پایه ها و پویه های یک سخنرانی خوب

مدیریت پرسش ها و پاسخ ها (2)

درمورد هرسؤالی که از شما پرسیده می شود ، لحظه ای کوتاه فرصت دارید که آن را تجزیه و تحلیل کنید . آیا از شما خواسته شده که سخنرانی خودرا خلاصه کنید ؟  آیا این یک درخواست ساده برای اطلاعات بعدی موضوع شماست ؟ آیا به سوی یک دام کشیده می شوید ؟ برخی افراد بیشتر مایلند نکته ای را بیان کنند تا پرسشی را طرح کنند . اگر نظر آن ها مثبت است و بحث شمارا تقویت می کند ، مؤدبانه است که آن هارا تصدیق کنید اما اگر نکته نامربوط است از مخاطب تشکرکرده و به پرسش بعدی بروید .

زمان به دست بیاورید

اگر شما خودتان را درحالی یافتید که با پرسش های مشکل به خصوصی مواجه هستید ، خونسرد باقی بمانید و به خودتان فرصت کوتاهی بدهید تا پیش از پاسخ دادن به دقت فکرکنید . زمانی که با سؤالی مواجه می شوید که نیاز به فکرکردن دقیق دارد ، نترسید که به یادداشت های خود برگردید و به مخاطبان خود بگوئید دارید چه کاری انجام می دهید . اگر لازم است از یک تاکتیک طفره رفتن ازقبیل نوشیدن جرعه ای آب ، سرفه کردن و امثال این ها استفاده کنید . این کارها به شما کمک می کند از وضعیتی که درآن به نظر می رسد کلمات را گم کرده باشید ، رها شوید .

به سؤالات قابل پاسخ ، پاسخ دهید

پاسخ های استانداردی وجوددارند که شما می توانید درپاسخ به سؤالات دشوار استفاده کنید . اگر پاسخی را نمی دانید ، سعی کنید پاسخی رضایت بخش ارائه کنید که نشان دهد شما نسبت به سؤال بی اعتنا نیستید . اگر یک پرسشگر پافشاری می کند ، سؤال را به مخاطبان بازخورد دهید .

نمونه هائی از عبارات برای قانع کردن مخاطب

-        " من پاسخ را نمی دانم ولی می توانم برای شما پیدا کنم و با شما تماس بگیرم "

-         " من نیازدارم روی این یکی فکرکنم . می توانم کمی دیرتر به این پرسش پاسخ دهم ؟ سؤال بعدی لطفا . "

-         " مطمئن نیستم پاسخ این سؤال را بدانم . شاید بتوانم بعد از جلسه در مورد آن بحث کنیم "

-         " حقیقتا پاسخ صحیح یا غلطی دراین مورد وجودندارد ولی عقیده شخصی من این است ... "

با برنامه های پنهان مقابله کنید

از سؤالات از پیش طراحی شده برای نشان دادن ضعفی جدی در بحث آگاه باشید که سخنران را دستپاچه کرده و به تزلزل می کشد . سؤالاتی که ارتباط ضعیفی با سخنرانی شما دارند ، ممکن است صرفا کوششی از جانب یکی از مخاطبان برای مطرح کردن خودش باشد . از طرف دیگر ، این برنامه ها ممکن است از میل و علاقه به خراب کردن اعتبار شما ریشه بگیرد و شمارا ضعیف و کم اطلاع به نظر برساند . سعی کنید چند پاسخ ذخیره در اختیارداشته باشید از قبیل : " من امروز تمایل ندارم این جنبه از موضوع را مطرح کنم " یا : " این یک جنبه مجزاست که من الان وقت بحث کردن درباره آن را ندارم " که کاملا دو پهلوست و فشارروی شمارا کم خواهد کرد .

با مخاطبان صادق باشید

به دلائل متفاوت ، زمان هائی وجوددارند که شما به سادگی پاسخ یک سؤال را نمی دانید . اگر این اتفاق بیفتد ، با مخاطبان صادق باشید . اگر حقایق را نمی دانید ، بهتراست آن را مستقیما اقرار کنید تا سدی دراطراف موضوع ساخته باشید . با جملاتی از این دست پاسخ ندهید : " من این نکته را بعدا خواهم گفت " چون مخاطبان از هرکوششی برای تحمیق آن ها متنفر می شوند و ممکن است شما اعتبار خودرا از دست بدهید . بررسی کنید آیا پاسخ لازم صرفا حقیقی است یا موضوعی از عقیده شخصی است . اگر دومی است شما درزمینه محکم تری قرار دارید . چون می توانید اقرار کنید حقایق را نمی دانید ولی پاسخی مدلل براساس تجربه های قبلی یا نظریات شخصی بدهید .

بداهتا صحبت کنید

گه گاه شما ممکن است ببینید فردی از مخاطبان سؤالی معنی دار مطرح می کند که نیاز به مقدار زیادی بحث پیرامون یکی از جنبه های سخنرانی شما دارد . اگر این بحث مورد علاقه عموم مخاطبان نیست ، از پرسشگر بخواهید با شما بعد از اتمام سخنرانی تماس بگیرد . اما اگر احساس می کنید تمام مخاطبان از شنیدن توضیح جزئیات بیشتر سود می برند – و به حقانیت خودتان اطمینان دارید –  پاسخ پرسشگر را بطور خلاصه و به شیوه سخنرانی ، ارائه کنید . سعی کنید سخنرانی بالبداهه خودرا واضحا سازمان بندی کنید و به روانی بدنه اصلی سخنرانی ، آن را ادا کنید .

نکته هائی دیگر ...

-        سؤالات را به کل مخاطبان پاسخ بدهید نه فقط به پرسشگر .

-         پاسخ دهی به پرسش های مخاطبان می تواند با توضیح دادن بیشتری درمورد اطلاعات اطراف موضوع ، اعتبارشمارا افزایش دهد .

-         مخاطب نیازدارد بداند آیا شما نظر خودتان را ابراز می کنید یا حقایق را ؟

-         این مطلب مهم است که با پرسشگر بدون توجه به این که چقدر فرضیات وی غیرقابل قبول باشد ، به بحث کشیده نشوید .

-         کلیه سؤالات بایستی با احترام و نزاکت اداره شوند .

-         بعضی سؤالات واقعا مشکل ، ممکن است لازم باشد مورد تحقیق قرار بگیرند و در تاریخی دیرتر ، پاسخ داده شوند .

-         با اطلاعات وسیع خود به مخاطبان غلبه کنید .

-         مراقب باشید با مخاطبان ، ارباب منشانه برخورد نکنید .

 یک یا دو پاسخ پرطول و تفصیل را پیش تر برای پرسش هائی که مطمئن هستید پرسیده خواهند شد ، آماده کنید .