چگونه خوب و رسا صحبت کنیم
چگونه خوب و رسا صحبت کنیم
یکی از دغدغه های مهم افراد در زندگی شخصی و کاری این است که چگونه صحبت کنیم که بهترین تاثیر گذاری را داشته باشد. به عبارتی در زندگی همه ما مواقعی وجود دارد که باید در حضور چند نفر راجع به مسئله ای صحبت کنیم. ممکن است این صحبت در جلسه یا کنفرانسی باشد که رسمیت داشته باشد و ممکن هم هست که در یک جمع خانوادگی یا در محیط کار بخواهیم برای دوستان یا همکارانمان صحبت کنیم. اگر مهارت های لازم را در این زمینه داشته باشیم ، قطعاً روند کار با موفقیت بیشتری انجام می شود و به نتایج بهتری می رسیم.
آیا ربطی بین سخن گفتن و موفقیت و محبوبیت، می بینید؟
یک کارمند بخش تبلیغات:
صحبت کردن ارتباط مستقیمی با کار دارد. اینکه چه بگویم، چطور بگویم و یا به قول معروف از چه دری وارد شوم تا بتوانیم برای موقعیت کاری ام، به نتیجه ای دلخواه برسم.
نوع صحبت، در کاری که دارم بسیار مهم است. اینکه چگونه موارد لازم و ظریف را رعایت کنم یا لحن در هنگام گفتن یا خواندن مطلب، با توجه به نوع و تفاوت آنها چگونه باشد و خیلی نکات دیگری که متاسفانه خیلی افراد از آنها کاملاً بی خبر و بی اطلاعند و فکر می کنند که خوب، گویندگی خیلی آسان است. به همین علت هم است که گفتار خیلی ها در حال حاضر به دل دیگران نمی نشیند.
.یک کارمند آژانس مسکن:
صحبت کردن انسان، نمونه بارز شخصت اوست. حال این شخصیت ممکن است بنا به مقتضای پیش آمده، متفاوت باشد. مثلاً خود من، از زمانی که در آژانس مسکن مشغول به کار شدم، فهمیدم باید نوع صحبت کردنم را کمی تغییر بدهم. چرا؟ برای آنکه بتوانم در دل مشتری رخنه کرده و با جذابیت کلمه و نفوذ کلام، به او نشان دهم که آژانس درستی را برای یافتن ملک مورد نظر، انتخاب کرده است!!
یک فروشنده:
به نظر من حرف اول را در فروشندگی، زبان شیرین و به قول بعضی ها، چرب و نرم می زند. آقا و خانم هم ندارد. شما باید طوری با مشتری صحبت کنید که او دست خالی از مغازه بیرون نرود. پس می بینید که صحبت کردن چقدر مهم است، حتی بارها در روزنامه ها خوانده ایم فلانی آن قدر زبان شیرین و چرب و نرمی داشت و آنقدر زیبا و در ظاهر منطقی صحبت می کرد که تمام اطرافیانش را شیفته خود می کرد و در نهایت آنها را فریب می داد تا به چیزهایی که می خواهد برسد! البته این گونه افراد که از هنر صحبت کردن در موارد منفی و ریاکارانه بهره می برند، افراد خوبی نیستند، چون به نظر من، هنر صحبت کردن هم از آن چیزهایی است که باید مقدس شمرده . ساعت های مدیدی را صرف صحبت کردن، داستان سرایی، جر و بحث، تدریس و گاهی هم با خود حرف زدن می کنیم! در عین حال ساخت و ادای جمله، لحن و صوت ما به هنگام سخن گفتن و نحوه بیان و چگونگی سخن گفتن را نیز می توان از موارد مستقیم و مربوط به صحبت کردن دانست. چرا که تمامی موارد یاد شده در جذب مخاطب یا مخاطبان ما نقش مهمی داشته و می تواند قدرت ما را به عنوان معیاری کاملاً واضح برای آنکه متوجه شویم ، مخاطب ما تمایل به ادامه صحبت دارد یا خیر را مشخص نماید.
ر این مطلب, كه خلاصه‌ای از كتاب «چگونه صحبت كنیم, تا به ما گوش دهند»، نویسنده آن یعنی «خانم سونیا هلمن»، روشهای علمی را برای شناخت و درك هر شنونده‌ای را اعم از اینكه یك نفر یا بیشتر باشد با ارائه مثال‌های بخصوص به شما بیان می‌كند.
الف) مكالمات یا جلسات دو نفره:
ـ در یك مكالمه دو نفره, قدم اول در ارتباط برقرار كردن, سلام و احوالپرسی و معرفی خودمان می‌باشد ـ حال قدم بعدی, طرز ارتباط برقرار كردن در محیط كار است و نكته اصلی این است كه چطور می‌توانیم خود را علاقمند به گوش دادن بكنیم.
ـ یك لحظه تصور كنید كه برای ارائه یك طرح مهم خود را آماده یك گفتگو می‌كنید:
چطور شروع به طرح‌ریزی می‌كنید, آیا اینطور نیست كه با كلمه من شروع می‌كنید, آیا با خود نمی‌گویید من شروع می‌كنم به گفتن فلان مطلب, بعد به آنها فلان چیز را می‌گویم و ….
ـ واقعیت این است كه اگر می خواهید دیگران را تشویق و ترغیب كنید, اگر می‌خواهید آنها را مطلع سازید یا تغییرشان دهید, هر دوی شما, یعنی هم فرستنده پیام و هم گیرنده آن باید فعالانه درگیر گفتگو شوید, در واقع ارتباط واقعی یعنی یك گفتگوی فعالانه, وقتی شما مطلبی را می‌گویید, انتظار دارید كه شنوندگان واقعاً مجذوب و درگیر صحبت‌های شما شوند, نكته مهمی كه باید بدان توجه كنید این است كه گوش دادن اصولاً كار خیلی مشكلی است, بنابراین مستلزم یك تلاش متمركز است.
