مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو و مناظرات
۳۰ - مدیریت بر جلسات سخنرانی ها ، همایش ها و کلاس های درس
۱۸
چک لیست برگزاری موفق یک همایش
"چک لیست" یا فهرست اقدامات در هر فعالیتی، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت به حساب می آید. یکی از فعالیتهای عمده در روابط عمومی ها که . . .
مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو و مناظرات
۳۰ - مدیریت بر جلسات سخنرانی ها ، همایش ها و کلاس های درس
۱۰
روش برگزاري جلسات بارش مغزي
يک گروه 6 تا 12 نفري از اعضا انتخاب مي شوند حتي الامکان از لحاظ رتبه ي اداري همسان باشند. مشکل به روشني تعريف شده و براي شرکت کنندگان توضيح کافي داده مي شود. حداقل يک هفته از طرح صورت مسئله گذشته باشد يعني دستور کار هر جلسه . . . .
مطالعات ، تجربه ها و تمرین های ضروری برای تدریس ، سخنرانی ، گویندگی ، گفتگو و مناظرات
۳۰ - مدیریت بر جلسات سخنرانی ها ، همایش ها و کلاس های درس
۹
آشنايي با انواع گردهمايي‌ها
1- كنفرانس
كنفرانس از لفظ لاتين «Conferanca» گرفته شده است و در اصل به معني مقايسه است، اما در اصطلاح به مجالسي گفته مي‌شود كه در آن عده‌اي گردهم مي‌آيند و . . .
پنج هراس بزرگ در برنامه‌ریزی یک مراسم و شیوه‌های مقابله با آنها
برگزاری یک مراسم (جشن، سخنرانی و ...) راه بسیار خوبی برای آشنایی با آدم‌های جدید، معرفی کسب‌وکار خود و تفریح‌کردن است. اما اگر سازمان‌دهنده این رخداد شما باشید، ممکن است به دردسر بیفتید. آیا در این رخداد تحت نظارت شما کسی سخنرانی خواهد کرد؟ آیا آدم‌ها حوصله‌شان سر نخواهد رفت؟
در این مقاله علیه مشکلات هراس‌انگیر ممکن، چند ایده مطرح می‌کنم تا بتوانید مراسمی مفرح و خوب برای خودتان و میهمانانتان برگزار کنید.
1) هیچ‌کس نخواهد آمد. کلید مقابله با این هراس، تبلیغ رخداد مورد نظر خود در فروشگاه (اگر دارید)، وبسایت، وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی است. رسانه‌های محلی عموما بخشی را به رخدادهای محلی اختصاص می‌دهند و می‌توانید از این قسمت استفاده کنید.
برنامه‌های تبلیغاتی با استفاده از ایمیل‌ها را فراموش نکنید. با استفاده از ایمیل می‌توانید جزئیات مراسم مورد نظر را منتشر کنید، اخبار به‌روز مربوط به آن و هر تغییر ممکنی را خبررسانی کنید، هشدارهای تبلیغاتی بدهید («تنها 150 صندلی خالی باقی مانده است؛ بشتابید!») و... . اگر از ایمیل استفاده می‌کنید، باید ایمیل‌های یادآوری فراوانی نیز بزنید.
2) آدم‌ها با یکدیگر رابطه برقرار نمی‌کنند. اگرچه برچسب‌های رخداد شما خیلی هم مفرح نیستند، اما چنین رخدادهایی می‌توانند برای رابطه برقرار کردن آدم‌ها با یکدیگر مفید واقع شوند. برای ایجاد این ارتباط باید اطلاعات بیشتری در اختیار آدم‌ها قرار دهید. همچنین شیرینی، نوشیدنی و صندلی در نواحی مختلف سالن مراسم خویش قرار دهید تا آدم‌ها در طول فضا راه بروند و با یکدیگر در محل این میزها برخورد کنند و احتمالا ارتباط برقرار کنند.
3) آدم‌ها یا خیلی زود می‌آیند یا اصلا محل را ترک نمی‌کند. کلید یک رخداد موفق سازماندهی خوب آن است. همه‌چیز باید از پیش معلوم و مقرر باشد؛ حتی پیش از آنکه «میهمانان زودتر از موعد» سر برسند. اگر همه چیز طبق برنامه باشد، آن وقت همه می‌دانند چه زمانی باید محل را ترک کنند. اما خیلی به آنها اصرار نکنید که فلان موقع بروند. بسیاری از آدم‌ها چنین رفتاری را خوش ندارند.
4) مجلس‌به‌هم‌زن‌های ناخوانده سر می‌رسند. ناگزیر می‌شوید از چند میهمان ناخوانده پذیرایی کنید. مثلا کارمندان پیشین و بدخلق، رقبایتان یا حتی همسر یا نامزد سابقتان. اگر نمی‌توانید بیرونشان بیندازید، به آنها بپیوندید. اول خودتان به آنها سلام کنید و از این منظر آنها را شگفت‌زده سازید. در این صورت ــ البته امیدوارم، مطمئن نیستم ــ آنها هر چه در دل دارند، به طور خصوصی با شما در میان می‌گذارند و آنها را به‌طور عمومی مطرح نمی‌کنند.
