راهنمای پاورپوینت پرزنتیشن (۲)
راهنمای پاورپوینت پرزنتیشن (۲)
نکاتی برای تمرین مؤثر
تمرین زمان‌بندی پرزنتیشن
تمام پرزنتیشن را حرف بزنید تا ببینید برای هر اسلاید چه مدت زمان صرف می‌کنید.
با تنظیم پاورپوینت بر روی عبور اتوماتیک می‌توانید زمانی را که می‌خواهید صرف بحث درهر اسلاید شود تنظیم کنید.
آیا شما به درستی زمان را برای هر اسلاید صرف می‌کنید؟ تصمیم بگیرید که کدام اسلایدها یا نظرها به تغییر نیاز دارند تا پرزنتیشن سر راست‌تر شود.
عبور اتوماتیک را به طور جداگانه برای اسلایدها به منظور فیکس کردن مقدار زمانی که هر کدام نیاز دارد تنظیم کرده و دوباره تمرین کنید. آیا شما هنوز در زمان محدودیت دارید؟
اگر می‌خواهید ویژگی تنظیم عبور خودکار اسلایدها را حذف کنید تصمیمش را قبل از پرزنتیشن بگیرید.
محتوا
فهرستی از لغات‌ها ومفهوم‌های کلیدی هر اسلاید درست کنید.
تمام فهرست را قبل از شروع بخوانید.
سعی نکنید که متن‌‌تان را حفظ کنید؛
کلمات شما احتمالا هر بار که تمرین کنید متفاوت خواهند بود.
درباره‌ی ایده‌ها فکر کنید، کلمات به طور طبیعی خواهند آمد.
ارائه بحث
پیش آمادگی برای پرزنتیشن
به نوعی برنامه‌ریزی کنید که چند دقیقه زودتر در محل باشید تا ابزارها را تنظیم و آزمایش کنید.
لباس مناسب و متناسب با مخاطب‌تان بپوشید.
تلفن همراه را خاموش کنید.
بروشور
Edvard Tufte کارشناس برجسته تکنیک‌های بصری ارائه ، توصیه می‌کند که سخنرانان همیشه یک بروشور برای ارائه پرزنتیشن پاورپوینت آماده کنند.
معمولا حدود ۱۰٪ بیشتر از آن‌چه شما انتظار دارید بروشور آماده کنید.
بروشورها را در شروع سخنرانی توزیع کنید.
مقدمه
سراغ مسئله بروید و شروع کنید.
گفته‌ای را که برای مقدمه تمرین کرده‌اید ارائه کنید؛ نخواهید فی‌البداهه چیزی بگویید.
از مقدمه برای جلب علاقه‌مندی و توجه مخاطب استفاده کنید.
به طور خلاصه مسئله یا موضوعی را که می‌خواهید به بحث بگذارید بیان کنید.
خیلی کوتاه تم‌های اصلی برای هر ایده یا راه حل را جمع‌بندی کنید.
سخنرانی
با ملایمت و طبیعی صحبت کنید.
با صدای رسا صحبت کنید.
به طور واضح و شمرده صحبت کنید.
اطلاعات ضروری را تکرار کنید.
یک مکث کوتاه بدهید تا مخاطب وقت داشته باشد اطلاعات هر اسلاید را هضم کند.
لازم نیست هر اسلاید را با صدای بلند بخوانید، مخاطب سریع‌تر از شما آن را می‌خواند.
اگر در نظر دارید که برای تاکید بر نکات کلیدی در طول پرزنتیشن بر روی اسلایدها بنویسید، از پیش تمرین کنید. برای انتخاب ابزار نوشتن از رایت کلیک استفاده کنید.
زبان بدن
ارتباط چشمی با مخاطب را حفظ کنید.
از اشاره‌های طبیعی استفاده کنید.
پشت‌تان را به طرف مخاطب نکنید.
خودتان را پشت میز پنهان نکنید.
از نگاه کردن به یادداشت‌ها پرهیز کنید. از آن‌ها فقط به عنوان مرجع برای دنبال کردن مطالب استفاده کنید. حرف بزنید، روخوانی نکنید.
پرسش‌ها
همواره زمانی را برای تعدادی سوال در انتهای سخنرانی باقی بگذارید.
اگر شما در طول سخنرانی هم اجازه پرسش می‌دهید، زمان پرزنتیشن در حدود ۲۵٪ بیشتر از تمرین طول خواهد کشید.
شما با تایپ کردن شماره یا رایت کلیک در خلال پرزنتیشن و انتخاب از تیتر اسلایدها می‌توانید به طور مستقیم اسلایدی را انتخاب کنید.
راحت باشید. اگر شما پژوهش را انجام داده‌اید جای نگرانی نیست و راحت به سوالات پاسخ خواهید داد.
بعضی پرسش‌ها خیلی خاص یا شخصی هستند، محترمانه از پاسخ دادن به آن‌ها خودداری کنید.
اگر نمی‌توانید به سوالی جواب دهید، بگویید. چیزی بگویید. عذر خواهی نکنید. مثلا: ” این اطلاعات را ندارم. اما سعی می‌کنم آن را برای شما فراهم کنم.”
مدت
برای تمام کردن در زمان دقیق باید تمرین کنید.
وقتی تمرین می‌کنید، سعی کنید زودتر تمام کنید. شما نیاز دارید زمانی را به وقفه‌ها و پرسش‌های مخاطبان اختصاص دهید.
رفتار
خودتان را با شور و شوق نشان دهید. هیچکس دوست ندارد به یک پرزنتیشن خسته‌کننده گوش کند. از طرف دیگر، زیاده روی نکنید. حرف زدن و رفتار هیچکس در زندگی واقعی با شیفتگی مفرط نیست . چطور دوست دارید ایده‌های‌تان را برای یک دوست شرح دهید؟
مخاطب را درگیر نگه دارید، سوال کنید، ارتباط چشمی برقرار کنید، از طنز استفاده کنید.
سر و صدا و حرکات مخاطبان تمرکزتان را بهم نزند.
یکی دو نکته‌ی جزئی را فراموش کرده‌اید. مهم نیست برای همه پیش می‌آید.
اگر به طور موقت رشته کلام از دست‌تان در رفته است می‌توانید از مخاطبان بپرسید سوالی ندارند و از این طریق زمانی برای ریکاوری بدست آورید.
نتیجه‌گیری
به طور مختصر مفاهیم کلیدی و ایده‌‌های اصلی پرزنتیشن را جمع‌بندی کنید.
در برابر وسوسه اضافه کردن چند کلمه فی‌البداهه در آخر مقاومت کنید.
سخنرانی را با بیان خلاصه یا سوالی که ازپیش آماده کرده‌اید تمام کنید. چه کاری می‌خواهید آن‌ها برای‌تان انجام دهند؟ چه چیزی را می‌خواهید آن‌ها به یاد بیاورند؟
جایگزینی‌هایی برای “سوالات” در نظر گرفته‌اید؟ برای اسلاید نهایی. خلاصه‌ای از نکات کلیدی، یک کارتون، لوگوی گروه، یا لوگو شرکت ممکن است قوی‌تر به نظر برسد.
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.