دریافت‌كنندگان صحبت‌های شما همیشه متمایل به گوش ندادن هستند وعلاقه دارند غرق افكار خود شوند و معمولاً همیشه این سؤال را از خود می‌پرسند كه چرا باید گوش بدهم, بنابراین مشكل واقعی در صحبت كردن اینست كه:
«توجه شنوندگان را به خود جلب كرده و آنها را از افكار خودشان دور سازید»
ـ اما این كار را چگونه انجام دهیم؟ با درك و تمركز روی آنچه كه شنونده‌های شما آنرا مهم می‌دانند, این كار شدنی است, اگر نتوانید شنونده خود را به موضوع حساس كنید, هیچوقت روی صحبت‌های شما متمركز نخواهند شد, برای سازگار كردن شنونده‌های خود باید رفتارهایی را در خود تقویت كنید كه احتمالاً در بدو كار بر خلاف رویه شخصی و عقاید پایه‌ای شما باشد.
ـ روشهای انتقال پیام:
اكنون به روشهای منتقل كردن پیام‌های خود به وسیله متقاعد كردن شنوندهها چه یك نفر و چه بیشتر شروع می‌كنیم:
ابتدا ما باید بدانیم یك عامل بزرگ وجود دارد كه پاسخ این سؤال را تعیین می‌كند كه چرا باید گوش بدهم؟
این عامل «علاقه به خود» است, علاقه به خود در مركز آنچه كه هر یك از ما را به حركت وا می‌دارد, وجود دارد ـ به سؤالات زیر توجه كنید:
ـ چه چیزی توجه شما را در محیط كار جلب می‌كند؟ كدام برنامه را زودتر انجام می‌دهید؟ و …
جواب این سؤالات همه به دور همان عامل می‌چرخد ـ یعنی «علاقه به خود» ـ هنگامیكه با همكاران خود ارتباط برقرار می‌كنید استفاده از عامل «علاقه به خود» كار مشكلی نیست, چون شما تجارب مشترك زیادی دارید, مثلاً شما خصوصیات و اخلاق همكار یا رئیس خود را كاملاً می‌شناسید.
ـ اینها كلیدهای مهمی هستند جهت بوجود آوردن راهبردهایی برای كنار آمدن با مخاطبین, شما باید حتی راهبردهای ارتباطی خود را در محدوده یك نیاز مشترك بین همه انسانها یعنی «نیاز به قدرت داشتن» طرح‌ریزی كنید, چون, انسانها هنگامیكه احساس می‌كنند قدرتی دارند, بهتر می‌توانند ارتباط برقرار كنند.
ـ تصور كنید, شما خواسته‌اید با یك كارمند زیردست خود جلسه‌ای داشته باشید. شما به راستی از موضع قدرت برخوردارید, اما اگر می‌خواهید یك مكالمه با نتیجه داشته باشید و نه فقط یك برخورد یك طرفه, باید قدرت را تا حدی توازن ببخشید, مثلاً اگر كارمندی در غیاب شما, خود تصمیم به كار گرفته باشد كه نیاز به اطلاع شما داشته است, شما به 2 طریق می‌توانید با او برخورد كنید:
1. آقای محترم, من بارها به شما گفته‌ام در اینجا من هستم كه تصمیم می‌گیرم چه كاری انجام بگیرد و چه كاری انجام نگیرد.
2. من افتخار می‌كنم كه در خدمت شما هستم, فقط خواهش می‌كنم در این كارها, حتی الامكان با دفتر من هماهنگ شود.
ـ همانطور كه می‌بینید, در مثال اول رئیس فقط درصدد به اثبات رساندن قدرتش است, ولی در مثال دوم رئیس ضمن دادن تذكرات لازم, سعی كرد كه بین خود و همكارش, میزان قدرت به توازن برسد.
ـ شما می‌توانید در طول یك جلسه به كارمندان خود اجازه ابراز نظر مخالف دادن را بدهید واو را مطمئن سازید كه صادقانه این اجازه را می‌دهید.
ـ از طرف دیگر نظر به اینكه با چه كسی صحبت می‌كنید, موضوع قدرت ابعاد دیگری بخود می‌گیرد ـ در اینگونه موارد میزان قدرتی كه خود امیدوار هستید بتوانید به كار بگیرید نه تنها بستگی به موضوع و شرایط دارد, بلكه به موقعیت و شخصیت افراد مقابل شما نیز بستگی دارد.
ـ انواع شخصیتهای كاری:
3 شخصیت كاری پایه وجود دارد:
1. انجام دهندهها 2. پیوند دهندهها 3. تأثیرگذاران
1. انجام دهندهها:
این افراد خود برانگیخته و با هدف هستند كه به تشویق دیگران احتیاج ندارند, افراد با این نوع شخصیت فكر می‌كنند كه مناسبترین فردی هستند كه می‌توانند هدف و استانداردهای لازم برای هر كاری را تعیین كنند.
شما به این افراد می‌توانید چنین بگوئید: «من متوجه هستم كه این راه, راه درست انجام دادن این كار است اما یك نكته دیگر هست كه ممكن است كمی به سرعت عمل ما كمك كند به نظر شما چطور است…»
دراین مورد شما به دلیل قبول كردن راه و دستورالعمل انجام دهنده برای انجام پروژه به او قدرت داده‌اید اما در عین حال از دیدگاه خود و احتیاج خود نیز صحبت كرده‌اید وتا حدی برای خود قدرت كسب كرده‌اید.