5) کسی به دلایلی مجلس را به هم می‌زند. برای اینکار باید افراد مسوول در رخداد را پیشاپیش نسبت به اتفاق‌های ممکن و علل مختلف آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید که در موقعیت‌های بحرانی عکس‌العمل مناسب را نشان دهند.
پس طوری برای برگزاری این مراسم تلاش کنید که انگار همه‌چیز را از قبل پیش‌بینی کرده اید و نسبت به همه‌چیز آگاهی دارید. اگر چیز غیرمنتظره‌ای رخ داد، خونسردی خودتان را حفظ کنید. کارکنان خویش را به‌‌خوبی از روند این رخداد آگاه سازید و در مواقع بحرانی از آنها کمک بگیرید. مطمئن باشید که هر چه را از دستتان برمی‌آمده است، انجام داده اید و بقیه نیز چنین خواهند کرد.
تشریفات سخنراني در همایش ها
این نکات ارزشمند از دید احترام و اکرام شما سخنرانان نگاشته شده است و مراسم مختلف اقتضای خود را ایجاب می نماید. این نکات تنها به شما یادآوری می نماید شما به عنوان یک سخنران در مراسم رسمی در دید همه هستید و نه تنها مخاطبان به سخنرانی شما گوش می دهند بلکه آداب معاشرت و تشریفات شما را زیر نظر دارند. ما برآنیم تا این نکات را هم در کنار فنون سخنوری در اختیار شما قرار دهیم تا ضمانت ما در ارتقای سخنوری استوارتر باشد.
شخصیت شما برند تجاری شماست. اگر شما دریای علم باشید مخاطبان تنها مجال درک قطره ای از علم شما را دارند ولی طریقه سخنوری شما همراه با آداب معاشرت شما نشان از فرزانگی شماست .
1) روی دو پای خود تکیه دهید:
هنگام پخش سرود ملی روی دو پای خود بایستید و دستان خود را چهار انگشت بر روی خط دوخت شلوار خود با جهت گیری شصت خود به سمت جلو قرار دهید.سر و گردن خود را بالا نگه دارید و نگاهتان را مستقیم به جلو نگه دارید. از گذاشتن دست خود روی قلب خود خود داری نمایید .
2) شروع برنامه را جدی بگیرید:
هرگز در زمانی که قاری یا مجری در حال اجرا هستند صحبت نکنید.صحبت نمودن شما باعث حواس پرتی شنونده خواهد شد و شما را دون شان شخصیت خویش فرض می نماید.از طرفی یادتان باشد قاری و مجری مراسم با تمرین زیاد سعی دارند در فرصت کمی که دارند حداکثر اثرگذاری را روی مخاطبان داشته باشند این فرصت طلایی را از آنها نگیرید .
3) جای مناسب شان خود بنشینید:
همیشه مناسب با شان خود و مجلس در مکانی بنشینید که با حضور دیگر میهمانان مجبور به ترک صندلی خود نشوید.اگر سخنران همان قسمت از برنامه هستید ؛ ردیف جلو و کمی دورتر از مرکز بهترین مکان است.یادتان باشد همیشه افرادی هستند که به همراه مقامات وارد مراسم می شوند و در صورتی که مستقیم و محکم روبروی صندلی خود نایستید بدشان نمی آید تا جای شما را اشغال نمایند.پس محکم و استوار در برابر صندلی خود بایستید و به آنها خوش آمد بگویید.
4) زمان مناسب در جلسه سخنرانی حاضر شوید:
زمانی در مجلس حاضر شوید که دیگران مجبور به ایستادن تمام قد در مقابل شما نشوند و اگر این موضوع اتفاق افتاد از روبوسی در هنگام سخنرانی دیگران و در انظار مخاطبان خود داری نمایید.
5) احترام را با احترام انجام دهید:
از طرف مقابل ،نیم خیز شدن شما تنها انتقال پیامی است که شما احترامی برای تازه وارد قائل نیستید پس به خودتان زحمت ندهید و محکم سر جایتان بنشینید تا نظم مجلس برقرار باشد.سر تکان دادن از راه دور برای تازه واردان برای ادای احترام ، خارج از وصف آیین نگارش مطالب این سایت است .صحبت کردن در مورد تازه واردان یا با آرنج به پهلوی کناردستی زدن، نشانی از عدم آگاهی نسبت به آداب تشریفات همایش است .
6) سخنرانی همکاران را گوش دهید:
همیشه قبل از سخنرانی خود در سالن همایش حضور داشته باشید و به سخنرانی سخنران قبل از خود گوش دهید.بعضی از همکاران بر این باورند که سخنران نباید قبل از سخنرانی دیده شود.این شیوه شاید برای سخنرانانی که تنها سخنران سمینار هستند جالب باشد ولی با فرهنگ و شیوه مراسم در ایران مطابقت ندارد و بنده پیشنهاد نمی دهم.
