رهنمودهای اجرایی برای برگزاری كنفرانس خبری
رهنمودهای اجرایی برای برگزاری كنفرانس خبری:
1 ـ میكروفون ها باید قبلاً تنظیم شده و آزمایش شوند.
2 ـ به اندازه كافی صندلی در سالن پیش بینی شود به شكلی كه هر شخص بتواند به‌راحتی پاسخگو را ببیند و حرفهای او را بشنود .
3 ـ محل پاسخگوی سئوالات باید كمی نسبت به خبرنگاران بلندتر باشد. وجود یادداشت و ظرف آب ضروری است.
4 ـ نور سالن كنفرانس باید در همه جا به حدی باشد تا هر كس بتواند نوشته ای را بخواند و یا یادداشت بردارد.
۵ ـ لوازم التحریر از قبیل خودكار، مداد و كاغذ از هر نوع و به اندازه كافی باید پیش بینی‌شده و در دسترس باشد.
6 ـ جریان كنفرانس از ابتدا تا انتها باید توسط ضبط صوت ضبط گردد.
7 ـ لیستی از خبرنگاران كه در كنفرانس حاضرند و مطبوعاتی كه نماینده آن هستند تهیه شود.
8 ـ از آنجائیكه برای رسانه های همگانی عكس اهمیت زیادی دارد چنانچه لازم باشد چند دقیقه اول به خبرنگاران عكاس فرصت داده شود كه عكس های دلخواه خود را از هر زاویه ای كه مایلند بگیرند.
9 ـ محلی برای استقرار دوربین تلویزیونی، چنانچه در برنامه منظور شده پیش بینی شود.
10 ـ چنانچه بنا به دلایلی مصاحبه اختصاصی با یك رسانه پس از كنفرانس پیش بینی‌شده است نباید اطلاعات و خبر بیشتر از آنچه كه در كنفرانس خبری بیان و اعلام گردیده در اختیار این رسانه قرار داد.
11 ـ با ارسال نامه ای به دفتر رسانه های همگانی كه خبرنگارانشان را به كنفرانس اعزام داشته بودند از آنها تشكر كنید.
كنفرانس خبری :
شخصی كه برای عده ای سخنرانی می كند یك ارتباط دو جانبه بر قرار می سازد مخاطبین پیامهای او را دریافت می كنند و آنرا یا می پذیرند یا رد می كنند و در طول سخنرانی با گوینده وارد گفتگو نمی شوند. تنها در انتهای سخنرانی احتمالاً سئوالاتی رامطرح می نمایند. كنفرانس خبری عبارت از آن شكل از تاكتیك گفتاری است كه ازطریق آن اخبار، اطلاعات و عقاید گوینده به سرعت از طریق رسانه های همگانی به‌اطلاع عموم می رسد. از نقطه نظر روابط عمومی كنفرانس خبری یك اقدام مثبت و مساعد است كه روابط‌عمومی با توجه به حضور نمایندگان وسایل ارتباطی می توانند طرحها، اقدامات و نظرهای خود را بیان نماید.
برنامه ریزی و اداره یك كنفرانس خبری:
پس از اینكه فكر كنفرانس خبری از ذهن مدیر مؤسسه و یا مسئول روابط عمومی گذشت باید با دقت به این سئوال اصلی پاسخ دهد كه آیا برپایی كنفرانس خبری ضرورتی دارد یا نه؟ در پاسخ به این سئوال باید توجه كرد چنانچه خبری به مفهوم رسانه های همگانی دارید دایر كردن كنفرانس خبری ضرورت دارد و در غیر اینصورت چنین كاری نكنید. اگر خبرنگاران در محل كنفرانس حاضر شده و با اعلام خبری مواجه نشوند و یا مشتی تبلیغات بشنوند و با دستی خالی به محل كار خود باز گردند ارتباط بین مؤسسه و رسانه ها تیره خواهد شد و فرصت های آینده از روابط عمومی مؤسسه گرفته می شود و كنفرانس‌خبری بعدی نیز در بین نخواهد بود. اگر خبر در حد یك كنفرانس خبری اهمیت ندارد مسئول روابط عمومی با تجربه و باهوش آنرا بصورت یك اطلاعیه خبری تهیه و در اختیار رسانه های همگانی قرار می دهد و با پیگیری، فرصت درج و پخش آنرا فراهم می آورد. یك كنفرانس خبری باید به دقت برنامه ریزی شود . دعوتنامه ای باید تهیه و حداقل یك‌هفته قبل از تاریخ برگزاری كنفرانس به رسانه های همگانی ارسال شود. باید دقت كرد برای همة وسایل ارتباطی و سازمان هایی كه به خبر علاقمند هستند فرستاده شود . همراه با دعوتنامه بهتر است مطالب اطلاعاتی و خبری فرستاد تا مسئولین رسانه ها نسبت به خبر آگهی قبلی پیدا كنند و خبرنگار مناسب را به كنفرانس اعزام دارند. در دعوتنامه باید زمان مكان و شخصی كه به سئوالات پاسخ می دهد معین گردد. در طول كنفرانس خبری چنانچه سئوالی از سوی خبرنگاری پرسیده شود كه به دلایلی پاسخ گویی به آن مصلحت نباشد باید با خونسردی و نزاكت كامل گفت من مطمئن هستم‌تأیید خواهید فرمود كه پاسخ به این سئوال و انتشار این خبر از اسرار است چنانچه كسی‌به سئوالات پاسخ می دهد عصبانی شده و یا با بی اعتنایی و یا بدبینی رفتار نماید مطمئن باشید كه خبرنگاران نیز متقابلاً همین احساس و رفتار را در پیش می گیرند و فضای بی‌اعتمادی حاكم بر كنفرانس، نتیجه را فاجعه آمیز می كند.
راهنمایی های عملی زیر به كسی كه به سئوالات پاسخ می دهد كمك می كند تا با بهترین شكل جریان كنفرانس راكنترل و هدایت كند.
1 ـ هرگز مطلبی را اعلام نكنید و بعد از خبرنگاران بخواهید كه آن را در رسانه ها پخش و درج نكنند.
2 ـ هرگز به سئوالات پاسخ دروغ ندهید. اگر در برابر پرسشی قرار گرفتید كه پاسخ آنرا نمی دانید و یا نمی خواهید بیان كنید بهترین راه این است كه مؤدبانه بگویید « در این‌مورد نظری ندارم »
منبع :
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.