2. پیوند دهندهها:
بر خلاف این یك رئیس پیوند‌دهنده در صورتی احساس قدرت می‌كند كه مورد احتیاج باشد. به این شخص چنین می‌توانید بگویید: «این پروژه واقعاً ایده جالبی است. خیلی خوشحالم كه شما از من خواستید در گروهتان شركت داشته باشم. ما دارای توانایی و تخصص در این مورد هستیم و مطمئنم می‌توانیم این كار را انجام دهیم …». بار دیگر بوسیله در نظر گرفتن احتیاج پیونددهنده‌ها برای همكاری و كار گروهی, شما موضوعات را بر طبق احتیاج خود برنامه‌ریزی كرده‌اید.
3. تأثیرگذاران:
بالأخره یك رئیس تأثیرگذار كه به جربزه شخصی, اقتدار و كنترل عقیده دارد و به وسط صحنه بودن, عادت دارد ـ به او می‌گوئید «حالا كه شما این گروه را انتخاب كرده و راه انداخته‌اید, گروه ما با تلاش كار را انجام خواهند داد… ممكن است من هم در كارهای این قسمت سهیم كنید, فكر می‌كنم می‌توانم كمك بزرگی باشم».
با این صحبت شما احتیاج تأثیرگذار برای رهبری یك گروه موفق را شناخته‌اید و همچنین قدرت او را برای انتصاب شما به آن پستی كه خود شما ترجیح می‌دهید مورد توجه قرار داده‌اید. ـ هیچكدام از ما همیشه و در تمام موقعیت‌ها, فقط یك شخصیت كاری نداریم ـ اما با این وجود اگر با دقت به شخصیت ذاتی همكاران خود بنگریم, قادر خواهیم بود كه با موفقیت بیشتر با آنها ارتباط برقرار نماییم.
ـ چگونگی موفقیت در ارتباط كاری:
ـ دیدیم كه چگونه می‌توانیم طرف مقابل را در یك برخورد كاری ارزیابی كنیم, حالا برای برداشتن قدم بعدی, برای موفقیت در ارتباط كاری, مطالبی را بیان می‌كنیم:
ـ شروع مطالب جدید را با سؤالی آغاز كنیم: چگونه برای برخوردهای كاری برنامه‌ریزی كنیم؟
بیشتر اوقات برنامه‌ریزی برای یك برخورد كاری, با تنش و فشار عصبی همراه است. در فكر این هستیم كه چه بگوییم؟ و چطور شروع كنیم؟ ابتدا یك تعداد یادداشت می‌نویسیم و بعد آنها را دور می‌ریزیم و دوباره می‌نویسیم.
یك راه خیلی منظم و حساب‌شده اینست كه شما باید با برنامه پیش بروید و همیشه از قبل آماده باشید. هنگامیكه شما در موقعیت یك برخورد كاری قرار می‌گیرید باید انعطاف‌پذیر باشید, باید لحظه را دریابید و بتوانید از راههای مختلف استفاده كنید. اما باید كار را قبل از انجام دادن با یك راهبرد مشخص شروع كنید ـ موقعیت را بررسی كنید و آنگاه برای انجام دادن آماده شوید.
جهت آماده شدن برای هر نوع برخوردی, همانطور كه گفته شد شما باید نیازها و ویژگی‌های طرف مقابل را شناسایی كنید, روش خوب اینست كه بنشینید و سرِفرصت و با دقت به این موضوع فكر كنید ـ همه چیز را یادداشت كنید, این كار از اقدامات نسنجیده شما جلوگیری می‌كند, همچنین شما را از توانمندی‌هایتان برای برخورد با این موضوع آگاه می‌سازد ـ مثالی كه به شما نشان خواهد داد با یك مشكل در محیط كار چگونه برخورد كنید:
ـ اگر یكی از كارمندان شما, گزارش‌هایش را دیر ارسال می‌كند, و هدف شما این باشد كه گزارش‌ها را به موقع دریافت كنید و وی متوجه خطای خود شود شما باید به اهداف كارمند یاد شده توجه كنید برای این كار كافیست به سادگی خود را جای او بگذارید, اگر رئیس شما در یك جلسه به شما اعلام می‌كرد كه گزارش‌های شما همیشه تأخیر دارند, شما چه می‌كردید, احتمالاً شما این موارد را در نظر گرفته‌اید: حفظ موقعیت كار ـ پیشگیری از عصبانیت رئیس و سعی در به موقع تحویل دادن كارها.
اگر شما با كارمند خود خیلی جدی و قاطع صحبت كنید و احتمالاً روی میز مشت بكوبید, كارمند تمركز خود را نسبت به صحبت‌ها و منظور شما از دست داده و بدون شك حالات دفاعی بخود می‌گیرد و بهانه‌‌های مختلف می‌آورد و در نتیجه اهداف هیچكس مورد توجه قرار نمی‌گیرد؛ بجای این كار اگر به وی بگویید: «ببین آقای عزیز, اگر می‌بینی عقب می‌مانی و نمی‌توانی گزارش‌ها را به موقع تحویل دهی, قبل از هر چیز, بیا و موضوع را با من در میان بگذار, به این ترتیب ما می‌توانیم مشكل را با هم حل كنیم», حالا راه درست این بود, شما با این كار به 3 هدف در آن واحد می‌رسید:
1. كارمند را مطمئن كردید كه وی قادر به انجام دادن كار است. 2. وضعیتی ایجاد كردید كه گزارش‌ها دیر نرسند. 3. سوم اینكه با ایجاد یك محیط راحت و صمیمی كارمندتان را بر آن داشتید كه حتماً این كار را انجام دهد.
