پایه ها و پویه های یک سخنرانی خوب : مدیریت پرسش ها و پاسخ ها (1)
پایه ها و پویه های یک سخنرانی خوب
مدیریت پرسش ها و پاسخ ها (۱)
بسیاری از سخنرانی های خوب با مدیریت ضعیف سخنران بر پرسش های مخاطبان پس از سخنرانی ، خراب شده اند . یاد بگیرید با پرسش های نامناسب و مشکل در طول سخنرانی خود ، مقابله کنید تا هر پرسشی از شما می شود ، با اعتماد به نفس ، توانائی اداره آن را داشته باشید .
به خوبی آماده شوید
این مهم است که شما در سخنرانی خود کاملا آماده باشید که هر پرسشی را که توسط مخاطبان طرح می شود ، بتوانید پاسخ دهید . راز موفقیت دراین کار ، تحقیق دقیق و باز نویسی است . زمانی که شما پاک نویس سخنرانی خودرا تمام کردید ، آن را چندین دفعه به طور کامل بخوانید . به هر پرسش پاسخ داده نشده ای که به نظرتان می رسد توجه کنید و سعی کنید هرفاصله ای را پرکنید . سپس سخنرانی خودرا برای دوستان یا همکاران خود بخوانید و ازآن ها بخواهید هرپرسشی دارند ، طرح کنند . درزمان مقابله با نکات آن ها ، اطلاعات اضافی لازم را هر جا لازم است اضافه کنید . مراقب باشید که علیرغم این آمادگی ، ممکن است مخاطبی باشد که یک پرسش نامناسب بپرسد که شما به آن فکرنکرده باشید .
با اعتماد به نفس ظاهر شوید
درست همانطور که یک سخنرانی خوب می تواند توسط یک بخش پرسش و پاسخ ضعیف تخریب شود ، یک سخنرانی متوسط می تواند توسط یک اجرای توأم با اعتماد به نفس در انتها نجات یابد . به پرسش ها ، به بلندی ، وضوح و مختصری به شیوه سخنرانی پاسخ دهید . این مطلب به خصوص زمانی مهم است که مجبورید بنشینید یا به محل دیگری برای پاسخ دهی بروید . اگر مناسب است ، درزمان پاسخ به پرسش ها بایستید و سطح صدای خودرا یکسان حفظ کنید . با دست های خود بازی نکنید و یا اززبان بدن منفی مانند دست به سینه ایستادن استفاده نکنید که ممکن است به شما حالت تدافعی بدهد .
مدیریت پرسش هارا در اختیار بگیرید
هرگز به بیش از یک نفر اجازه ندهید دریک زمان صحبت کند . در غیر این صورت ، موقعیت ممکن است به سرعت از کنترل خارج شود . برای مخاطبان توضیح دهید که شما فقط دریک زمان قادر به پاسخگوئی به یک سؤال هستید " اگربتوانیم سؤال نفراول را اول بشنویم بعد بلافاصله پس ازآن به پرسش نفردوم بازخواهیم گشت " . هرگز به بحث طولانی جنبه های جزئی سخنرانی خود کشیده نشوید . اگر با مباحث ، بیش از حد درگیرشوید ، ترتیبی بدهید که بعد از اتمام بحث ، آن را ادامه دهید .
پرسشگررا شناسائی و اداره کنید
پرسشگرها در هیئت های متفاوتی ظاهر می شوند . بنابراین مهم است که قادر به شناسائی و اداره صحیح آن ها باشید . آن هائی که مایل به جلب توجه هستند ، سعی می کنند وانمود کنند بیش از شما می دانند درحالی که آن هائی که بی هدف هستند ، دراطراف موضوع سرگردانند و هرگز به نظر نمی رسد سؤال مستقیمی بپرسند . هرمورد ، شیوه مدیریت خاص خودرا دارد . کسی را که بی هدف است با گفتن این جمله به اصل مطلب بازگردانید : " این نکته خوبی است و سؤالی را دررابطه با ... برمی انگیزد " . اگر با کسانی که مایل به جلب توجه هستند مخالفت شود ، ممکن است دردسر ایجادکنند . بنابراین ، درتمام موارد ، با آن ها مؤدبانه رفتار کنید .
انواع پرسش هائی که از مخاطبان انتظار می رود
پرسش های مشخص و به خصوصی وجوددارند که همواره دربخش پرسش و پاسخ تکرار می شوند . یادبگیرید آن هارا تشخیص دهید که درنتیجه می توانید با آن ها بطور موفقیت آمیزی برخورد کنید :
- سؤال جمع بندی : " چیزی که به نظر می رسد شما می خواهید بگوئید این است ..... درست گفتم ؟ " . اینگونه پرسش ها ، کوششی برای پیشی گرفتن از سخنران است .
- سؤال مستقیم : " می توانید در مورد امکانات ارائه شده توسط خودتان در .... صحبت کنید ؟ " این یک درخواست صریح اطلاعات است .
- سؤالات من و مال من : " وقتی مادر من امتحان کرد نتیجه عکس داد . شما این را چطور توضیح می دهید ؟ " . تجربیات شخصی معمولا نکته ای ایجاد می کنند .
- سؤال دکارتی : " چگونه می توانید بگوئید x درحالی که هنوز روی y پافشاری می کنید ؟ " دراینجا منطق برسخنران غلبه می کند .
- سؤال عصبی خام : " چه زمانی می خواهید به سطح سال .... برگردید " این یک دام طبیعتا ضعیف است .
- سؤال کاملا مربوط به موضوع : " با دوست خوب من ( یکی از شخصیت ها ) درباره این مشکل صحبت کرده اید ؟ " نام بردن اشخاص معروف ، معمولا سبب دوام قدرت می شود .
نکته های دیگر ...
- تمرین کنید به پرسش هائی که بالبداهة توسط دوستی ازشما پرسیده می شود ، پاسخ دهید .
- هرچه آهنگ صدا یا قصد پرسش کننده باشد ، شما خونسرد باقی بمانید .
- بخش پرسش و پاسخ می تواند به اهمیت خود سخنرانی باشد .
- درزمان جستجوی کامل متن سخنرانی ممکن است اغلب سؤالات را پیش بینی کنید .
- اغلب پرسش هائی که توسط مخاطبان پرسیده می شود ، قصد کلی دارند و نبایستی شخصی تصور شوند .
- عصبی بودن ممکن است شمارا به واکنشی پرخاشگرانه اغوا کند . همیشه قبل از صحبت کردن به پاسخ خود فکرکنید .
- بعضی سؤالات نیاز به توضیح توسط پرسشگردارند .
- سؤالات بایستی همیشه دریک زمان پاسخ داده شوند .
- با گفتن " نکته خوبی بود " پرسشگر خجالتی یا عصبی را تشویق کنید .
- سؤالات خشن را به پرسشگر یا به مخاطبان ، ارجاع دهید .
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.