- قبل از شروع, ممکن است نیاز به اندیشیدن در مورد طراحی کلی اسلایدهایتان داشته باشید. از Design-Themes برای انتخاب شیوه مورد نظر خود از بین برد عظیمی از شیوه هایی که از پیش تعریف شده اند استفاده کنید. از شیوه های Background برای تغییر رنگ پیش زمینه خود استفاده کنید
 طرح کلی اسلاید- رفتن به Home-New Slide بردی پیش تعریف از طرح های کلی متن و محتوای ارائه به شما می دهد.
 نوشتن نکات- هنگامی که در دید نرمال هستید , از pane در انتهای صفحه برای نوشتن نکات به منظور همراهی در ارائه استفاده کنید.
 مرتب سازی مجدد اسلایدها- از دید مرتب کننده اسلاید  به منظور دیدن همه اسلایدها با هم و جابه جا کردن آنها با drag and drop آنها به مکان جدید استفاده کنید.
 
نمایش اسلاید- شما می توانید با تغییر انتقال از یک اسلاید به اسلاید دیگر, اسلایدهای جذاب تری ایجاد کنید. به Animations بروید و از بین انتخابها, سرعت ها و صداهای موجود, انیمیشن مورد نظر خود را انتخاب کنید.
 به ارائه خود ساختار دهید
 یک ضرب المثل قدیمی در مورد ارائه ها می گوید که ارائه دهنده باید:
 ۱٫ به مخاطبان بگوید که قصد دارد چه به آنها بگوید(Tell them what you are going to tell them)
 2. به آنها بگوید(Tell them)
 3. بگوید که چه به آنها گفته است(Tell them what you’ve told them)
 این متعاقبا به محتوای اسلایدهای شما اعمال می شود. آنها باید در تهیه موارد  زیر به شما کمک کنند:
 • یک مقدمه, که شامل چیزهایی است که در ادامه خواهد آمد.
 • بدنه اصلی ارائه, که یک قطعه از کار را شرح می دهد,  برخی چیزها به مخاطب شما آموزش میدهد, یا یک مورد برای نقطه نظر شما می سازد.
 • یک نتیجه گیری, که به اندازه مرور بدنه اصلی, جزئیات محتوا, اشاره گر ها به منابع دیگر و غیره را شرح می دهد.
 بحث های دسترسی و ناتوانی
 یک تمرین خوب هنگام طراحی یک ارائه, بررسی نیازمندیهای معلولیت ها یا نیازهای اضافی است. گفته می شود که تمرین خوب برای افراد ناتون , تمرینی خوب برای همه افراد است. برخی نکات که در نظر داشتن آنها ضروری است عبارتند از:
 • استفاده از فونتهای sans serif مانند Arial, Verdana, یا Comic Sans
 • استفاده از یک فونت حداقل با اندازه۳۰pt
 • بیشتر از ۶ بولت در هر اسلاید قرار ندهید
 • از نوشتن با حروف بزرگ بپرهیزید
 • بین رنگ زمینه و رنگ متن تفاوت کافی وجود داشته باشد
 • رنگ پس زمینه در همه اسلایدها یکسان باشد
 اسلایدهایتان را جذاب کنید
 برای جذاب کردن اسلایدهایتان یا ایجاد یک نکته خاص می توانید تصاویر, انیمیشن ها و یا فایلهای فیلم به ارائه خود اضافه کنید. به یاد داشته باشید که افراد مختلف به شیوه های مختلف یاد میگیرند. بنابراین دور شدن از ارائه متنی بی پایان میتواند خیلی مفید باشد.
 • تصاویر: به قسمت Insert-Picture بروید و سپس از بین مجموعه ای بزرگ از Clip Art ها یا یک فایل از خودتان انتخاب کنید. همچنین می توانید با استفاده از AutoShape و WordArt تصاویر خودتان را ایجاد کنید. از Insert-Diagram یا Insert-Chart برای یک سری از گراف های یا فلوچارتهای از پیش تعیین شده استفاده کنید.