ـ تقسیم‌بندی روند جلسات دو نفره:
ـ روند جلسات دو نفره اعم از اینكه جلسه با رئیس, كارمند و یا یك غریبه باشد به 4 قسمت تقسیم می‌شود:
1. شروع جلسه 2. تعریف موضوع جلسه 3. اداره كردن روند جلسه 4. پایان یا نتیجه جلسه
1. شروع جلسه:
ابتدا شروع جلسه را بررسی می‌كنیم:
اولین لحظات از هر جلسه از اهمیت خاصی برخوردار است, این مرحله دستگرمی است یعنی زمانی كه فضا و محیطی را كه در آن جلسه ادامه پیدا خواهد كرد, خلق می‌كنید, معمولاً این بخش را باصحبت‌های معمولی و كوتاه شروع می‌كنید.
شاید بهترین راه برای فائق آوردن بر لحظات بلاتكلیفی اول صحبت همین صحبت‌های معمولی باشد, اما چگونه؟ اگر جلسه در دفتر كار طرف صحبت شما باشد, می‌توانید به اطراف نگاه كنید و آنگاه موضوعات مورد علاقه آن شخص را جهت شروع صحبت پیدا خواهید كرد, فرض كنید طرف كوهنورد است (بوسیله دیدن تصاویر كوهنوردی در اتاق و …) در چنین حالتی می‌توانید در مورد كوه و كوهنوردی صحبت خود را شروع كنید, اكنون شما یك امتیاز بدست آورده‌اید بوسیله اثبات اینكه شما دو نفر یك علاقه مشترك دارید.
ـ اگر جلسه در دفتر شما برگزار می‌شود شما می‌توانید صحبت خود را در مورد هوا و پوشیدن لباس‌های مخصوص فصل و … شروع كنید.
ـ جای نشستن نیز در جلسات مهم است. نقاطی در یك اتاق وجود دارد كه احساس‌‌های جداگانه‌ای را به افراد می‌دهد مثل پشت میز و یا جلوی میز نشستن, شما باید سعی كنید موقعیت ضعیف جلوی میز نشستن را برای خود بوجود نیاورید, همچنین نقاطی در اتاق وجود دارد كه در آنها قدرت مساوی پیدا می‌كنید, مثل كنار میز و در كنار كسی كه پشت میز نشسته, اما بهترین نقطه برای نشستن یك نقطه بیطرف است.
2. تعریف موضوع جلسه:
ـ اكنون قسمت دوم برخورد كاری دو نفر یعنی تعریف موضوع جلسه را توضیح می‌دهم:
ـ نكته مهم این جاست كه اگر می‌خواهید طرف مقابل شما, مطالب شما را خوب درك كند باید یك نظم منطقی را دنبال كنید. بهترین راه برای توضیح روند موضوع جلسه, نشان دادن اخبار تلویزیون است, كه چگونه این كار را انجام می‌دهند. كاركنان تلویزیون معمولاً اخبار را در 3 قسمت می‌نویسند:
الف) دورنما یا خلاصه خبر ب) نمای متوسط یا توضیح خبر ج) نمای نزدیك یا تفسیرخبر
ـ خلاصه خبر یا دورنما, نمای آشنایی با موضوع است. گوینده در اینجا به نكات مهم اشاره می‌كند. مثل اینكه یك گُل كامل را به ما نشان دهد.
ـ مرحله بعدی, نمای متوسط است, این حالت, بیننده تلویزیون را بیشتر متوجه می‌كند ـ این مرحله تعدادی از گلبرگها را در اختیار دارد.
ـ بعد, نمای نزدیك است, این قلب اتفاق است, یعنی تك تك گلبرگها با تمام جزئیات. این چیزی است كه ما باید بدان توجه داشته باشیم و در نظر بگیریم.
اداره كردن روند جلسه:
ـ نكاتی به عنوان راهنمایی برای تقویت توضیحات شما, هنگام صحبت و یا سخنرانی؛
شما باید موضوعی را كه مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است را مطرح كنید, ضمناً باید توجه كنید كه سعی در توضیح موضوعی معمولاً با گفتار صرف, كار بسیار مشكلی است. شما می‌توانید ایده‌های خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید, مثلاً: روی یك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب, از اشیاء روی میز مثل خط كش, جا سوزنی, فنجان به عنوان نماد استفاده كنید.
همانطور كه برنامه و نقش خود را با این نمادها می‌سازید, راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید كه برای چیست.
ـ یك نظر دیگر اینست كه ارائه طرح خود را با یك معمای كوچك شروع كنید, این طرز برخورد, طرف مقابل شما را درگیر می‌كند و این حُسن را نیز دارد كه برخورد شما تهاجمی به نظر نیاید.
ـ ممكن است هنگام توضیح دادن یك موضوع, با نظریات مخالف و ناگهانی مواجه شویم, شما باید برای اداره كردن موقعیت در این موقع خود را كاملاً آماده سازید, در چنین مواقعی شما باید ضمن یك برخورد خوب در صدد متقاعد كردن طرف مقابل برآئید و راجع به گفته‌های وی اظهار نظر كنید.
. اداره كردن روند جلسه:
ـ نكاتی به عنوان راهنمایی برای تقویت توضیحات شما, هنگام صحبت و یا سخنرانی؛
شما باید موضوعی را كه مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است را مطرح كنید, ضمناً باید توجه كنید كه سعی در توضیح موضوعی معمولاً با گفتار صرف, كار بسیار مشكلی است. شما می‌توانید ایده‌های خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید, مثلاً: روی یك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب, از اشیاء روی میز مثل خط كش, جا سوزنی, فنجان به عنوان نماد استفاده كنید.
همانطور كه برنامه و نقش خود را با این نمادها می‌سازید, راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید كه برای چیست.
ـ یك نظر دیگر اینست كه ارائه طرح خود را با یك معمای كوچك شروع كنید, این طرز برخورد, طرف مقابل شما را درگیر می‌كند و این حُسن را نیز دارد كه برخورد شما تهاجمی به نظر نیاید.
