آداب دعوت از سخنران

در این جا می خواهم چند نکته در مورد آداب دعوت از سخنران بگویم:
الف) همواره باید در نظر داشته باشید که وقت سخنران ارزشمند است. تدارک یک سخنرانی مناسب وقت زیادی از یک سخنران می گیرد. برای تدارک یک سخنرانی یک ساعته حداقل دو روز وقت لازم است (در بسیاری موارد بسی بیشتر). باید حداقل یک ماه قبل از سخنرانی از سخنران دعوت به عمل آید. چند روز قبل از سخنرانی نیز دوباره برای یادآوری و هماهنگی های لازم باید با سخنران تماس گرفته شود.
ب) باید به سخنران توضیح دهید که سطح معلومات شرکت کنندگان در چه حد است. باید صادقانه و تا حد امکان دقیق برای سخنران توضیح دهید که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و شما انتظار دارید چه نوع معلوماتی پس از شرکت در سخنرانی به دست آورند. نباید از این که این موضوعات را تشریح می کنید احساس خجالت کنید. سخنران (اگر آدم معقول و منطقی ای باشد) از این کار شما استقبال می کند. در واقع بیشتر سخنران ها خود سئوال می کنند که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و انتظار دارند چه چیزهایی یاد بگیرند. این اطلاعات باعث می شود که سخنران مطالب مفیدتری را آماده کند. اگر بخواهیم "کلاس بگذاریم" و سطح معلومات شنوندگان را بالاتر از آن چه که واقعا هست نشان دهیم، سخنرانی را چنان سطح بالا ارائه خواهد کرد که کسی چیزی نخواهد فهمید. اگر بیجا تعارف کنیم و بگوییم ما هیچ نمی دانیم، سطح سخنرانی را چنان ابتدایی تنظیم می کند که حوصله همه سر می رود. صداقت و راستگویی مانند همیشه بهترین در این مورد هم بهترین سیاست است.

ج) باید سئوالات سخنران را قبل از دعوت به دقت پاسخ دهیم. بی پاسخ گذاشتن ای-میل ها و پیغام ها دور از نزاکت است! اگر جواب پرسش او را نمی دانیم باز هم باید جواب او را بلافاصله بدهیم. البته هیچ اشکالی ندارد که بگوییم من هنوز جواب شما را نمی دانم، سئوال می کنم و پاسخ می دهم. اشکالی ندارد که چنین جوابی دهید "با عرض معذرت من حالا نمی توانم جواب دهم چون این روزها سرم شلوغ است. وقتی سرم خلوت تر شد در اسرع وقت پی گیری می کنم." اما ای-میل را بی پاسخ نگذارید. شخص باید بداند آیا شما ای-میل را دیده اید یا خیر. بی تکلیف نگاه داشتن او به معنای عدم درک ارزش وقت وی و بی نظمی و بی مسئولیتی است. اگر بناست این سخنرانی سرآغاز یک همکاری جدی شود، جواب ندادن ای-میل و یا دیر جواب دادن او را از همراهی و همکاری دلسرد می کند.
د) در تعیین زمان سخنرانی تا جایی که امکان انعطاف نشان دهید تا برای سخنران زحمت کمتری پیش آید.
 

دو نکته ی دیگر درباره دعوت از سخنران

ممکن است علاقه مند باشیم که سخنرانی دعوت کنیم که محل اقامت او بسیار دور است و ما بودجه کافی برای پرداخت هزینه سفر او نداریم (یا اصلا هیچ گونه بودجه ای برای پرداخت هزینه سفر نداریم). بسیار مرسوم است که در این موقع به سخنران ای-میل می فرستند و می گویند که ما علاقه مند به شنیدن سخنرانی او در فلان موضوع هستیم. به او می گویند اگر شما به این نزدیکی ها تشریف می آورید خیلی ممنون می شویم که به موسسه (مدرسه، دانشگاه، پژوهشگاه و...) ما نیز تشریف بیاورید و سمیناری ارائه دهید. می توانید از او بخواهید که درصورت قصد سفر به نزدیکی ها ی محل موسسه شما به شما خبر دهد. این کار خیلی مرسوم است. مثلا خیلی از همکاران در اروپا به من ای-میل می فرستند و می گویند در صورتی که به اروپا می آیی به ما خبر بده. ما بودجه کافی برای پرداخت هزینه سفر تو را از ایران نداریم ولی هزینه سفر تو را در داخل اروپا تقبل می کنیم.
نباید به خاطر کمبود امکانات مالی از دعوت سخنران شرمنده باشیم. اما وظیفه داریم شرایط را و این که چه مقدار از هزینه را می توانیم پرداخت توضیح دهیم تا سخنران خود بتواند تصمیم بگیرد و ببیند آیا می تواند ترتیبی دهد که با هزینه کم سفر را امکان پذیر سازد یا خیر.

گاهی اوقات اتفاق می افتد که یک شخص یا موسسه هزینه سفر شخصی را می بپردازد و ما هم علاقه مند هستیم که از فرصت استفاده کنیم و بخواهیم در کنار آن، برای ما هم سمینار ی ارائه دهد. این کار علی الاصول کار خوبی است اما باید با هماهنگی میزبان اصلی که هزینه ها را تقبل کرده و
زحمت هماهنگی ها را کشیده (بله! همه ی این هماهنگی ها وقت و فکر زیادی می گیرند) باشد. در غیر این صورت یک نوع حقه بازی و دودوزه بازی است. از آن نوع دودوزه بازی هایی است که تنها یک آدم کم هوش به دنبال آن می رود. چرا؟! خوب واضح است! آن سخنران از راه دور می آید چند روزی می ماند و آن گاه می رود. اگر با این دودوزه بازی ها آدم، همکار و یا آشنایی را که در همسایگی خود است آزرده سازد، در دراز مدت خود ضرر می بیند.
دعوت یک سخنران -به خصوص سخنران خارجی- (به خصوص مسن)، صدها مسئولیت دارد. اگر تصادف کرد میزبان باید برود مسایل را حل کند. اگر مریض شد همین طور. اگر پاسپورت ومدارکش را گم کرد همین طور. اگر کیف پول او را زدند باز همین میزبان باید برود و پی گیری کند. امیدوارم این توضیحات روشن کند چرا یک نفر که همه زحمت ها و هزینه ها و مسئولیت ها را بر عهده می گیرد انتظار دارد برای دعوت مهمان او به جای دیگر با او هماهنگی شود. در واقع در این گونه هماهنگی ها مشخص می شود که هر کس کدام بخش از مسئولیت را بر عهده می گیرد. آیا میزبان اصلی برای مهمان برنامه ی دیگری دارد یا ندارد و....
 
منبع :