 • انیمیشن ها: می توانید ترتیب ظاهر شدن متحرک متن یا تصاویر گوناگون را در اسلایدتان تغییر دهید. بنابراین می توانید یک دیاگرام یا فلوچارت را گام به گام ساخته و توضیح دهید. برای اینکار به Slide Show-Custom Animation بروید. سپس آیتمهایی را که میخواهید متحرک شوند را انتخاب کرده و Add Effect را بزنید. پس از آن می توانید ترتیب ظاهر شدن آنها را مجددا مرتب کنید.
 • فیلم ها و صداها: می توان با استفاده از Insert-Movies and sounds فایلهای فیلم و صدا به ارائه افزود. اگر PC شما مجهز به میکروفون است میتوانید همانجا یک فایل صوتی ضبط کنید.  برای اینکار از منوی Movies and Sounds گزینه Record Sound را انتخاب کنید.
 • ابرلینکها: می توانید با استفاده از Insert-Hyperlink از ارائه خود به یک وبسایت یا فایل دیگری در کامپیوتر خود (مثل یک مستند word) لینک دهید. برای اینکار یک فایل داخل کامپیوتر خود را انتخاب کنید یا در جعبه آدرس مربوطه URL سایت انتخابی را درج کنید. می توانید از هر متن یا تصویری بعنوان ابرلینک استفاده کنید . برای این کار روی متن یا تصویر مورد نظر راست کلیک کرده و Hyperlink را انتخاب کنید.
 اخطار: از استفاده بیش از حد effect ها بپرهیزید. همچنین, همیشه توجه داشته باشید که در صورت استفاده از تصاویر, فیلمها و غیره که در وب یافته اید, قانون حق کپی را رعایت کنید.
 ایجاد جزوات
 یکی از جنبه های مفید یک PowerPoint آنست که به شما اجازه میدهد خیلی سریع و آسان جزوات حرفه ای از آن چاپ کنید.
 • برای اضافه کردن یک header و یا footer به جزوه خود, شامل نام خود, تاریخ و شماره صفحه, از View-Presentation Views-Handout Master استفاده کنید. در فضای مناسب کلیک کرده و متن مورد نظر را تایپ کنید.
 • برای چاپ کردن جزوه خود, از دکمه Office  و سپس Print استفاده کنید. روی Print What? کلیک کرده سپس Handouts را انتخاب کنید. سپس می توانید بین ۱-۹ اسلاید در هر صفحه انتخاب کرده و آنها را بصورت افقی یا عمودی در صفحه قرار دهید.
 تمرین
 هنگامی که ارائه خود را ایجاد کردید, می توانید با انتخاب دید slide show ببینید که چطور در یک صفحه بزرگ ظاهر می شود. با فشار دکمه Esc روی صفحه کلید می توانید به دید اولیه برگردید.
 اگر می خواهید زمانبندی خود را امتحان کنید می توانید از Slide Show- Rehearse Timings استفاده کنید. با اینکار ارائه شما فورا آغاز می شود و زمان سپری شده را در هر اسلاید نمایش می دهد. با اتمام ارائه و فشار دادن دکمه Esc از شما پرسیده می شود که آیا میخواهید زمان صرف شده در هر اسلاید را ذخیره کنید یا خیر. با انتخاب yes, دید slide sorter به شما زمان صرف شده روی هر اسلاید را نمایش میدهد.
 تحویل
 شما می تواند ارائه خود را بصورت یک نمایش(با نوع فایل .pps)  به جای ارائه کامل (.ppt) ذخیره کنید. با اینکار هنگامی که آنرا باز میکنید, اسلاید ها را در فرمت Slide Show خواهید دید, به جای آنکه بسته کامل PowerPoint شامل نکات, انتخابات handout و غیره را باز کنید. برای ذخیره کردن بصورت یک نمایش, به دکمه Office   و سپس save as رفته و در منوی ظاهر شده PowerPoint Show را انتخاب کنید.
  برای پیش رفتن در بین اسلایدهای ارائه می توانید از کلیک ماوس, فشردن دکمه بازگشت, یا space bar استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اگر از custom animation استفاده کرده اید ممکن است برای هر اسلاید بیش از یک کلیک نیاز داشته باشید. قبل از اینکه اسلاید را رد کنید, به مخاطب خود زمان دهید که هر اسلاید را بخواند و همیشه قبل از اینکه زمان زیادی از ارائه بگذرد از مخاطبان بپرسید که آیا اسلایدها برای آنها قابل دیدن است یا خیر.