ـ ممكن است هنگام توضیح دادن یك موضوع, با نظریات مخالف و ناگهانی مواجه شویم, شما باید برای اداره كردن موقعیت در این موقع خود را كاملاً آماده سازید, در چنین مواقعی شما باید ضمن یك برخورد خوب در صدد متقاعد كردن طرف مقابل برآئید و راجع به گفته‌های وی اظهار نظر كنید.
ـ نه تنها شما می‌توانید كلیدها و نكته‌هایی از آنچه طرف مقابل می‌گوید برداشت كنید بلكه از حركات بدن او نیز خیلی دیدگاهها روشن می‌شود, مثلاً می‌توانید بدانید آیا شنونده شما سراپا گوش است و شما می‌توانید به صحبت و ارائه مطلب خود به همان روش ادامه دهید و یا به شما علامت می‌دهد كه فوراً حالت صحبتتان را عوض كنید.
ـ مشكلترین موقعیت در هر جلسه و آنچه از همه بیشتر اتفاق می‌افتد, عصبانیت و تلاش برای كنترل كردن آن است، عصبانیت می‌تواند به آسانی ایجاد شود, هنگامیكه طرف مقابل از قبول نظریه ما كه فكر می‌كنیم بهترین نظریه است, سرباز می‌زند ما عصبانی خواهیم شد, این طبیعی است, اما شما چطور با عصبانیت خود و طرف مقابل برخورد می‌كنید؟
ـ بهترین كار اعتراف به عصبانیت است, اگر عصبانی هستید می‌توانید از كلماتی اینچنین استفاده كنید: (این واقعاً من را ناراحت می‌كند چون …)
ـ از طرف دیگر, اگر طرف مقابل نمی‌تواند به عصبانیت خود اعتراف كند ولی شما آن را می‌بینید, در آن صورت می‌گویید: «می‌بینم كه ناراحتی, می‌توانی به من بگویی چه چیزی اینجا ناراحتت می‌كند؟»
ـ این كلمات ساده به همه كمی اجازه می‌دهد كه با عصبانیت روبرو شوند, آن را به طریقی خالی كنند و آرام گیرند و بعد مكالمه را به جهت سازنده‌ای پیش برد.
4. پایان یا نتیجه جلسه:
ـ تا اینجا راجع به 3 قسمت برخورد دو نفره صحبت شد. حالا به قسمت آخر این بحث می‌پردازیم:
ـ اگر جلسه مال شما بود با روش حساب شده آن را تمام كنید. یكی یكی همه موارد مطرح شده را از بالای فهرست خود بررسی كنید و هرآنچه را كه تصمیم گرفته شد یا قرار است تصمیم‌گرفته شود مرور كنید. در قسمت آخر جلسه, مطمئن شوید كه همه صحبت‌های خود را كرده‌اید, بدون توجه موافقت نكنید, بعضی اوقات این بهترین موقع برای مطرح كردن و یا حتی برنده شدن یك فكر نهایی است.
جدای از هر نقشی كه در این جلسه ایفا كرده‌اید, جملات آخر شما خیلی مهم است, اگر جلسه شما را ناراحت كرده و یا حتی از شما انتقادی شده, ولی سعی كنید جلسه را با یك حس مثبت و با انرژی و خوش بینی خاتمه دهید, یا اگر جلسه مربوط به یك فكر جدید, یا روند جدیدكار است, خوشبینی خود را از این فكر جدید, ابراز نمائید.
ـ فقط جملات آخر و بستن جلسه را فراموش نكنید, این كار از تلفن‌های بعدی و احیاناً جلسات بعدی, جلوگیری خواهد كرد. بستن جلسه باید با حرف آخر باشد.
ب)جلسات یا سخنرانی برای گروه بیشتر از دو نفر:
هنگامیكه نوبت جلسات یا سخنرانی‌های رسمی‌تر می‌رسد, آن صحبت‌هایی كه در مقابل گروهی بزرگ یا شنوندهها باید مطرح كنید, تفاوت‌هایی با جلسات دو نفره خواهد داشت, اكنون شما می‌بایست به گروه بزرگتری از شنوندهها فكر كنید.
ـ در این قسمت از راز شنوندهها پرده برداری می‌كنیم:
هر گروه بیننده یا شنونده با مجموعه‌ای از خصوصیات طبیعی به محل تجمّع وارد می‌شوند كه اطلاع از این خصوصیات, راه ما را برای درك اینكه چه باید بكنیم تا جمعیت را در آنچه برای گفتن داریم درگیر كنیم, باز می‌شود ـ بیائید خود را جای این گروه بگذارید؛
اول اینكه: به عنوان عضوی از گروه شنوندگان طبیعتاً به این موقعیت عادت نداریم و حتی ممكن است ما با سخنران احساس رقابت بكنیم,در اینجا ما شنونده نیستیم, بلكه داور هستیم, این قضاوت, كار را برای سخنران مشكلتر می‌كند.
ثانیاً: بیشتر جلسات و سخنرانی‌ها, مربوط به ارائه یك كار جدید یا یك طرح جدید, بدلیل طبیعت این كار, سخنران را به عنوان یك قهرمان معرفی می‌كند, اینطور به نظر می‌رسد كه او كسی است كه می‌خواهد ما یعنی جمعیت شنونده را وادار به توافق با صحبت‌هایش بكند. بنابراین ما هم خود را بطور طبیعی تحت نفوذ احساس می‌كنیم كه این كار جلوی ما را برای داشتن یك فكر باز می‌گیرد و نتیجه معمول احساس تحت نفوذ بودن هم, مقاومت است.