7) بعد از سخنرانی در فضا بمانید:
سخنرانانی که بعد از اتمام سخنرانی خود فضای مراسم را بلافاصله ترک می کنند از دید مخاطبان انسان های مغرور و بدون اتیکت شناخته می شوند. مهم نیست رتبه علمی شما چیست چون رتبه شما از مجموع رتبه مخاطبان کمتر است.
8) موقعیت طلب نباشید:
سخنرانان دیگر و مقامات مدعو هم مانند شما به تنفس و استراحت نیاز دارند.موقع تنفس یاد بگیرید برای سخنرانان فضای آرامش و تجدید قوا ایجاد نمایید. این موضوع نباید مانع از گسترش ارتباطات موثر قلمداد شود.
9) به زمان همکاران و عوامل اجرایی ارزش قائل شوید:
هیچ گاه بیشتر از زمان خود سخنرانی نکنید. این از اولین علائم نقض حقوق مدرن محسوب می شود. یادتان باشد سخنرانی اضافی شما علاوه بر ناخشنودی مخاطبان، باعث به هم ریختن برنامه های عوامل اجرایی و دیگر سخنرانان خواهد شد.
در مواقع پرسش و پاسخ در هنگام سخنرانی لازم نیست همه پرسش ها را جواب بدهید و گاهی لازم است با دادن آدرس منبع و یا قول دادن به مخاطبان برای دادن پاسخ علمی در سایت خود و یا ارسال جواب به ایمیل علاقه مندان علاوه بر رعایت و مدیریت زمان مخاطبان ، ارتباطات خود را گسترش دهید.
یادمان باشد در یک همایش 1000 نفری یک دقیقه اضافی یعنی هدر دادن 1000 دقیقه ارزشمند .
10) بر روی نام همکاران کلید نکنید:
شپش اگر در سخنرانی خود خواستید از سخنران قبلی مطلبی را تایید یا رد نمایید ؛ تنها یک بار نام ایشان را ببرید و از نام بردن مکرر ایشان خود داری نمایید.نام بردن از اساتید فن همیشه قابل تقدیر و نشان حق شناسی شماست.
خیلی از سخنرانان بعد از اجرای سخنرانی دچار نوعی غرور می شوند و از ارتباط با دیگران غافل می شوند.این سخنرانی ها خیلی زود فراموش می شوند ولی ارتباط خوب شما با مخاطبان ماندگار خواهد ماند. مخصوصا ارتباط موثر با استادان و پیشکسوتان حاضر و ادای احترام به آنها به عنوان شخصی با آداب معاشرت بالا تلقی می گردد.در جواب تمجید و تعریف استادان خاضعانه ادای احترام نمایید.
11)نظام آراسته باشید:
نظام آراستگی شما در همه ی احوال نشان شخصیت شماست و در همایش ها نمود بیشتری دارد. حضور در همایش ها باید به عنوان مراسم رسمی و دولتی تلقی گردد و از پوشش غیر رسمی و غیر اداری برحذر بود.از در دست داشتن دسته کلید، تلفن همراه و یا تسبیح جدا خود داری نمایید.در مراسم رسمی که با حضور مقامات عالی نظام برگزار می شود کسانی در حال تسبیح خوانی دیده می شوند که جای تامل بسیار دارد. برداشت من این است آنها در حال تسبیح هستند و سخنرانی مقام اول کشور را گوش نمی دهند و این صحیح نیست. حالت دوم این است که آنها در حال بازی کردن با تسبیح هستند که این عذر بد تر از گناه تلقی می گردد.
12. همیشه شان مجلس را در نظر داشته باشید:
گاهی شاید مخاطبان به لطیفه های شما بخندند ولی این نباید شما را به اشتباه بیندازد تا بی محابا هر حرفی را بزنید. خنداندن مخاطبان همیشه نشان موفقیت شما نیست .هدف مراسم را در نظر داشته باشید و در مسیر هدف به ایراد سخنرانی و یا خنداندن مخاطبان اقدام نمایید. در مراسمی که همین اواخر حضور داشتم سخنران مدعوی از سیگار کشیدن خود در توالت سخن گفت. همه خندیدند ولی آثار سخنرانی او بازتاب خوبی در نظر مخاطب به عنوان یک سخنران انگیزشی نداشت. به نظر من سخنان این سخنران تداعی کننده 700 مدل توالت شد و رشته افکار را از هم گسست.
هر اندازه جهان شمول و عالمانه سخن بگویید گاهی اوقات یک کلمه تمام وجهه و لایه های درونی شما را نشان می دهد و در انظار مخاطبان به عنوان یک فرد متفاوت جلوه می نمایید. این کلمات اکثرا منفی ،مبتذل و یا عامیانه هستند.لسان الغیب در دیوان ارزشمند حافظ یک کلمه رکیک نمی آورد .به طور مثال کلمه " خ ر" در دیوان وی دیده نمی شود و هر چه است مضامین دقیق و نکته های ظریف عرفانی است و این باعث شده است تا دیوان حافظ مسحور قلب ها بشود.
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.