ثالثاً: علاوه بر این عكس‌العمل‌های احساسی, سخنران باید به مثال عینی و فیزیكی هم توجه كند, سخنران باید در نظر داشته باشد كه شنونده‌های او تحت نفوذ عوامل دیگری نیز هستند. مثلاً: دمای هوا, وضعیت صندلی‌ها و … یا اینكه شما هرگز در موقع نهار نمی‌توانید توجه آنها را بخود جلب كنید ـ هر چیزی می‌تواند روی گوش دادن و میزان توجه جمعیت شنونده, تأثیر بگذارد.
ـ مواردی درباره نحوة آمادگی برای سخنرانی:
ـ 3 امر مسلم پایه‌ای وجود دارد كه شما, در مورد نحوة آمادگی برای ارائه نظریات یا صحبت‌هایتان, باید به آن توجه كنید:
اول: شناسایی شنوندگان, دوم: تصمیم‌گیری راجع به نقش شما در برابر آنها, سوم: طراحی سخنرانی
اول: شناسایی شنوندگان :
ـ اولین كار شما یعنی شناسایی جمعیت در واقع, احتیاج به همان فنونی دارد كه شما در برخورد دو به دو به آن احتیاج دارد, فقط اینجا شما باید پیام خود را بر اساس اهداف, احتیاجات و توقعات گروهی از مردم شكل دهید ـ این كار مستلزم سعی بیشتری است, اما تنها راهی است كه بوسیله آن شما می‌توانید روی روش و نوع برخورد خود برای جلب و درگیر شدن شنوندهها تصمیم‌گیری كنید ـ راجع به این گروه بزرگ چه چیزی را لازم است پیدا كنید:
اولاً : شما باید متوسط سن و جنسیت آنها را بدانید ـ شما همچنین باید سطح تحصیلی و حرفه‌ای شنوندگان خود را بدانید, آیا مردم عادی هستند, آیا بیشتر آنها تحصیلات عادی دارند؟
پاسخ همه این سؤالات روی انتخاب لغات, تصاویر و همه مطالب دیگر تأثیر می‌گذارد, اگر شما با گروه شنونده‌های خود آشنایی قبلی دارید, احتمالاً پاسخ بیشتر این سؤالات را دارید, اما حتی اینجا شما باید چند سؤال اساسی دیگر را از خودتان بپرسید.
مثلاً: آیا شنونده‌های شما, شخص شما را می‌شناسند؟ ـ آیا رابطه شما با آنها رسمی است؟ ـ موقعیت كاری شما روی آنها چه اثری دارد؟ ـ آیا شما را از خود برتر می‌بینند؟ ـ آیا آنها پیش از وقت, شرطی شده و به هر آنچه می‌گویید, توجهی نمی‌كنند؟
جواب این سؤالات به شما كمك خواهد كرد كه در مورد برخورد خود تصمیم‌گیری كنید كه فقط اعتماد این جمع را بخود جلب كنید, قبل از اینكه حتی شروع به گفتن مطالب خود كرده باشید, چقدر رسمی و یا غیر رسمی باید باشید و در چه قسمت‌هایی از صحبت باید با جزئیات وارد شده و روی چه مسأله‌ای بیشتر متمركز شوید ـ هنگامیكه شنونده‌های خود را شناسایی كردید, آماده دومین كار هستید, یعنی:
دوم: انتخاب نقش خود:
اگر قرار است اطلاعاتی به آنها بدهید, شما نقش یك راهنما را برای آنان خواهید داشت ـ شما نباید طوری برخورد كنید كه در آنها احساس همدلی ایجاد نشود بلكه باید به آنها این اطمینان را بدهید كه برای تقسیم كردن دانسته‌های خود با آنان آنجا هستید ـ مثلاً از كاركنان خود می‌خواهید كه مقداری بیشتر كار كنند, شما نمی‌توانید به یكباره شروع كنید و بگوئید كه بخاطر منافع اداره, باید این كار را انجام دهید, در چنین حالتی آنها از جلسه دور خواهند شد, در عوض باید نقش رهبر را بازی كنید و نشان دهید كه چطور وقف این كار هستید و آنها را متقاعد سازید كه راه شما را دنبال كنند.
ـ در بعضی اوقات, لازم است كه شما اطلاعاتی منفی را به شنونده‌های خود منتقل كنید, مثلاً: اوضاع اداره عالی نیست یا مشكلات پیش بینی نشده‌ای پیدا شده‌اند.
ـ اگر خبر بدی دارید, در ابتدای صحبت خود آنرا مطرح كنید اما آنرا با زبانی غیررسمی و با سرعت بیان كنید و بعد وارد یك فضای سازنده و خوش‌بین شوید
سوم: طراحی سخنرانی:
ـ تا اینجا شما شنونده‌های خود را شناسایی كرده‌اید و راجع به نقش خود نیز تصمیم گرفتید, حالا آماده هستید كه متن صحبت خود را طراحی كنید, اول می‌خواهید صحبت خود را قسمت‌بندی كنید, اما تجربه نشان داده است كه موفق‌ترین شكل ارائه مطلب این است كه:
ـ مطالبتان را اول با مقدمه كوتاه شروع كنید, شما صحبت را با یك جمله كه مغز كلام شما را بیان می‌كند شروع كنید, هنوز وقت جزئیات نرسیده است, بعد موضوع انگیزش مطرح می‌شود, به شنوندهها می‌گوئید كه چرا گوش بدهند, و چه نتیجه‌ای برای آنان خواهد داشت.
ـ پس از این به شنونده‌های خود یك توضیح كوتاه راجع به نحوة ارائه مطالبتان می‌دهید, شنوندهها احتیاج دارند كه نظم و تقسیم‌بندی موضوع صحبت‌های شما را بدانند, پس شما باید به آنها اجازه دهید كه تقسیم‌بندی و عناوینی را كه شما از قبل آماده كرده‌اید, ببینند, این محركی است كه باعث می‌شود آنها تا آخر با شما بمانند.
حالا موقع آنست كه به قلب صحبت خود برسید, اكنون شما, شنوندهها را قدم به قدم به نكته اصلی رسانده‌اید, آنها می‌توانند به وضوح برنامه شما را تجسم كنند.
وقتی شما جزئیات را توضیح می‌دهید احتیاج به مثالهایی هم دارید كه به فهم نظریات شما كمك كنند, وقتی در قلب صحبت خود هستید, در موقعیت‌های مناسب, بعضی مطالب را بازتر بیان كنید, دراین هنگام به شنونده‌ای كه دیرتر مطالب را درك می‌كند فرصت بدهید كه به بقیه برسد و خود شما هم فرصتی دارید كه توجه كسانی را كه دست از گوش دادن كشیده‌اند, دوباره بخود جلب كنید.
زمانیكه به آخر و نتیجه‌گیری صحبت‌های خود می‌رسید, هیچگاه طولانی‌تر از آنچه لازم است صحبت نكنید, خیلی خلاصه همه نكات را جمع‌بندی كنید و به هم ربط دهید.
ـ چند فن خاص برای نحوه ارائه صحبت‌های بیادماندنی:
ـ یكی از بزرگترین عوامل برای گرفتن پاسخ موافق به سؤال چرا باید گوش بدهم, مستقیماً به دیدگاه و شنوندهها نسبت به شما بستگی دارد, در واقع این در همه موارد برخورد كاری صادق است, چه بحث با یك همكار یا ارائه یك گزارش در یك جلسه گروهی. بیننده‌ها و شنوندهها, كوچك یا بزرگ.
بطور غریزی, هنگامی كه مخاطب قرار می‌گیرند, كسل می‌شوند. برای مثال زمانی كه كسی با ما شروع به صحبت می‌كند, ما تقریباً همیشه از خود سؤال می‌كنیم كه این فرد چه نیتی دارد؟
ـ توانمندی شخصی بخصوص سخنران ما را مجذوب كرده و وا می‌دارد تا گوش بدهیم, اگر سخنران جذاب و صادق باشد به او گوش می‌دهیم ـ چرا؟
خیلی ساده است, به این دلیل كه برخورد, برخوردی تازه است. بیشتر سخنرانها با یك حالت خیلی جدی و جدای از جمعیت, رفتار می‌كنند, وقتی ما یك لحن گرم‌تر و راحت‌تر را می‌شنویم, بی‌اختیار جلب می‌شویم.
از طرف دیگر اگر سخنران از خودراضی و یا خسته كننده باشد ما احساس ناراحتی می‌كنیم و ممكن است به سختی به صحبت‌های او گوش فرا دهیم, بدتر از این, یك سخنران كه خیلی مبهم و یا پیچیده صحبت می‌كند, بقدری در ما فشار عصبی ایجاد می كند كه برای دفاع از خود هیچ راهی جز گوش نكردن نداریم.
ـ مهمترین چیزی كه باید بدانید این است كه اولین اطلاعاتی كه شنونده می‌خواهد داشته باشد این می‌باشد كه شما چه كسی هستید.
ـ سعی در پیدا كردن ارتباط موفق با شنونده, راه مشكلی به نظر می‌رسد اما باید بدانیدكه همه ما بطور غریزی این كار را انجام می‌دهیم.
وقتی در جایی به كسی معرفی می‌شوید, چكار می‌كنید؟ ـ مگر نه اینكه لبخند می‌زنید, این مقدمه برقراری رابطه است, یا شاید یك طنز تعریف می‌كنید ـ همین روش را در برخوردهای كاری و سخنرانی‌ها هم می‌توانید انجام بدهید.
ـ بهترین برخورد یك برخورد صمیمی است. البته شما می‌خواهید با شنونده‌های خود, با روشی كه شما راحت هستید صحبت كنید, بنابراین باید مقدمه‌ای كه برای شما مناسب است پیدا كنید.
مثل: یادآوری یك تجربه مشترك, طنز و … ـ این طرز برخورد, شنوندهها را به شما نزدیك‌تر می‌كند, در ادامه صحبت, سعی كنید تا آنجایی كه می‌توانید, صحبت خود را انسانی كنید, چون انسانها با مباحث انسانی كه خود را به آن مرتبط می‌دانند, بیشتر رابطه برقرار می‌كنند, حتماً می‌پرسید چطور می‌شود مثلاً یك گزارش مالی و یا یك نمودار را انسانی كرد؟ شما باید به تجربه بدانید كه هر قدر اطلاعات عینی و خشك باشد, با كمی خلاقیت می‌توان آن را انسانی كرد.
مثلاً: شما می‌توانید راجع به كوشش‌های خلاق افرادی كه نمودارها را رسم نموده‌اند, توضیح دهید تا شنوندگان یا بیننده‌ها بتوانند تجربیات خود را با اشخاص پشت صحنه این كار ارتباط دهند.
ـ چیز دیگری كه باید در هر نوع صحبت به خاطر داشت, اینست كه شما نمی‌توانید با وانمود كردن به چیزی كه نیستید به جایی برسید.
یكبار من را برای مشاوره دادن با یك مدیر عامل كه در ارتباطات خیلی ضعیف بود, خواستند, من خیلی متعجب شدم كه این فرد چه نیازی به مشاور ارتباطات دارد, چون او رفتاری راحت و صمیمی داشت. او وقتی از او خواستم تا یك سخنرانی را برای من بازگو كند, دیدم كه روبروی من یك دست كت و شلوار خالی با صدای خشك و یكنواخت, سخنرانی می‌كند ـ چطور این شخصیت دوگانه اتفاق افتاده بود؟ ـ بدون شك این مدیر كل سعی می‌كرد, رفتاری را داشته باشد كه از هر مدیر كلی انتظار می‌رود, او باور داشت كه این تنها راهیست كه می‌تواند جلب احترام كند.
اولین كاری كه من كردم این بود كه به او توصیه كردم آرامش پیدا كند و خودش باشد. به او توضیح دادم كه رفتار طبیعی او نه تنها كافی, بلكه پرقدرت‌ترین روشی است كه او می‌تواند در هر سخنرانی از آن استفاده كند. مدیر كل متوجه شد, اینگونه بود كه او تبدیل به یك سخنران جذاب و موفق شد.
ـ اگر فكر كنید كه شنوندگان, اشخاصی مثل خود شما هستند, با احساس ترس و هیجانی كه در هر سخنرانی ممكن است بوجود بیاید, می‌توانید مقابله كنید.
ـ ترس از رفتن روی صحنه (ترس بزرگ) و راههای مقابله با آن:
ـ این ترس بر پایه این باور است كه, یك سخنران باید كامل و بدون نقص باشد و هر چه بیشتر به این باور وابسته باشید ترس و نگرانی شما بیشتر و بیشتر می‌شود, زیرا می‌ترسید كه از كمال پائین‌تر باشید, پیش خود فكر می‌كنید, كلمات صحیح را پیدا نخواهید كرد و شاید صحبت‌های من و حتی خود من بنظر حضار خنده‌دار باشد.
ـ بنابراین بزودی منظور از بودن در آنجا را فراموش می‌كنید ـ و اما چگونگی مقابله با این ترس؛
ـ اولین كاری كه می‌توانید برای مقابله با ترس از روی صحنه بودن بكنید, پذیرش آن است. با دانستن اینكه همه دچار این ترس می‌شوند به خود اجازه دهید كه بطور موقت بترسید, این ترس خودبخود از بین خواهد رفت.
دائم به خود یادآور شوید كه هیچكس یك سخنران كامل و بی‌نقص نیست. پس با دانستن این نكات, سخنرانی خود را خراب نخواهید كرد, فقط ممكن است كمی مضطرب باشید. سعی كنید با موضوع صحبت خود راحت باشید.
مستقیماً روی پیام خود متمركز شوید و خود را به كلی فراموش كنید. برای بعضی‌ها بهتر است كه چند نفس عمیق بكشند و مشت‌های خود را خیلی محكم بفشارند و بعد وارد صحنه شوند. هیچكس متوجه این كارها نمی‌شود, اما این كارها به شما یك انرژی فوری می‌دهند. وارد صحنه شدن شما را همه می‌بینند.
مستقیماً به طرف محل ایستادن یا نشستن خود بروید و یادداشت‌های خود را در محل مناسب بگذارید, چند لحظه كوتاه صبر كنید تا تنفس شما عادی شود, بعد به مخاطبین خود نگاه كنید. یك لحظه برای جلب توجه آنها صبر كنید و همان موقع شروع به صحبت كنید.
ـ شیوه اصلی جلب نظر شنوندگان:
لازم است زبانی كه برای صحبت انتخاب می‌كنید: متناسب با جلسه باشد. اگر شما كارشناس یا متخصص در یك زمینه هستید باید خیلی مراقب باشید كه به زبانی صحبت نكنید كه فقط دیگر متخصصان متوجه صحبت‌های شما بشوند. پس قدم اول اینست كه به خودتان گوش كنید, از خود بپرسید كه آیا این كلمات برای شنوندگان, مناسب است یا خیر؟ ـ اگر از كلمه‌ای تخصصی استفاده كردید, فوراً توضیح دهید.
ـ سرعت صحبت را تغییر دهید, آرام‌تر و یا سریعتر صحبت كنید تا توجه را به خود جلب كنید. صدای خود را تغییر دهید یعنی بلندتر, آرام‌تر, متفكرتر, و یا سنگین‌تر بسازید, همه این كارها سخنرانی شما را از حالت یكنواختی در می‌آورد.
ـ بخش سؤال و جواب در جلسات:
ـ وقتی ما جلوی یك جمع مورد سؤال قرار می‌گیریم, احتمالاً احساس تحت فشار بودن زیاد است. این بدان معناست كه همزمان با آماده شدن برای سخنرانی باید خود را برای مدت پرسش و پاسخ نیز آماده كنیم. همان تحقیقاتی كه برای آماده شدن برای سخنرانی انجام دادید باید برای این كار نیز انجام شود ـ شنونده‌های شما چه كسانی هستند, چه سؤالاتی را می‌توانید از آنها انتظار داشته باشید, اما در این جا باید برای مخالفت نیز آماده شوید و مهم این است كه سؤالات را به عنوان تیغ‌های برنده در كنار خود نبینید, بلكه آنها را فقط نقطه نظرات متفاوت ببینید.
ـ شما باید بدانید كه موضوع مورد بحث, مربوط به سخنرانی شماست كه برآن تسلط دارید, یكی از راهها این است كه شما می‌توانید سؤالات را با سؤال جواب دهید.
با این كار می‌توانید مسیر سؤال را تغییر دهید. با دانستن این نكات, متوجه می‌شوید كه چقدر قدرت برای جواب به سؤالات دارید و تا زمانیكه روی صحنه هستید, همچنان قدرت در دست شماست.
و حالا من با این سؤال روبرو هستم: چطور صحبت خود را به پایان برسانم. باید جملات و كلماتی ارائه دهید كه به عنوان عصاره سخنرانی‌تان باشد.
ـ متشكرم كه به من گوش كردید.
مثل خردمندان فكر كنيد اما با مردم به زبان خودشان حرف بزنيد.